Benut kansen van digitalisering voor meer grip op je organisatie
Benut kansen van digitalisering voor meer grip op je organisatie
Momenteel gaat gemiddeld één werkdag per week verloren aan het zoeken naar en bewerken van informatie. Tegelijkertijd neemt de hoeveelheid data de komende jaren explosief toe. Dit stelt organisaties voor steeds grotere uitdagingen. Tijdens Ricoh Open vertelde ik hoe organisaties de kansen van digitalisering kunnen benutten voor meer grip.
Halverwege de jaren ‘80 kwam de film Back to the Future in de bioscoop. Daarin werd met de DeLorean-tijdmachine naar 2015 gereisd. Nu, 30 jaar later zijn we veel verder met digitalisering dan toen werd gedacht.
Want tot het jaar 2020 vermenigvuldigt de hoeveelheid informatie zich met een factor 30 (vergeleken met 2012). En tussen 2013 en 2020 zal het digitale universum groeien van 4,4 naar 44 triljoen gigabytes. Hoe zorg je in deze tijd voor meer effectieve informatie- en documentstromen? Zodat je kosten bespaart, sneller, beter en makkelijker kunt werken én minder druk ervaart?
5 niveaus voor meer grip
Organisaties kunnen verschillende stappen zetten die zorgen voor meer grip. Onderstaand groeimodel laat 5 niveaus zien van digitalisering van processen en de mensen die in die processen werken.
Niveau 1: 100% papier
Organisaties op dit niveau verwerken informatie nog 100% op papier. Wie kent niet die manager met het bureau vol documenten?
Niveau 2: digitaliseren achteraf
Organisaties digitaliseren, verwerken en archiveren hun informatie achteraf. Denk bijvoorbeeld aan papieren HR-dossiers die gedigitaliseerd worden in een HR-systeem. Met één druk op de scanknop worden HR-documenten direct in de HR-applicatie ondergebracht. Daardoor kun je documenten sneller raadplegen en is er een lagere administratieve last.
Niveau 3: eenvoudige workflow
Organisaties verwerken binnenkomende informatie met een eenvoudige workflow. Zij verwerken bijvoorbeeld al hun facturen online en integreren dit met hun administratie en boekhoudsoftware. Dit zorgt voor eenvoud, uniformiteit en standaardisatie van het proces. En: altijd en overal online toegang, ook als medewerkers bijvoorbeeld thuis werken.
Niveau 4: volledige proces-workflow
Organisaties op dit niveau hebben hun volledige proces geautomatiseerd. Denk aan een documentmanagementsysteem dat is geïmplementeerd met workflow, waardoor bijvoorbeeld alle HR-processen (grotendeels) automatisch gaan. Dit levert transparante, snellere processen én een duidelijke kostenbesparing op. Zo bespaart Trivium Meulenbelt Zorg € 250.000 per jaar op personele-, afdruk- en verzendkosten.
Niveau 5: (keten)integratie
Organisaties zorgen voor volledige ketenintegratie door verder te kijken dan de eigen afdeling of zelfs organisatie. Dankzij o.a. een geautomatiseerd ‘purchase-to-pay’-proces (het proces van bestellen tot betalen) wordt het proces in de gehele keten eenvoudiger. Dit bespaart kosten, levert kortere doorlooptijden op en zorgt voor meer tevredenheid bij leveranciers, klanten en medewerkers.
Wat is het ideaal?
Dit model zegt niet dat niveau 5 zaligmakend is. Het gewenste niveau verschilt per branche, organisatie, afdeling en zelfs per persoon. Het kan bijvoorbeeld goed zijn dat volledige (keten)integratie voor uw organisatie niet rendabel is. Het belangrijkste is, dat je het niveau kunt bereiken dat past bij je organisatie en mensen.
In 4 stappen op weg
Hoe ontdek je dan welke procesverandering bij jouw eigen organisatie of afdeling past? Dit stappenplan helpt je organisatie meer inzicht te krijgen.
- Bepaal de prioriteiten van je organisatie. Welke processen wil je het eerst aanpakken?
- Wat is de impact hierop? En: wat heeft de meeste impact?
- Bepaal de huidige situatie.
- Bepaal de gewenste situatie.
Kansen benutten
Kijk samen met je collega’s waar je staat, waar je heen wilt en hoe je daar stapsgewijs kunt komen. Zodat je organisatie de kansen benut die digitalisering biedt.
Lees ook eens het gratis e-book Digitaliseren in de praktijk voor meer informatie.
Marcel van der Steen (auteur) In mijn werkzame leven heb ik al veel verschillende organisaties mogen helpen bij het digitaliseren van documentintensieve processen op het gebied van procurement to pay, S2P, HR, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen in het alg...
