Fysieke post, snel digitaal verwerken? Kijk het webinar
Fysieke post, snel digitaal verwerken? Kijk het webinar
Stel, er komt een belangrijk poststuk binnen op kantoor. Alleen de geadresseerde werkt de komende dagen op afstand. Hoe zorg je dan dat de medewerker de post toch snel ontvangt en opvolgt? In het webinar ‘Digitaal post verwerken’ laat ik zien hoe je fysieke post snel bij de ontvanger krijgt én grip houdt op een adequate behandeling ervan. De oplossing: een documentmanagementsysteem.
Hoewel de hoeveelheid zakelijke post elk jaar gestaag afneemt, blijft fysieke post belangrijk in organisaties. Pakweg 15 jaar geleden kwam nog 95% van de post op papier binnen en 5% digitaal. Nu is dat andersom. Tegelijkertijd heeft 25% van al die fysieke post een tijdkritisch karakter. Het gaat dan bijvoorbeeld om documenten zoals facturen, arbeidscontracten, overnamecontracten, orders en offerteaanvragen.
Snel afhandelen
Al die post wil je snel bij de geadresseerde krijgen, zodat die de post snel kan afhandelen en/of ondertekenen. Normaal gesproken wordt de post dan in het postbakje of op het bureau van de medewerker gelegd. Nu we steeds vaker op afstand werken, is dat niet altijd logisch meer. Het kan dan dagen duren voordat de ontvanger de post daadwerkelijk in het bezit heeft.
Fysieke post digitaliseren
Hoe dan wel? Met innovatieve scansoftware in combinatie met een documentmanagementsysteem in de cloud verwerk je fysieke post veel adequater. De receptionist(e) of postkamer scant de post, waarna de software de post direct in het documentmanagementsysteem laadt. De receptionist(e) of postkamermedewerker ziet daarin nu een overzicht van alle poststukken die toegewezen moeten worden aan collega’s. Hiervoor hoeft de medewerker alleen een aantal gegevens in te vullen, zoals de naam van de ontvanger, afzender, afdeling en datum van ontvangst.
Intelligent indexing
Het documentmanagementsysteem beschikt over ‘intelligent indexing’ en is zelflerend. Dit betekent dat het systeem de kenmerken voor je invult op basis van woorden of kenmerken die op het document voorkomen. Denk aan ‘factuur’, ‘brief’, ‘order’, de organisatienaam of een datum. Naarmate je het systeem vaker gebruikt en meer post ontvangt van een afzender, zal het systeem steeds meer kenmerken sneller en beter herkennen. De persoon die de post inlaadt en toewijst is hier zo veel minder tijd aan kwijt dan wanneer je de fysieke post rondbrengt of sorteert in postvakjes.
Notificaties en lijsten
Is de post toegewezen aan de geadresseerde? Dan ontvangt deze medewerker een notificatie per e-mail met daarin een link naar het poststuk in het documentmanagementsysteem. In zijn persoonlijke account beschikt hij over een digitaal postbakje. Hierin staat alle post die aan hem is geadresseerd. Door middel van ‘lijsten’ is het mogelijk om de post te sorteren of filteren, zodat je alle post makkelijk kan bekijken. Je kunt bijvoorbeeld lijsten maken voor openstaande post, post die je al hebt gelezen en afgehandeld en post die niet aan jou als persoon is gericht, maar wel aan jouw afdeling. Alles is mogelijk.
Post vlot afhandelen
Stappenplan ‘Slim document management’
Zodra je op een poststuk in het postbakje klikt, opent er een weergave van het poststuk. Zo gewenst is het mogelijk om op een extra laag notities en aantekeningen te maken. Tegelijk blijft het originele poststuk behouden, bijvoorbeeld voor latere verzending. Heb je het poststuk gelezen? Dan kun je hier een digitale stempel op plaatsen. Zodra je dit doet, verplaatst het poststuk automatisch naar de lijst ‘gelezen post’. Ook is het mogelijk om deadlines en reminders in te stellen, zodat je de voortgang nauwgezet bewaakt. Het is zelfs mogelijk om de post – als afhandeling uitblijft – te escaleren naar een leidinggevende. Zo wordt de post ook opgevolgd als de ontvanger bijvoorbeeld ziek is.
Efficiëntere verwerking dankzij workflows
Er is natuurlijk ook post waar nog iemand anders naar moet kijken. Je hebt bijvoorbeeld akkoord nodig van de finance manager op een factuur. Dan kun je het poststuk via het systeem eenvoudig doorsturen naar die persoon. Je kunt er direct een verzoek bij typen. Vervolgens ontvangt de finance manager een notificatie met de vraag om wel of geen akkoord te geven op de factuur. Na akkoord ontvangt de medewerker hiervan weer bericht. Het systeem houdt via een audit trail ondertussen alle stappen bij. Zo is altijd op elk moment eenvoudig terug te vinden wie welke actie op welk moment heeft gedaan. Je ziet precies wie het document heeft ingezien en/of bewerkt. Dit kan handig zijn bij audits of wanneer je privégegevens verwerkt, bijvoorbeeld in het HR-proces.
Digitaal archief en verwijderen
Is de post helemaal afgehandeld? Dan kun je het poststuk archiveren in het digitaal archief. Je ziet het poststuk dan niet meer in je postbakje, maar kan het document wel altijd en overal eenvoudig weer terugvinden. Is bepaalde post niet meer relevant of geldt hiervoor een maximale bewaartermijn? Dan kun je het documentmanagementsysteem de post zelfs na een bepaalde tijd automatisch laten verwijderen.
Voordelen
Het voordeel is dat fysieke verplaatsing van post niet meer nodig is. Zo houd je grip en overzicht. Medewerkers kunnen hun post altijd en overal afhandelen, ook op afstand. Dit verkort de doorlooptijden aanzienlijk. Het resultaat: tevreden klanten, leveranciers en medewerkers. Daarnaast raken poststukken nooit meer zoek, want deze staan netjes gearchiveerd in het documentmanagementsysteem. Dankzij de uitgebreide en intelligente zoekfunctie vind je alle documenten bovendien snel en makkelijk weer terug. Ook na jaren. Je bent hierbij verzekerd van het hoogste beveiligingsniveau en kunt deze oplossing uiteraard óók inzetten voor de afhandeling van elektronische post.
Ook voor achterliggende processen
Een ander groot voordeel is dat een documentmanagementsysteem nog veel meer mogelijkheden biedt dan alleen post digitaal distribueren. De processen die daarna plaatsvinden kun je óók digitaliseren en waar mogelijk automatiseren via workflows. Denk bijvoorbeeld aan volledige digitalisering van het verkoopproces, de onboarding van nieuwe medewerkers of inkomende factuurverwerking. Lees bijvoorbeeld mijn artikelen over de toepassingsmogelijkheden voor HR, sales, marketing en inkoop.
Ontdek meer tips voor digitaliseren
Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand, doordat zij informatie altijd en overal bij de hand hebben? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer over digitalisering en ontdek praktische tips in het stappenplan slim document management. Ontdek ook de mogelijkheden van documentmanagement voor een veilige en vlotte bezoekersregistratie.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
