Digitaliseren? Gebruik duurzaamheid als trigger!

  • 1442
  •  14
  • 3 min
  • 25 aug 2016
Digitaliseren? Gebruik duurzaamheid als trigger!

Digitaliseren? Gebruik duurzaamheid als trigger!

  • 1442
  •  14
  • 3 min
  • 25 aug 2016

Steeds meer bedrijven stappen over op digitale werkprocessen. Wanneer werkprocessen digitaal worden scheelt dit vaak veel (zoek)tijd waardoor de organisatie efficiënter wordt en een kostenbesparing realiseert. Andere voordelen zijn een vermindering van het aantal gemaakte fouten, een snellere verwerkingstijd van documenten en de mogelijkheid om data beter te beschermen. Digitale informatie is altijd en overal beschikbaar, wat medewerkers de mogelijkheid biedt om anders – meer flexibel – te werken.

Om succesvol digitaal te gaan werken moeten medewerkers zich bewust zijn van de impact van de huidige manier van werken en die manier van werken willen veranderen. Een transitie naar digitale werkprocessen raakt vaak de hele organisatie. Het is dan de uitdaging om medewerkers zodanig betrokken te krijgen dat een nieuwe manier van werken en dus nieuw gedrag als logisch gaat voelen en medewerkers de nieuwe manier van werken adopteren. Gelukkig merk ik dat – naast de inzet van technologie en een goede projectaanpak – het ook steeds vaker de wens van mijn klanten is dat wij hun organisatie en medewerkers goed begeleiden in de verandering. Als verandermanager deel ik dan, net als mijn collega’s, onze kennis over veranderen met hen. Waardoor zij veranderingen beter kunnen begeleiden.

Van analoog naar digitaal

Veranderen van analoge naar digitale werkprocessen is een proces dat de hele organisatie raakt. Zoals gezegd, kan het kostenefficiency opleveren. Maar wellicht een nog belangrijker gevolg is een hogere (interne) klanttevredenheid. Zaken waar een ICT-afdeling steeds vaker op wordt afgerekend. Digitale werkprocessen bieden immers medewerkers meer mogelijkheden om hun werk altijd en overal te doen, waardoor de interne klanttevredenheid stijgt. Maar veel besparingen en resultaten worden alleen gehaald als medewerkers echt meedoen. Zoals we allemaal uit eigen ervaring weten, is je gedrag veranderen moeilijk. En kostenbesparingen en interne doorbelastingen tussen afdeling zijn hiervoor vaak niet de juiste trigger.  Ook maak ik vaak nog mee dat een reductie van het aantal printers geen gedeelde doelstelling is voor de gehele organisatie. Of dat digitaal vergaderen een als doel gestelde kostenbesparing (reistijd en brandstof verbruik), volledig ten laste komt van ICT of Facility Management. In sommige gevallen gaan afdelingen zelfs weer over tot aanschaf van eigen printers, of worden aangeboden vergaderfaciliteiten nauwelijks gebruikt.

Gezamenlijke duurzaamheidsdoelstelling

Hoe krijgt u uw medewerkers nu zover dat ze zelf actief stappen zetten om die omslag te maken? Om minder papier te gebruiken, of meer digitaal te gaan vergaderen? Hoe vindt u een ‘common ground’ voor de omslag naar digitale processen? De MVO manager speelt hierbij een steeds belangrijkere rol.  In de praktijk blijkt dat duurzaamheid uw medewerkers een gezamenlijk gedragen doelstelling kan bieden die tegelijkertijd bijdraagt aan bewustwording rond het printgedrag of reiskosten. Duurzaamheid kan wel die trigger zijn voor verandering. Belangrijk daarbij is dan wel dat u duidelijke (afdelings)doelen vaststelt en een continue terugkoppeling geeft naar de medewerkers. Wat is het doel? Wat hebben we bespaard en welke stappen gaan we nog zetten? Communicatie rond deze vragen is essentieel om een gezamenlijk gedragen gedragsverandering voor elkaar te krijgen.

Aanpassingen in de werkomgeving

Veranderen is mogelijk door technologische of bouwkundige ingrepen. Wat helpt, is bepaalde voorzieningen binnen de werkomgeving te schrappen of te wijzigen. Werknemers pakken bijvoorbeeld eerder de fiets als er te weinig parkeerplaatsen zijn. En wanneer de lift niet werkt, pakken ze de trap.


In deze blog van Nicolette Kraay kunt u lezen hoe u door middel van relatief eenvoudige technische ingrepen het aantal prints binnen uw organisatie kan verlagen. Dat helpt mee aan de oplossing, want alleen al door het nemen van deze maatregelen, kunt u 30% besparen op papier en energieverbruik en dus CO2-uitstoot. Als deze 30% eenmaal zijn behaald, is gedragsverandering de enige manier om nog extra besparingen te behalen.


Alleen technologische ingrepen leveren geen interne motivatie op. En die interne motivatie heeft u nodig om het optimale resultaat te behalen. Door in te zetten op het gezamenlijke doel duurzaamheid en dit optimaal te communiceren zijn werknemers wél bereid die extra stappen te zetten. Vanuit intrinsieke motivatie.

Praktijkervaringen

Dat dit werkt blijkt onder meer uit praktijkervaring van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG). Het lukte de organisatie om het aantal prints drastisch te verminderen.


Lees bijvoorbeeld eens dit artikel van Dick Jager, Projectmanager integrale duurzaamheid van de RUG.. De Green Office van RUG coördineert en initieert aan duurzaamheid gerelateerde projecten van de RUG. RUG bespaarde in het eerste kwartaal van 2016 698.000 vellen papier. Dat is evenveel als 65 bomen. Ook bespaarde RUG 102.000 liter water en stootte zij 28.000 kg CO2 minder uit. De combinatie van duidelijk afgestemde doelstellingen rond duurzaamheid, de aangeboden technische ingrepen en voortdurende terugkoppeling van de duurzaamheidsresultaten aan de organisatie en haar medewerkers zorgden voor dit succes. Bewustwording, terugkoppelen van resultaten en het aanbieden van andere mogelijkheden zijn essentieel om het gedrag blijvend te veranderen.


Win-win-win situatie

Duurzaamheid is één van de weinige gedeelde doelstellingen binnen een bedrijf of organisatie. Maak daar gebruik van, want het is een verbindende factor en het helpt mee aan het realiseren van de geboden oplossing. Minder CO2 en minder printen is goed voor het milieu en aandacht voor duurzaamheid zorgt voor meer betrokken medewerkers. Bovendien levert een behaalde duurzaamheidsdoelstelling altijd een kostenbesparing op, deze zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Win-win-win, wat wilt u nog meer?


Erica van den Biggelaar 1

Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...

Kennisbank