Fabory: 66% efficiëntere inkomende orderverwerking
Fabory: 66% efficiëntere inkomende orderverwerking
Als groothandel verwerkt Fabory honderdduizenden documenten en miljoenen orderregels per jaar. Uiteraard met de uitdaging om dit zo efficiënt mogelijk te doen. Daarom wordt momenteel 66% hiervan (ruim 140.000 orderdocumenten en 1 miljoen orderregels) volledig automatisch verwerkt. Hierbij maakt Fabory ook de combinatie met Robotic Process Automation (RPA). Digital Adoption Manager Hans van de Sande vertelt erover.
Fabory is een toonaangevende en gespecialiseerde leverancier van bevestigingsartikelen en aanverwante producten in de Benelux, met een sterke Europese dekking. Fabory levert een breed assortiment van 180.000 hoogwaardige en toepassingskritische bevestigingsartikelen aan meer dan 60.000 klanten in heel Europa.
Orders geschikt maken voor SAP-systeem
De genoemde orders bereiken Fabory in diverse vormen: als pdf (al dan niet beveiligd of gescand), als Word- of Excel-document of als losse tekst in een e-mail. Hans van de Sande, Digital Adoption Manager bij Fabory, vertelt: “Om de orders geschikt te maken voor verwerking in ons SAP-systeem, stuurden we deze naar een partner van ons voormalige Amerikaanse moederbedrijf. Daar werden de documenten omgezet in XML-documenten, een oplossing die niet ideaal en schaalbaar was. We wilden dit duurzaam en efficiënt organiseren.”
Platform voor automatisch converteren
Lees de klantcase
Fabory vindt al snel een partner die hierbij kan ondersteunen. Hans: “Ik kende deze partij al als innovatieve speler in digitalisering van factuurverwerking en vroeg me af of hetzelfde mogelijk was voor verkooporders.” En dat blijkt inderdaad te kunnen. Via een platform converteert Fabory alle orders automatisch in cXML-bestanden om deze vervolgens in SAP te laden.
Hans vertelt wat dat oplevert: “Orders handmatig invoeren hoeft niet meer. Dit bespaart ons enorm veel tijd. Inmiddels zetten we ook offerteaanvragen én orderbevestigingen van leveranciers om via hetzelfde platform.”
Robot matcht orderbevestigingen met data inkoopsysteem
Samen met de partner komt Hans op het idee om voor de goedkeuring van orderbevestigingen óók een robot in te zetten. “De robot matcht de data in de orderbevestiging van onze leveranciers met de data in ons inkoopsysteem. De robot maakt een uitzonderingenlijst, zodat een relatief korte lijst met uitzonderingen ter beoordeling overblijft.”
Continu innoveren
Hans is zeer te spreken over de verschillende efficiencyslagen. “Bij Fabory zoeken we continu naar manieren om te innoveren en processen efficiënter in te richten. Hierbij vervul ik veelal de rol van creatief brein en spui ik allerlei mogelijkheden. Onze partner luistert hiernaar en komt met oplossingen waarmee we deze ideeën waarmaken. Dat lukt alleen binnen een goed partnership.”
Hans van de Sande, Digital Adoption Manager Bij Fabory
Volop toekomstplannen
Inmiddels zijn er al tal van processen gestroomlijnd via het platform én maken diverse robots het dagelijks werk van medewerkers makkelijker. Hans: “Zo werden tot voor kort de paklijsten van leveranciers door onze logistieke afdeling ingevoerd in SAP. Dankzij het platform worden nu ook de paklijsten omgezet in cXML en automatisch ingeladen. We zetten nu ook robots in voor o.a. Finance en voorraadbeheer. Ik zie nog zoveel kansen en kijk ernaar uit om onze processen nog verder te stroomlijnen.”
Lees meer inzichten in het e-book
Benieuwd naar meer tips en adviezen om robotisering succesvol in de praktijk te brengen? Download het e-book en ontdek de toepassingsmogelijkheden.
Remo Antonis (auteur) Specialist op het gebied van Robotic Process Automation (RPA) en Document Management. Volg Remo op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van robotiseren (RPA).
