Circulair inkopen bij Gemeente Enschede

• 577
•  5
• 4 min
• 11 apr 2017

Hoe is de circulaire aanbesteding van koffie en andere warme en koude dranken verlopen bij gemeente Enschede? Die vraag heb ik voorgelegd aan Belinda van Oosten, Senior Strategisch adviseur Duurzaamheid van de gemeente Enschede.

“In de gemeente Enschede hebben wij 8 speerpunten benoemd binnen ons duurzaamheidsbeleid. Circulaire economie en zelf het goede voorbeeld geven door bijvoorbeeld duurzaam inkopen zijn twee van die speerpunten. Binnen het onderwerp circulaire economie leggen wij de nadruk op 3 punten:

1. Verminderen van afval en gescheiden inzamelen: afval verminderen door voorlichting en door bijvoorbeeld op termijn het omgekeerd inzamelen van afval in te voeren;
2. Circulair ondernemen: als gemeente een faciliterende rol spelen voor het bedrijfsleven en ketens, door onder meer samenwerking te stimuleren;
3. Zelf het goede voorbeeld geven: door 100% duurzaam inkopen als gemeente. Hiermee stellen we een voorbeeld voor bedrijven, organisaties en andere overheden.

Verminderen en scheiden van afval, circulair ondernemen en zelf het goede voorbeeld geven zijn belangrijke speerpunten voor ons.

Tenderboard

In de gemeente Enschede werken we met een ‘tenderboard’. De tenderboard is een toetsingscommissie van belanghebbenden op de specifieke beleidsonderdelen die controleren/toetsen of verschillende beleidsuitgangspunten uit het inkoopbeleid voldoende zijn meegenomen en afgewogen in de aanbestedingen.

De beleidsuitgangspunten waarop de Tenderboard toets zijn:

• Social Return (maximale inzet van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij opdrachten van gemeente Enschede);
• Het stimuleren van duurzame oplossingen in opdrachten van gemeente Enschede;
• Het stimuleren van innovatieve oplossingen in opdrachten van gemeente Enschede;
• Het MKB-vriendelijk inkopen en het stimuleren van lokaal/regionaal ondernemerschap.

De circulaire aanbesteding voor warme- en koude drankenvoorziening vormt voor de gemeente Enschede een eerste stap naar circulair inkopen. We willen hier heel veel van leren en tegelijkertijd een signaal afgeven naar de markt. Want om naar een circulaire economie te komen, moeten we op een andere manier gaan uitvragen én gaan samenwerken. Daarom wilden wij de aanbesteding meer open en anders stellen.

Eisen

De vraag die wij in de markt hebben neergelegd, is om de gemeente een circulaire oplossing te bieden voor de warme en koude drankenvoorziening. We vroegen daarbij de visie van de aanbieders op een aantal ambities:

1. Hoe maakt de leverancier circulariteit op grondstoffen niveau waar?
2. Hoe ziet de leverancier social return en samenwerking in de keten?
3. Hoe wil de leverancier bijdragen aan de hospitality en gezondheid van de medewerkers?
4. Wat is de visie van de leverancier op wat wij noemen ‘modern contractmanagement’ en flexibiliteit die past binnen het huidige tijdsbeeld? Daarmee bedoelen we dat de leverancier een visie moet hebben op de processen binnen een circulaire economie en zich flexibel wil opstellen.

Tijdens de informatiebijeenkomst, die voor de aanbesteding belegd werd, waren maar liefst 110 belangstellenden aanwezig. Het waren niet alleen leveranciers van koffiesystemen, maar ook andere geïnteresseerden, die graag meer informatie wilden verkrijgen over hoe circulair aanbesteden in de praktijk kan werken.

Circulariteit op grondstoffen niveau, social return, samenwerking in de keten, gezondheid van medewerkers en een visie op circulaire economie zijn belangrijke voorwaarden voor de aanbesteding.

De beste koffie

Begin 2017 ontvingen we de presentaties van de leveranciers. Vervolgens maakten we op basis van de genoemde vier criteria een selectie van de beste drie aanbieders. Uit die drie maken wij onze uiteindelijke keuze, met behulp van een smaaktest. Het spreekt voor zich dat wij ook de lekkerste koffie willen. We willen uiteraard geen leverancier selecteren die heel erg circulair werkt, maar vervolgens een belabberde kop koffie schenkt. In het proces dat daarna volgt, werken we samen met de leverancier alles in de praktijk uit. In dat proces zitten we nu. Het is voor alle partijen een interessant en spannend proces.

De hele aanbesteding wordt begeleid door Stichting Circulaire Economie, die het model Rapid Circular Contracting ontwikkelde. Zij zien een circulair aanbestedingstraject als een ‘gezamenlijke dans van leverancier met de opdrachtgever en de keten’, waarbij de aanbesteding niet zozeer een technisch gespecificeerd document is, maar een vraag naar een oplossing van een bestaand probleem.

Het is een hele nieuwe manier van aanbesteden en dat is best spannend. Niet alles is al vastgelegd en dat maakt zaken onzeker. Maar het biedt ook ruimte voor vernieuwing en aan anders denken waarbij het behalen van meervoudige winst mogelijk wordt gemaakt. We hebben de leveranciers alle ruimte gegeven om zelf invulling te geven aan het budget en het aantal consumpties. We zullen in het komende half jaar gaan uitvinden hoe dit allemaal in de praktijk uitwerkt.’

De ambities voor de aanbesteding voor warme en koude dranken betroffen circulariteit op grondstoffen niveau, social return en samenwerking in de keten een bijdrage aan de hospitality en gezondheid van de medewerkers en een visie op circulaire economie en een en flexibele instelling.

FASES WAARIN DE ORGANISATIE VAN CIRCULAIR INKOPEN VERLOOPT

Zelf ook effectief aan de slag met circulair inkopen? Dit zijn de fases waarmee je het proces helder vormgeeft:

Voorbereidingsfase:
Zorg voor intern draagvlak en een goede marktverkenning.

Specificatiefase:
Bepaal uw selectie- en de gunningscriteria. Hoe borgt de leverancier circulariteit bij productontwerp, productieproces, in de gebruiksfase en na gebruik?

Contractfase:
Een contractbepaling vermeldt de voorwaarden waaronder de opdrachtnemer de opdracht gaat uitvoeren, inclusief het beheer, bestellen en nazorg. De contractbepalingen kunnen ook betrekking hebben op duurzaamheid. Het contract kan benut worden om prikkels in te bouwen voor een circulaire uitvoering, door een beloning te geven als bij levensverlenging van het product.

(Her)gebruiksfase:
Is er een mogelijkheid tot hergebruik, recycling of inname van het product na de gebruiksperiode?

Evaluatiefase:
Deze fase is bedoeld om de ‘lessons learned’ uit het project te benoemen en te bespreken, zodat inkopers deze kennis kunnen meenemen in andere circulaire inkooptrajecten.

Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...