8 tips om je leveranciers aan te sluiten op digitaal factureren

• 1635
•  5
• 3 min
• 15 aug 2016

De Nederlandse Rijksoverheid stelt e-invoicing met ingang van 1 januari 2017 verplicht voor een 86-tal Rijksdiensten. Op Europees niveau gaat een dergelijke verplichting per 1 januari 2018 voor Overheidsinstanties in. E-invoicing, het elektronisch uitwisselen van facturen tussen leveranciers en afnemers, neemt steeds meer de plaats in van traditionele facturatie en factuurverwerking. Kortom: als u zich nog niet in dit onderwerp heeft verdiept wordt het nu wel de hoogste tijd.

Wat is e-invoicing precies?

E-invoicing is het uitwisselen van factuurinformatie, veelal in een XML formaat met (s) FTP als communicatie protocol. Via een technische slag wordt de factuur van de leverancier “vertaald” door een Billing Service Provider (BSP) in een formaat dat de afnemer rechtstreeks kan importeren in haar workflow pakket of boekhouding. Bij de “vertaling” van de factuur wordt getoetst of de factuur voldoet aan de wettelijke BTW vereisten en aan de gemaakte handelsafspraken. Dat scheelt de ontvangende partij een hoop werk (en dus geld) en de verzendende partij een hoop kosten als het gaat om porti, papier en dergelijke. Kortom een klassiek voorbeeld van win-win.

En toch is de praktijk weerbarstig…

Het goede nieuws: ik heb de afgelopen tien jaar dat ik mij met dit onderwerp mag bezighouden nog nooit meegemaakt dat een e-invoice project mislukt omdat partijen de techniek niet aan de praat krijgen.

Waar gaat het mis?

Natuurlijk door een business case die soms veel te optimistisch is, maar vooral bij het proces van het aansluiten van leveranciers -het zogenaamde on-boarden- dat schromelijk wordt onderschat.
Een aantal gezichtspunten als het gaat om de oorzaak van de onderschatting:

• De financiële functie is vrijwel altijd de drijvende kracht achter het invoeren van e-invoicing. De CFO of financiële manager is er veel aan gelegen om de kosten van de financiële functie zoveel mogelijk te beperken en financieel voordeel uit het betalingsproces te halen. Zijn of haar aandacht gaat verder uit naar het beheersen en voorspellen van de kasstroom.
• Fiscale aspecten rond de afhandeling van de BTW spelen ook vaak een rol, zeker als er sprake is van BTW verlegd regelingen of ICP-BTW aangiftes.
• En tot slot geven regels uit de fiscale wetgeving rond authenticiteit en integriteit van facturen en bewaartermijnen regelmatig aanleiding tot extra werk en dus kosten.
  Een voorbeeld van het laatste speelt vaak rond e-mail+PDF facturen. Ogenschijnlijk eenvoudig voor de verzender, maar een crime voor de ontvanger. Die moet niet alleen de PDF gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaren, maar ook de e-mail waarmee de PDF verzonden werd. Daarbij gaat de verzender ook met regelmaat de fout in door het factuurnummer niet te vermelden in het onderwerp van de e-mail.

Op zich allemaal goede redenen om e-invoicing te omarmen, maar een factuur raakt niet alleen de financiële functie. De factuur is een bevestiging van een handelsrelatie. Het raakt dus ook de inkoop- en de verkoopfunctie van bedrijven. En daar wringt nu net vaak de schoen; deze functies worden vaak niet of nauwelijks betrokken bij de invoering van e-invoicing.

Daarom 8 tips om het on-boarden van leveranciers vlot te laten verlopen:

1. Formeer een project team van Finance en Inkoop, eventueel versterkt met de afdeling ‘corporate tax’.
2. Maak een 20-80 analyse van uw leveranciers, zowel naar aantal facturen als naar factuurwaarde als naar geografische spreiding.
3. Stel realistische doelen als het gaat om aantallen aan te sluiten leveranciers.
4. Maak een duidelijk draaiboek en communicatieplan.
5. Gebruik de ‘carrot and the stick’. Beloon leveranciers die aansluiten bijvoorbeeld met kortere betaaltermijnen of leg uit dat het blijven verzenden van facturen op de traditionele wijze leidt tot langere betaaltermijnen. Pas uw algemene voorwaarden hierop aan.
6. Ga niet voor de ‘big bang’, maar faseer in een ‘rolling wave’.
7. Onderschat de impact niet; maak voldoende capaciteit vrij.
8. Neem voldoende tijd om leveranciers te begeleiden.

Waar staat u op het gebied van e-invoicing? Hoe verloopt bij u het aansluiten van leveranciers op e-invoicing?

7 gouden tips voor succesvolle e-invoicing

Wilt u meer tips voor een succesvolle e-invoicing binnen uw organisatie? Lees dan eens deze blog van Johan Kennis. Vanuit zijn eigen ervaringen deelt hij 7 praktische tips voor succesvolle e-invoicing projecten.

Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...