Digitaliseren in het MKB
Digitaliseren in het MKB
Hoe begin je met digitaliseren? Een goede eerste stap is om de informatie in je organisatie in kaart te brengen. Wat voor type documenten gaan er in je organisatie om? Denk aan facturen, personeelsdossiers, klantinformatie of contracten. Om wat voor documenten het ook gaat, je kunt deze gemakkelijk scannen op je printer.
Vooraf kun je instellen waar het document opgeslagen moet worden en met welke meta-data. Zo kunnen gebruikers met één druk op de knop het document direct opslaan op de juiste plaats en gemakkelijk de informatie digitaal terugvinden. Je kunt het document ook automatisch in je werkproces opnemen. Bijvoorbeeld door een factuur automatisch klaar te laten zetten voor accordering of voor archivering in je centrale Content Management Systeem (CMS).
Facturen snel en efficiënt verwerken bij Thermen Bussloo
Het digitaal verwerken van facturen kan veel tijd en kosten besparen. Zo was wellnessresort Thermen Bussloo wekelijks veel tijd kwijt met het sorteren en verspreiden van alle inkomende facturen over de diverse afdelingen. Daarom gingen ze op zoek naar een beter proces voor factuurverwerking, geïntegreerd in het boekhoudpakket Twinfield van Wolters Kluwer. Dit om meer facturen te kunnen verwerken met evenveel mensen en om de factuurverwerking meer te standaardiseren en automatiseren.
Door het digitaliseren van het complete factuurproces kan de groei van Thermen Bussloo met nagenoeg dezelfde formatie op de financiële afdeling worden opgevangen.
Voor het digitaliseren van de inkomende facturen zijn de bestaande multifunctionals vervangen voor de nieuwste modellen en is er scan- en herkensoftware geïnstalleerd op de machines. Er worden op dit moment zo’n 9500 facturen per jaar verwerkt. Thermen Bussloo heeft de processen nu zo ingericht dat de inkomende facturen digitaal binnenkomen op een standaard emailadres, de herkensoftware zorgt er vervolgens voor dat relevante informatie van de facturen automatisch wordt herkend. In de volgende stap komt de digitale factuur bij de budgethouder (voor accordering) en ten slotte wordt deze klaar gezet om voldaan te worden via Twinfield. Door het digitaliseren van het complete factuurproces kan de groei van Thermen Bussloo met nagenoeg dezelfde formatie op de financiële afdeling worden opgevangen.
Minder zoektijd naar documenten bij Eye Accountancy
Accountantskantoor EyeEye Accountancy wilde graag, zoveel mogelijk, digitaal regelen. Alle handelingen rondom een document kunnen nu met één druk op de knop uitgevoerd worden. Denk aan offertes, contracten, facturen etc. De documenten staan direct in de juiste opmaak, met de juiste voorwaarden, geconverteerd naar pdf klaar om verstuurd te worden naar de juiste ontvanger, opgeslagen in de juiste map en eventueel als herinnering toegevoegd in de agenda.
Eye Accountancy kan snel voor klanten aan de slag, omdat ze alle informatie direct bij de hand hebben.
Ook inkomende documenten kunnen gemakkelijk en veilig verwerkt worden. Informatie wordt correct en veilig vastgelegd, geclassificeerd en gearchiveerd. Documenten worden van de multifunctionele printer direct op de juiste plaats opgeslagen in het juiste dossier. De printer herkent automatisch de klantnaam en het bijbehorende dossier.
Het zoeken naar documenten gaat veel sneller. Dat scheelt 50% van de tijd. Alle data in documenten is doorzoekbaar (dankzij OCR technologie). Papieren of digitale documenten van klanten worden direct omgezet naar bruikbare bestanden. Eye Accountancy kan snel voor klanten aan de slag. Ze besparen veel tijd en kosten door minder papier, minder handmatige handelingen, minder fouten en minder zoeken.
Documenten verwerken
Er komen veel handmatige handelingen kijken bij het verwerken van papieren documenten. Ontvangen, verwerken, verspreiden, weer verwerken en verzenden. Dit kost veel tijd en opslag. Ook bestaat er kans op fouten. Door het digitaliseren kan er veel tijd en kosten bespaard worden. Meer voorbeelden van digitaliseren in de praktijk? Lees ook dit artikel op WerkTrends.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
