6 tips voor eenvoudig digitaliseren
6 tips voor eenvoudig digitaliseren
Digitaliseren is onmisbaar als je hybride wil werken. Aangezien veel organisaties hybride werken als standaard gebruiken, zijn zij al volop bezig met digitaliseren. En jij kunt hier ook makkelijk mee aan de slag.
In een eerder artikel noemde ik al 5 redenen om te digitaliseren. Wil je nu graag een begin maken met digitaliseren? Dan heb ik 6 belangrijke tips voor je. Om het digitalisatieproces succesvol te starten én te voltooien.
1. Juiste mindset, ook voor medewerkers
Download e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’
Digitalisering is bedoeld om het werk van medewerkers leuker en efficiënter te maken. En om zo te zorgen voor een optimale klantervaring. Daarnaast is digitalisering altijd ondersteunend aan menselijke processen, beleidsvormen en doelstellingen. Complete digitalisering is niet eens mogelijk. En dus hoeven medewerkers niet bang te zijn dat ze hun baan kwijtraken door digitalisering.
Het is belangrijk dat je hele organisatie van deze mindset doordrongen is. Zo wordt digitaliseren minder complex en krijgt het meer draagvlak.
2. Digitalisering als middel voor je doel
Digitaliseren is niet een doel op zich, maar een onderdeel van onze nieuwe manier van werken. Waarom wil je eigenlijk digitaliseren? Wat wil je meegeven aan je klanten en medewerkers? Je einddoel: klanten en medewerkers de best mogelijke ervaringen bieden. Dit kun je pas doen als je inzicht hebt in je documentprocessen. En dit krijg je door digitalisering. Daarom dient digitalisering als belangrijkste middel voor de beste service.
3. Begin met kleine stappen
Veel organisaties denken dat digitaliseren kostbaar en complex is. Maar dit hoeft niet zo te zijn. Begin bijvoorbeeld met één proces op één afdeling. Werkt dit goed voor deze medewerkers? Dan kun je hetzelfde proces digitaliseren bij een andere afdeling.
Er zijn tal van manieren om te digitaliseren, maar het is belangrijk om te beginnen bij één afdeling of bij één proces. Zo maak je stapsgewijs kennis met de mogelijkheden. Uitbreiden naar andere (grotere) processen of afdelingen gaat dan uiteindelijk makkelijker. Tegelijkertijd zien medewerkers de voordelen van digitalisering. Hierdoor zullen zij sneller meegaan in de verandering.
4. Houd de ontwikkelingen bij
De ontwikkelingen van de afgelopen twee jaar laten zien hoe belangrijk het is om voorbereid te zijn op onverwachte omstandigheden. Eerst zaten veel organisaties in de overlevingsmodus. Nu is het de tijd om hybride werken strategisch te bekijken.
Het is namelijk ondertussen duidelijk dat hybride werken blijft. Het is belangrijker geworden dat medewerkers altijd en overal bij hun documenten kunnen. En daarvoor is digitaliseren belangrijk. Hoe wil je hier op lange termijn invulling aan geven? Houd de ontwikkelingen bij. Dan kun je snel anticiperen op de veranderende verwachtingen van je klanten, de markt en je medewerkers.
5. Ga het gesprek aan
Vraag je je af waar je moet beginnen met digitaliseren? Ga in gesprek met organisaties die hier al langer mee bezig zijn. Of neem een IT-partner in de arm waarmee je samen je visie en doelstellingen realiseert. Welke processen heb je? Welke kunnen eenvoudiger?
6. Maak een stappenplan
Iedereen in je organisatie heeft de juiste mindset. Je bent op de hoogte van de ontwikkelingen rondom digitaliseren. Je hebt advies ingewonnen bij een ervaren IT-partner. En nu wil je met kleine stappen beginnen met digitaliseren. In deze fase is het belangrijk om een stappenplan bij de hand te hebben. Je kunt er zelf één maken óf je kunt gebruik maken van een universeel, kant-en-klaar stappenplan. Je IT-leverancier kan je hierbij ondersteunen.
E-book: Digitaliseren in de praktijk
Ook starten met digitaliseren en op zoek naar tips en inspiratie? Download het e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’. In dit e-book staan veel inzichten, waaronder een kant-en-klaar stappenplan voor digitaliseren. In het e-book ontdek je ook 6 processen om te digitaliseren: klant- en personeelsdossiers, postverwerking, bezoekersregistratie, leadmanagement en factuurverwerking.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
