Formulieren digitaliseren: de voordelen, uitdagingen en tips
Formulieren digitaliseren: de voordelen, uitdagingen en tips
Hoe richt u de documenthuishouding in? Welke app kiest u? En is een e-form altijd beter en handiger dan een papieren document?
In bijna alle organisaties spelen formulieren een belangrijke rol. Bijvoorbeeld om handelingen, processen of leveringen te starten, controleren of goedkeuren. Steeds meer organisaties zetten in op digitalisering. Toch wordt er ook nog veel gebruik gemaakt van papieren formulieren. Bijvoorbeeld op de productievloer van fabrieken, zorgverleners aan het bed of vrachtwagenchauffeurs die een lading afleveren.
Uitwisseling in de hele keten
Voor de ondersteuning van e-forms is het van belang dat de digitale documenten uitgewisseld kunnen worden in de hele keten. Dus ook tussen organisaties. Daarvoor is het essentieel dat alle betrokkenen beschikken over (BYOD-)apparatuur met een scherm. Ook is vaak een internet- of netwerkverbinding nodig om de order, vracht of zorgtaak direct in de achterliggende systemen te verwerken. En die systemen moeten weer met elkaar kunnen communiceren. Door deze complexiteit kan het gebruik van papier in eerste instantie goedkoper lijken. Maar dit is schijn.
Verborgen kosten van papier
De verwerking van papieren formulieren kost veel extra geld en tijd. De informatie wordt toch ergens gedigitaliseerd. Dit betekent: scannen of handmatig invoeren. En dat is verderop in de keten altijd minder efficiënt dan wanneer het formulier direct digitaal wordt opgeslagen en verwerkt. Kortom: het produceren en distribueren van papieren formulieren levert verborgen kosten op. Reken gerust zo’n 5 euro per formulier (aldus een studie van AIIM). Tel daarbij nog 3 euro op voor de verwerking en u hebt reden genoeg om alternatieven te zoeken.
Kortere doorlooptijden, hogere productie
Uiteraard is het ook een investering om een omgeving in te richten om e-forms uit te wisselen. Denk aan de aanschaf van apparatuur en software (apps), onderhoud en beheer. Maar deze investering betaalt zich in de regel terug in een efficiëntere bedrijfsvoering. Doorlooptijden dalen en de productie stijgt. Digitaal documentbeheer maakt bestanden vanaf meer locaties toegankelijk. Elke geautoriseerde gebruiker heeft toegang tot het bestand en kan direct bij het formulier.
Voordelen van hybride apps
Door de acceptatie van mobiele apparaten (BYOD) op de werkvloer en de inzet van html5 bieden diverse app-aanbieders nu mobiele e-formoplossingen. Het gaat vaak om hybride apps. Anders dan een native-app – speciaal ontwikkeld voor één type besturingssysteem – vormt de hybride app de schil voor een webapplicatie. Hiermee kunnen we alle functies aanspreken van een mobiel apparaat, zoals geolocatie, de camera, luidspreker of een touchpad om een handtekening te zetten.
Bij de hybride app kan het formulier worden gebouwd in de html5-omgeving. Bovendien kan de eigen ict-afdeling deze apps vaak doorontwikkelen en beheren. Dat scheelt flink in de kosten. Het maakt nieuwe toepassingen mogelijk voor e-forms. Terwijl u de ontwikkeling, distributie en het onderhoud centraal kunt houden.
Breng processen in kaart
Breng tot slot vóór de ontwikkeling van de app voor e-forms eerst de processen goed in kaart. Gespecialiseerde documentdienstverleners kennen de uitdagingen van zo’n transformatie naar digitaal. Zodat uw organisatie haar kansen kan grijpen om processen, diensten en de verwerking van formulieren beter in te richten.
Tip: e-book ‘Documenten digitaliseren
Bespaar tijd, kosten en creëer efficiency: digitaliseer zakelijke documenten en start met digitaal werken. Het e-book ‘Documenten digitaliseren’ biedt u hiervoor inzichten, tips en eye-openers. Het gaat in op vragen als: Hoe digitaliseer ik de documentenstroom in mijn bedrijf? Wat wil ik digitaliseren en waarom? Hoe voldoe ik aan de wet- en regelgeving? Leer van de ervaringen van andere organisaties
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
