Digitaliseren in de praktijk
Digitaliseren in de praktijk
Hoe gaat dat: digitaliseren? Een scanoplossing is een grote stap in de juiste richting. Je scant al jouw documenten eenvoudig in (denk aan facturen, dossiers, brieven): dubbelzijdig of enkelzijdig, wat je wilt.
Deze worden automatisch op de juiste plek en onder de juiste naam in jouw systeem opgeslagen. Met de handige zoekfunctie heb je jouw document zo weer gevonden. Vervolgens kun je de documenten eenvoudig (automatisch) verzenden, bijvoorbeeld ter accordering of archivering.
Kosten besparen bij Seydlitz Notarissen
Een scanoplossing kan leiden tot een flinke kostenbesparing. Zo nam Seydlitz Notarissen een scanoplossing in gebruik voor de klantdossiers. Papieren en digitale documenten (zoals aktes) worden nu veel eenvoudiger en sneller aan het online dossier toegevoegd en de foutkans is vrijwel nihil. Deze efficiencyslag bespaart het notariskantoor veel (onnodige) kosten en handelingen.
Tijd besparen bij Bouwmensen Zuid-West
Wist je dat het gemiddeld 7 minuten kost om één document op te zoeken en weer op te bergen? En dat keer op keer opnieuw? Als dit zo’n 10 keer op een dag gebeurt (70 minuten), betekent dit een productiviteitsverlies van 10 – 15%. Kostenbesparing hangt dan ook samen met een betere urenbesteding en meer productiviteit.
Neem opleidingsinstituut Bouwmensen Zuid-West. Zij kozen voor een scanoplossing om hun facturen te digitaliseren. Het opruimen, archiveren en terugzoeken van papieren facturen was hierdoor niet meer nodig. Het verminderde drastisch de repeterende handelingen van medewerkers en leverde een tijdsbesparing op van 68%. De organisatie was voorheen 32 uur per maand bezig met factuurverwerking, nu nog maar 10 uur per maand. De overige tijd kunnen medewerkers nu aan andere taken besteden.
Tevreden Compassion-sponsoren en blije kinderen
Ook hulporganisatie Compassion wilde graag meer efficiency in het werkproces brengen met een scanoplossing. De Compassion-sponsoren en hun sponsorkinderen houden onderling contact via brieven. Vroeger werden deze brieven met de hand verzonden. Met de scanoplossing worden ze nu direct gescand en digitaal verstuurd, en komen vervolgens terecht op de juiste plek. De postkamer is veel minder tijd kwijt aan de verzending en het bespaart ook nog eens opslagruimte.
Deze nieuwe werkwijze zorgt ook voor extra tevreden sponsoren en blije kinderen: voorheen duurde het tot 12 weken voordat een brief aankwam, nu is dit nog maar maximaal 3 weken. En de brieven komen ook nog eens onbeschadigd op de plaats van bestemming.
Je ziet: het digitaliseren van documenten kan je organisatie veel voordelen opleveren. Digitaliseren in de praktijk leidt tot optimalisatie van informatie- en documentenstromen. Dat is een enorme besparing van tijd en kosten en verhoging van efficiency, veiligheid, klanttevredenheid etc.