Door digitaliseren beter voorbereid op GDPR
Door digitaliseren beter voorbereid op GDPR
De AVG of GDPR raakt veel bedrijven binnen en buiten de Europese Unie. Welke organisaties moeten hiermee rekening houden? Dat zijn de organisaties die binnen de Europese Unie zijn gevestigd en persoonlijke gegevens verwerken, ongeacht of de daadwerkelijke verwerking van die gegevens nu wel of juist niet binnen binnen de Europese Unie plaatsvindt. Maar het gaat ook om de organisaties die buiten de Europese Unie zijn gevestigd en goederen of diensten aan klanten in de EU leveren of hun gedrag volgen. Het uiteindelijke doel van deze wet is dat er in alle EU-lidstaten eenduidigere regelgeving komt.
De AVG voorziet niet alleen in nieuwe regels, die vaak als bedreiging worden gezien. Het verzwaart ook bepaalde eisen, waardoor bedrijven beter in staat zijn verantwoording af te leggen over de manier waarop ze persoonsgegevens beschermen. Daarin schuilt juist een kans. Ook moeten er inzichtelijke processen komen om persoonsgegevens te beheren, verwerken, bewaren en verwijderen. Privacy moet dus onlosmakelijk deel uitmaken van de werkwijze van bedrijven.
Bedrijven die overwegen niets met de AVG te doen, worden misschien op andere gedachten gebracht als ze de boetes voor niet-naleving onder ogen krijgen. Die lopen namelijk exponentieel op. De hoogste geldstraf kan oplopen tot maar liefst €20 miljoen of 4% van de wereldwijde omzet van een bedrijf . Overtreders betalen de hoogste van die twee.
Papier
Nu we steeds meer in de cloud werken, wordt het aantal papieren documenten binnen bedrijven steeds kleiner. Desondanks werken we graag nog met papier. Het heeft ook menig voordeel als medium: je kunt het gemakkelijk meenemen en heel lang bewaren. Bovendien kun je er in een handomdraai een notitie op maken. Het verwerken van papieren document kost echter meer tijd dan nodig. De documenten moeten immers handmatig worden gesorteerd, geclassificeerd, verspreid, beheerd en bewaard. Door te digitaliseren kan dit veel efficiënter verlopen.
Digitale voordelen
Met de AVG in het verschiet liggen de kansen op dit vlak voor het oprapen. Bedrijven kunnen hun logge, papieren processen digitaliseren en meteen de juiste digitale kaders opstellen. Wie het strategisch voordeel van bedrijfsbrede digitalisering nu met beide handen aanpakt, kan digitaal orde op zaken stellen en tegelijkertijd compliant zijn aan de AVG.
Door te digitaliseren wordt het dus gemakkelijker om aan de vereisten van de AVG te voldoen. Informatie digitaal vastleggen, verwerken en bewaren helpt dus niet alleen bij het naar een aanzienlijk hoger niveau tillen van uw organisatie, maar biedt tegelijkertijd de kans om bij te dragen aan een tijdige naleving van de AVG.
Het doet mij goed te zien dat bedrijven de vruchten kunnen plukken van meer wendbaarheid (Agile), een hogere productiviteit en lagere kosten. Wat stuk voor stuk het geval is bij digitalisering en automatisering. Nu de AVG of GDPR bijna werkelijkheid wordt, schieten aanbieders met kant-en-klare bulkoplossingen als paddenstoelen uit de grond. De harde waarheid is echter dat ieder bedrijf juist zijn eigen unieke behoeften en mogelijkheden in kaart moet brengen. Een professionele partner kan daarbij ondersteuning verlenen om die stap eenvoudiger, sneller en efficiënter te laten verlopen.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
