7 lifehacks voor op kantoor
7 lifehacks voor op kantoor
Het ‘Nieuwe Werken’ is inmiddels een gevestigd begrip in Nederland. Door technologische vooruitgang en het nagenoeg overal beschikbare internet hebben veel mensen de mogelijkheid om altijd en overal te werken. Een belangrijk aspect in deze moderne vorm van werken is de balans tussen werk en privé. Door afscheid te nemen van de traditionele kantoortijden en werkplek zijn we in staat om harder en meer te werken. En daardoor zorgt de extra vrijheid die we hebben er soms juist voor dat onze werk-privé balans verstoord wordt. Daarom 7 lifehacks voor de kantooromgeving. Ze zullen jou in staat stellen om slimmer en ánders te werken, in plaats van harder en méér.
Lifehack #1: Werk in concentratie sprints
De sleutel om kwalitatief werk af te leveren is focus. Helaas is focus geen oneindig goed en worden we regelmatig afgeleid door binnenkomende e-mails, de vele functionaliteiten van onze smartphones en alle mogelijke zorgen die je met je meedraagt. Hoe los je dit op? Het kan werken om werksprints in te lassen van ongeveer 90 minuten, waarbij je alleen bezig bent met wat op dat moment de hoogste prioriteit heeft. Hierdoor blokkeer je bewust en effectief alle afleiding die op je afkomt. Na één van deze sprints dien je jezelf te belonen met een pauze om verbruikte energie te hernieuwen. En, nee: even wat mailtjes beantwoorden is níet hetzelfde als ‘pauze’.
Lifehack #2: Neem buiten een wandeling
Wat is wel een goed voorbeeld van een pauze? Beloon jezelf, verlaat het kantoor en ga wandelen in – bij voorkeur – een groene omgeving. Onderzoek heeft aangetoond dat een wandeling in het park stress verlaagt en de concentratie bevorderd. De rustige omgeving van een dergelijke plek geeft onze hersenen de mogelijkheid om even niet onze volle aandacht te richten op de hectische omstandigheden die je in een drukke stad of op de werkplek tegenkomt. Gun jezelf dus de ontspanning die je nodig hebt om daarna weer te kunnen presteren. Eén van de fijnste lifehacks van allemaal..!
Lifehacks #3: Zorg voor een overzichtelijke werkplek
Misschien zei je moeder het vroeger al: “een opgeruimd huis, zorgt voor een opgeruimd hoofd”. Dat geldt ook voor je werkomgeving. Een rommelig bureau of (archief)kast kan veel tijd en dus geld kosten. Wist je dat we gemiddeld één werkdag per week besteden aan het zoeken en herproduceren van documenten? Door zakelijke documenten te digitaliseren kun je de werkomgeving vrij houden van overbodige rommel en die tijd aan nuttigere zaken besteden. Maar vergis je niet, er bestaat ook zoiets als ‘digital hoarding’ waarbij mensen hun digitale werkomgeving verwaarlozen door onnodig alle mogelijke informatie op te slaan vanuit de angst deze informatie ooit nog eens nodig te hebben. Deze digitale ‘rommel’ zorgt net als zijn fysieke tegenhanger voor langere zoektijden en inefficiënt werk. Het is dus wel belangrijk om op de juiste manier te digitaliseren.
Lifehack #4: Gebruik do’s en don’ts lijstjes
Dit lijkt eerder ‘common sense’ dan een lifehack maar het effectieve gebruik van to-do lijstjes in de dagelijkse werkactiviteiten kan overzicht verschaffen en helpen prioriteiten te stellen. Echter is het opstellen van een to-do lijst meestal het probleem niet, de uitvoering blijkt problematisch. De onmogelijke hoeveelheid taken die typerend op een to-do lijst verschijnen hebben hier veel mee te maken. Gebruik de 1-3-5 regel om dit probleem te tackelen. Dit werkt als volgt: om een dagelijkse to-do lijst niet te groot te maken voeg je 1 grote taak toe, 3 middelgrote taken en 5 kleine taakjes. Hierdoor blijft je to-do lijst behapbaar en uitvoerbaar. Een andere optie is een don’t-do lijstje. Hiervoor bepaal eerst welke gewoonten jou in je dagelijkse werk in de weg staan om vervolgens dit gedrag op het lijstje te vermelden. Het don’t-do lijstje draait om bewustwording van je valkuilen en om ze te voorkomen.
Lifehack #5: Gebruik technologie efficiënter
Binnen de kantooromgeving hebben computers en printers reeds decennia een centrale plek ingenomen in het werkproces. Hierdoor besteden we grote hoeveelheden van onze tijd achter de computer. Maar gebruik jij deze tijd wel zo effectief mogelijk? Het verhogen van je typsnelheid en het leren van afkortingen in Word en Excel kan een besparing van vele minuten per dag op leveren. Reken dit door naar de bespaarde minuten per week, maand of jaar en je staat verstelt. Optimaal gebruik maken van hard- en software toepassingen in je werkomgeving kan waardevolle besteding van tijd enorm vergroten. Waardevolle tijd die in zowel werk als privé geïnvesteerd kan worden.
Lifehack #6: Sta eerder op
De vroege vogel pakt de worm, is een spreekwoord wat bij menig avondmens waarschijnlijk de rillingen over zijn of haar rug laat lopen. Maar is dit terecht? Een onderzoek van de universiteit van Heiselberg wees uit dat, binnen een onderzochte groep vroege vogels en een groep uitslapers, individuen die vroeg ontwaken en aan het werk gaan beter kunnen anticiperen op problemen en hier vervolgens mee om kunnen gaan. Ondanks het feit dat of je een ochtend- of avondpersoon bent deels genetisch is vastgesteld, kun je daadwerkelijk iets doen aan je slaapgewoonten waardoor je fitter opstaat en stopt met snoozen.
Lifehack #7: Wees beknopt in vergaderingen
Velen hebben een hekel aan vergaderen. Eindeloze meetings waarbij het uitspreken van meningen vooraf gaat aan de beoogde doelmatigheid. Door beknopt je punt te maken of uitgangspunten bekend te maken voorkom je het verspillen van tijd voor jezelf en voor anderen. Probeer eens je mening in de vorm van een elevatorpitch over te brengen. Dit is een goede oefening om effectief standpunten over te brengen en kracht bij te zetten. Bovendien is deze skill ook buiten de vergaderomgeving bijzonder praktisch en nuttig. En ook om efficiënter te vergaderen kan de techniek helpen. Denk bijvoorbeeld aan Videovergaderen om effectiever te vergaderen. Werk bijvoorbeeld terwijl je aan het vergaderen bent in een gemeenschappelijk bestand op hetzelfde scherm. En bespaar flink op je reistijd.
Uiteindelijk draaien deze ‘7 lifehacks voor op kantoor’ allemaal om het zorgdragen voor het meest kostbare goed wat je bezit: jezelf. Werk anders en faciliteer hierdoor meer ruimte om die oh zo fragile balans tussen werk en privé beter te kunnen onderhouden. Van alleen maar langer en harder werken wordt nagenoeg niemand gelukkig. Focus je vooral op anders en slimmer werken in dezelfde tijd. We hopen dat deze lifehacks je daar een beetje bij zullen helpen.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
