John, jouw onzichtbare collega de robot, die maak je zelf
John, jouw onzichtbare collega de robot, die maak je zelf
Als ik vroeger dacht aan een robot dan dacht ik aan een blikken mannetje. Eentje met menselijke contouren, slimmer dan ikzelf. Nu ik in mijn werk organisaties help met Business Process Automation, ontmoet ik echte robots. Hoewel ontmoeten? Ze zijn onzichtbaar, maar hebben vaak wél een naam. En het is steeds makkelijker om er eentje te creëren. Je hoeft er in elk geval geen whizzkid voor te zijn, zoals ik vroeger dacht.
Samen met onze partners nodigen we regelmatig relaties uit in ons kantoor in Den Bosch om gezamenlijk in te zoomen op een specifiek onderwerp. Toen we laatst een uitnodiging verstuurden voor zo’n inspiratiesessie – over Robotic Process Automation, in samenwerking met onze partner Kofax – was de belangstelling extra groot. Het werd een interessante middag, waarin de aanwezigen manieren ontdekten om met ‘software robots’ snel procesverbeteringen door te voeren.
Scripts repliceren gedrag
Dat het begrip robot niet onomstreden is, merkten we ook deze middag. Veel mensen zien robots als een bedreiging voor de werkgelegenheid. Anderen stellen juist dat robotisering ruimte creëert om hoogwaardiger werk te kunnen uitvoeren en dat werkenden daarvan profiteren. Hoe het ook zij: Robotic Process Automation (RPA) grijpt om zich heen. Kern van deze technologie is dat ‘software robots’ – feitelijk relatief kleine softwarescripts – menselijk gedrag repliceren. Hiermee kunnen repeterende handmatige werkzaamheden razendsnel én foutloos worden uitgevoerd, tegen ongekend lage kosten. En dat is niet alles. Software robots zijn steeds beter in staat om end-to-end processen over te nemen. Bijvoorbeeld: een hypotheekaanvraag. Dit proces omvat tientallen individuele administratieve acties. Die zijn allemaal te scripten en automatiseren. Correcte of bijna correcte hypotheekaanvragen kunnen dan á la minute worden doorgevoerd en verwerkt. Alleen de ingewikkelde gevallen komen dan nog bij een ‘echte’ medewerker terecht.
Via een gebruiksvriendelijke interface klik je zelf eenvoudig een robot in elkaar.
Zonder programmeren
Nieuw aan RPA is dat software robots volledig te configureren zijn zonder programmeren. Iedereen kan leren ze te maken, met behulp van gebruiksvriendelijke interfaces. In een gedetailleerd menu klik je een software robot zelf in elkaar. Hierbij kun je putten uit uiteenlopende systemen en bronnen, zoals e-mail, Excel, databases, Windows-applicaties, websystemen, data files, digitale documenten en zelfs traditionele mainframe-systemen. Alles laat zich eenvoudig combineren, automatiseren en ontsluiten, door tussenkomst van een robotserver en -portal. Verder is het niet nodig om systemen en processen aan te passen of een beroep te doen op IT’ers. En dat opent een wereld aan nieuwe toepassingsmogelijkheden.
Diederik Quant van Ricoh’s partner Kofax (links) en Wouter Hendriks van Ricoh adviseren organisaties over Robotic Proces Automation.
Voor kleine aantallen
Waar robotisering traditioneel wordt ingezet voor core-processen met zeer hoge aantallen repeterende handelingen, kan RPA al economisch zijn bij kleinere aantallen. Ook omvangrijke eenmalige processen, waar veel mensen bij betrokken zijn, kunnen met RPA doeltreffend worden uitgevoerd. Denk aan grote administratieve opschoonacties. Andere toepassingen zijn bijvoorbeeld het koppelen van systemen, waarbij de software robot data uit verschillende bronnen combineert. Periodiek complexe rapportages opleveren? Stel eenmalig een software robot samen en de rapportages verschijnen altijd stipt op tijd, zonder er zelf nog aan te denken. Kortom, het is mogelijk om software robots afgebakende taken zelfstandig te laten uitvoeren en deze zo vaak te laten herhalen als gewenst. Eigenlijk net zoals de ideale ‘gewone’ medewerker zou doen. Wellicht is het daarom dat software robots steeds vaker een gewone naam krijgen – John, Bert, Laura of Sandra – en gewoon deel uitmaken van het team.
Zelfdenkend
Wie denkt dat de virtuele collega’s geen millimeter kunnen afwijken van de manier waarop ze zijn ingeregeld, heeft het mis. Artificial intelligence, machine learning kunnen in het DNA van de software robot worden ingebracht. Dit maakt de robot zelfdenkend. Zo kunnen keuzes uit het verleden als maatgevend worden aangemerkt voor het robotgedrag. Of juist die van de grootste groep gebruikers. En kleine slimmigheidjes is een software robot ook niet vreemd. Bevat de bovenkant van een gescande brief vier cijfers gevolgd door een spatie en twee letters? Dan is dit de postcode. Wat hieromheen staat is het adres. Zo kan ook ongestructureerde data deel gaan uitmaken van robotprocessen.
Voor uw organisatie?
Klinkt dit alles u nog futuristisch in de oren? Zelf sta ik soms ook versteld van wat er allemaal kan. En toch is dit de realiteit van vandaag: RPA gaat de werk- en klantprocessen van organisaties ingrijpend veranderen. Wilt u hierin voorlopen? Ik maak graag tijd om u meer te vertellen en samen te kijken naar het potentieel voor uw business.
Remo Antonis (auteur) Specialist op het gebied van Robotic Process Automation (RPA) en Document Management. Volg Remo op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van robotiseren (RPA).
