Digitaliseren in het MKB
Digitaliseren in het MKB
Hoe begin je met digitaliseren? Een goede eerste stap is om de informatie in je organisatie in kaart te brengen. Wat voor type documenten gaan er in je organisatie om? Denk aan facturen, personeelsdossiers, klantinformatie of contracten. Om wat voor documenten het ook gaat, je kunt deze gemakkelijk scannen op je printer.
Vooraf kun je instellen waar het document opgeslagen moet worden en met welke meta-data. Zo kunnen gebruikers met één druk op de knop het document direct opslaan op de juiste plaats en gemakkelijk de informatie digitaal terugvinden. Je kunt het document ook automatisch in je werkproces opnemen. Bijvoorbeeld door een factuur automatisch klaar te laten zetten voor accordering of voor archivering in je centrale Content Management Systeem (CMS).
Minder zoektijd naar documenten bij Eye Accountancy
Accountantskantoor EyeEye Accountancy wilde graag, zoveel mogelijk, digitaal regelen. Alle handelingen rondom een document kunnen nu met één druk op de knop uitgevoerd worden. Denk aan offertes, contracten, facturen etc. De documenten staan direct in de juiste opmaak, met de juiste voorwaarden, geconverteerd naar pdf klaar om verstuurd te worden naar de juiste ontvanger, opgeslagen in de juiste map en eventueel als herinnering toegevoegd in de agenda.
Eye Accountancy kan snel voor klanten aan de slag, omdat ze alle informatie direct bij de hand hebben.
Ook inkomende documenten kunnen gemakkelijk en veilig verwerkt worden. Informatie wordt correct en veilig vastgelegd, geclassificeerd en gearchiveerd. Documenten worden van de multifunctionele printer direct op de juiste plaats opgeslagen in het juiste dossier. De printer herkent automatisch de klantnaam en het bijbehorende dossier.
Het zoeken naar documenten gaat veel sneller. Dat scheelt 50% van de tijd. Alle data in documenten is doorzoekbaar (dankzij OCR technologie). Papieren of digitale documenten van klanten worden direct omgezet naar bruikbare bestanden. Eye Accountancy kan snel voor klanten aan de slag. Ze besparen veel tijd en kosten door minder papier, minder handmatige handelingen, minder fouten en minder zoeken.
Documenten verwerken
Er komen veel handmatige handelingen kijken bij het verwerken van papieren documenten. Ontvangen, verwerken, verspreiden, weer verwerken en verzenden. Dit kost veel tijd en opslag. Ook bestaat er kans op fouten. Door het digitaliseren kan er veel tijd en kosten bespaard worden. Meer voorbeelden van digitaliseren in de praktijk? Lees ook dit artikel op WerkTrends.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
