Geen tijd, maar toch van glip naar grip
Geen tijd, maar toch van glip naar grip
Bij veel organisaties hoor ik dezelfde geluiden. We willen meer inzicht, zodat we meer en sneller grip krijgen op wat er speelt binnen en buiten de organisatie. Hoe kunnen we dat voor elkaar krijgen terwijl we eigenlijk geen tijd hebben?
Tja dat is een goeie vraag. Een vraag die ik zal (proberen te) beantwoorden met 2 voorbeelden en een concrete eerste stap. Voordat ik daar toe kom, schets ik graag onderstaande ter illustratie. En ik vermoed ook herkenning.
Herkenning: Ja, daar moeten we echt iets mee
Zomaar een gesprek met een inkoper over spend en supplier management. Over zaken die hem dagelijks bezighouden. Over de druk die er staat op budgetten en het gebrek aan het juiste inzicht daarop.
‘Ja’, hoor ik hem zeggen. ‘Daar moeten we echt iets mee. Het zou ons enorm helpen als we meer inzicht krijgen in wat we nu écht uitgeven en hoe we meer grip krijgen op onze leveranciers. Want nu hebben we één keer per jaar, met een beetje geluk twee, een spend analyse. Kost een hoop werk en ik krijg nooit precies dat wat ik echt nodig heb qua inzicht op basis van de cijfers van Finance. Maar aan die jongens en meiden van Finance ligt dat niet hoor. Zij kunnen er ook alleen maar uithalen wat er inzit hè. Maar goed, daar wil ik dus meer mee kunnen!’
Maar nu even niet, hoor
Ik wil al starten met te vertellen hoe dat we dat samen kunnen aanpakken, maar dan gaat hij verder…
‘Maar nu even niet hoor. Ik heb daar namelijk op dit moment geen tijd voor. Het heeft op dit moment geen prio, zeg maar. Er is net een collega weg hier bij Inkoop en dus moeten we hetzelfde werk nu met 40 uur minder doen. En we hadden al te weinig mensen. En voordat we iemand gevonden hebben, zijn we wel een paar maanden verder. Laat staan dat die persoon dan nog moet worden ingewerkt.’
Een paar dagen later praat ik met een HR-manager en heb bijna hetzelfde gesprek. Zoek en vervang inkoop door HR, en spend en supplier management door HR-analytics en talentmanagent… et voilà.
Waan van de dag
We worden beheerst door de waan van de dag. Iedereen is druk met brandjes blussen, wordt geconfronteerd met dalende afdelingsbudgetten, medewerkers die wegvallen enzovoort. En dan verwacht de directie ook nog dat Inkoop of HR meer gaat bijdragen aan het bedrijfsresultaat. Meer vanuit strategisch oogpunt het verschil maken met de afdeling.
Hoe doe je dat dan als alle tijd wordt opgeslokt door de operatie?
Gewoon beginnen
Het eenvoudige antwoord is: gewoon beginnen. Als je niet start met het creëren van inzicht, dan heb je geen grip. Als je geen grip hebt, blijf je operationeel brandjes blussen en dus is er geen tijd voor strategische bijdrages. Als je nu geen tijd investeert ondanks alle drukte dan zal het inzicht nooit ontstaan. Het is namelijk altijd te druk. Er is straks wel een andere reden waarom het niet kan worden opgepakt.
De eerste stap is dus vooral een kwestie van doen.
Bepaal (samen met bijvoorbeeld Ricoh) je eigen roadmap en laat inventariseren wat je behoefte is bij collega’s en management. Tijdens zo’n inventarisatie wordt op basis van een aantal gesprekken met betrokkenen de huidige situatie opgetekend en kijken we naar de toekomstige gewenste situatie. Het verschil daartussen bepaalt de af te zetten stappen. Door het bepalen van impact en prioriteit komen we samen tot een reële roadmap en best passende oplossing(en).
Dus vraag hulp en steek ook je licht eens op bij andere organisaties waar je iemand kent. Want hoeveel tijd kost het nou echt als je een goede leverancier kiest die je helpt en begeleidt?
En nou??? Binnenkort meer in van glip naar grip, de vijf tip voor starten met een roadmap.
Fotocredits: www.gotcredit.com
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
