Het succesvol implementeren van een P2P-systeem
Het succesvol implementeren van een P2P-systeem
Een vraag die ik vaak krijg van klanten. Een vraag die ook mij bezighield en dus ging ik op zoek naar het antwoord. De uitkomst: 3 factoren die helpen bij een succesvolle implementatie van een Purchase-to-Pay systeem.
De factoren die het succes van het project beïnvloeden zijn: complexiteit, communicatie en samenwerken. Hoe kun je deze uitdagingen aanpakken?
1. Verminder complexiteit
Zelfs bij kleine projecten kan het complexiteitsniveau enorm zijn. Probeer de complexiteit te verminderen door je af te vragen:
- Hebben we echt zoveel gebruikersrechten nodig om facturen en bestellingen goed te keuren?
- Kan er een factuur worden ontvangen voor elke order?
- Kan de opzet met leveranciers worden gewijzigd als zij niet mee kunnen in de stap naar e-invoicing en e-orders?
- Wat hebben mijn medewerkers nodig om te kunnen werken met het nieuwe systeem?
2. Communicatie
Hoewel iedereen tijdens een kick-off heel nauw bij het project betrokken is, kan die betrokkenheid minder worden nadat de randvoorwaarden zijn bepaald. En dat kan leiden tot misverstanden binnen het projectteam. Een communicatie- en actieplan kan dit voorkomen. 
Na het identificeren van de belangengroepen, kun je bepalen welke kernboodschappen per groep van belang zijn, wat de beste communicatiemethode per groep is en welke timing wordt verwacht. Naast nieuwsbrieven en berichten op een interne portal, kun je denken aan informatiebijeenkomsten en 1-op-1 toelichting. Hiermee krijg je nuttige informatie en feedback van medewerkers om mee te nemen in het project. Zorg er ook voor dat je na go-live blijft communiceren.
3. Samenwerken
Samenwerken gaat over een aantal assen binnen het project. Natuurlijk de samenwerking met de implementatiepartner van het systeem, maar ook de interne interactie en de afstemming met je leveranciers.
Samenwerking met implementatiepartner
- Maak gebruik van de kennis van je implementatiepartner. Business consultants spelen hierbij een belangrijke rol, omdat zij niet alleen kennis hebben van de (toepassing van de) oplossing, maar ook weten hoe de oplossing is geïmplementeerd bij andere (soortgelijke) organisaties.
- Maak gebruik van de best-practices. Ook deze aanpak gaat over het benutten van bestaande kennis. Best-practices zijn gebaseerd op ervaring die is opgedaan bij een groot aantal eerdere projecten. Begin met de best-practice om vervolgens te beoordelen wat werkt en wat moet worden geoptimaliseerd in fase 2.
- Zorg voor een goede overdracht tussen je projectmanager en de helpdesk. Zodra een project is voltooid, is de projectmanager niet langer beschikbaar. Een helder proces voor het ondersteuningsproces door de helpdesk en goede SLA afspraken helpen hierbij. Door de juiste ondersteuning krijg je meer vertrouwen in het gebruik van de nieuwe oplossing.
Interne samenwerking
- Zorg ervoor dat je vanaf het begin de steun krijgt van het management. Zo kun je tijdens het project snel beslissingen (laten) nemen.
- Stel een projectteam samen met daarin vertegenwoordiging van alle bedrijfsonderdelen die te maken krijgen met de verandering. Finance, inkoop, IT en een afvaardiging van de budgethouders en aanvragers/bestellers. Het is ook belangrijk om HR te betrekken om de (cultuur)verandering mee te managen.
- Bepaal samen de nieuwe processen om ervoor te zorgen dat de oplossing efficiënt kan werken.
Samenwerking met leveranciers
- Bespreek in een vroeg stadium de verandering met je leveranciers. Moedig leveranciers aan om aan de pilot mee te doen. Zo kun je vaststellen wat wel en wat niet werkt onder echte testomstandigheden.
- Leveranciers kunnen weerstand hebben tegen de veranderende processen, registratie op een (nieuw) platform en mogelijke kosten hiervoor. Goede argumenten en een voortdurende informatievoorziening zijn essentieel. Zorg ervoor dat hier iemand verantwoordelijk voor is.
Successen moet je vieren
Het belangrijkste advies heb ik tot het laatst bewaard: met alle uitdagingen die een implementatie met zich mee kan brengen, is het heel belangrijk om stil te staan bij je prestaties én successen te vieren!
Marcel van der Steen (auteur) In mijn werkzame leven heb ik al veel verschillende organisaties mogen helpen bij het digitaliseren van documentintensieve processen op het gebied van procurement to pay, S2P, HR, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen in het alg...
