Digitaliseren van processtukken en verhuurdocumenten
Digitaliseren van processtukken en verhuurdocumenten
Of het nu gaat om documenten voor een klantendossier, personeelsdossier of facturatie, gelukkig is er slimme ‘scan & herken’ software op de markt. In combinatie met een scanner of multifunctional is het mogelijk om documenten met één druk op de knop te scannen en tegelijkertijd op te slaan in de juiste applicatie. Handmatige tussenstappen, zoals het slepen van bestanden of opnieuw invoeren van gegevens, zijn niet meer nodig. De benodigde documenten staan automatisch in het juiste formaat klaar voor uitwisseling of verdere verwerking. Maar hoe werkt dat dan in de praktijk? Hieronder lees je hoe Hekkelman advocaten en Huurmaat respectievelijk processtukken en verhuurdocumenten digitaliseren.
Processtukken digitaal opslaan en uitwisselen bij Hekkelman Advocaten NV
Een mooi voorbeeld van papierbesparing en efficiënter werken zien we bij Hekkelman Advocaten NV. Met een digitaliseringsoplossing heeft het kantoor alle zaken nu goed voor elkaar. Processtukken scannen, opslaan en uitwisselen met rechtbanken kan nu volledig digitaal verlopen. Ideaal.
Janine Huijsman, Hekkelman Advocaten NV, over de voordelen van de digitaliseringsoplossing: “Naast de snellere scanning en verwerking van de processtukken, besparen we ook veel papier, afdrukkosten en tijd door een gemakkelijker beheer van de apparatuur.”
Verhuurdocumenten digitaal samenvoegen en opslaan bij HuurMaat
Zo zocht ook HuurMaat een oplossing om alle verhuurdocumenten slimmer digitaal te combineren en opslaan. Het bedrijf met het hoofdkantoor in Leiden verhuurt o.a. machines, gereedschappen, steiger en schaftwagens voor bouwprojecten. Hiervoor verwerkt men jaarlijks 16.000 getekende huurcontracten en bijbehorende documenten. Administratief een arbeidsintensief proces. Dit verloopt nu volledig digitaal. Veel efficiënter en sneller. Martien de Graaf van HuurMaat is zeer tevreden over de digitaliseringsoplossing: “Voorheen had elke vestiging een eigen hardcopy archief. Nu zijn alle verhuurdocumenten per order snel digitaal samengevoegd en organisatiebreed toegankelijk. Dit bespaart ook veel tijd in het facturatieproces.”
Voor alle branches en afdelingen
Digitaliseringsoplossingen zijn er voor alle branches. Zowel voor het versnellen van primaire processen (bv. advocatuur, notariaat, accounting) als het verhogen van de slagvaardigheid in secundaire processen (bv. HR, facturatie, inkoop en logistiek). Naast het efficiënter werken is ook papierbesparing een groot voordeel.
Welke documenten zou jij in jouw omgeving willen digitaliseren?
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
