Hoe maak je e-Invoicing succesvol?
Hoe maak je e-Invoicing succesvol?
Nadat de rijksoverheden sinds januari 2017 e-invoicing al verplicht hebben gesteld om zaken met hen te kunnen doen, is dit weer een stap de goede kant op voor de automatisering van het facturatieproces. Op dit moment is ongeveer 5% van de facturen elektronisch, terwijl met e-factureren juist kan worden bespaard op tijd en kosten. Het biedt voordelen voor zowel de zender als ontvanger, maar hoe maak je dit succesvol?
Laten we eerst eens kijken naar de verschillende manieren van factureren. Facturen kunnen op drie manieren binnenkomen: per post, digitaal of elektronisch. Veel organisaties versturen en ontvangen hun facturen nog steeds met de post of digitaal (als PDF). Facturen die met de post binnenkomen moeten eerst worden gescand. Vervolgens moeten deze, net als de digitale facturen, worden uitgelezen en gecontroleerd. Intelligente Scan Software maakt deze handelingen makkelijker. Deze slimme software scant digitale facturen en kan op basis van bepaalde kenmerken bepalen of deze matcht met een order in het ERP-systeem. Correcte facturen worden direct betaald, maar wanneer er geen match is met een order of wanneer zaken – zoals totaalbedragen, BTW of aantallen – niet overeenkomen, dan stuurt de software een e-mail om de facturen te laten controleren.
Wat is e-invoicing?
Met elektronisch factureren, ook wel e-invoicing genoemd, gaat het automatische proces nóg een stapje verder. Een UBL-bestand (Universal Business Language) is een standaard voor het elektronische uitwisselen van documenten. In dit bestand staan gegevens op een vaste plek, met elk een eigen betekenis. Het bestand wordt rechtstreeks van het ene ERP-systeem verwerkt in het andere ERP-systeem. De verwerking loopt vaak via een Business Service Netwerk. De Nederlandse overheid heeft voor Rijksoverheden gekozen voor Digipoort en voor de lagere overheden en business-to-business voor SimplerInvoicing. Aan het aansluiten op SimplerInvoicing of een commercieel netwerk zitten kosten verbonden, evenals aan het ontvangen van facturen. Deze kosten zijn relatief laag en bijna elk bedrijf kan al snel kosten besparen.
ERP-leveranciers bieden hierop een alternatief. Zij nemen e-factureren mee in hun softwarepakket, waardoor klanten onderling kunnen factureren zonder gebruik te maken van een netwerk. Als organisatie doe je er echter je voordeel mee, wanneer je je laat aansluiten op een Business Service Netwerk. Naast elektronisch kunnen factureren met de overheid, heb je ook direct toegang tot andere commerciële organisaties waar je mogelijk al zaken mee doet. Een Billing Service Provider (BSP) – een implementatiepartner – helpt je niet alleen met het aansluiten op een netwerk, maar ook op het aansluiten van leveranciers. Het aansluiten van leveranciers wordt onboarden genoemd en is de sleutel tot het succes van e-invoicing.
Onboarden
Dat alle decentrale overheden en overheidsorganisaties volgend jaar elektronische facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken, betekent niet automatisch dat er ook daadwerkelijk verkeer van elektronische facturen komt vanuit de leveranciers. Als dit verkeer wegblijft, moeten ze nog steeds gebruik maken van Intelligente Scan Software, een server waar deze software op draait en medewerkers die de documenten controleren, aanvullen en vervolgens accorderen. Het is dus belangrijk de juiste stappen te zetten om het communiceren via elektronische facturen succesvol te maken. De eerste stap is bepalen welke kenmerken, die normaal door de software worden uitgelezen op een factuur, je gaat hanteren. Als bedrijf moet je controle nemen over het onboarden van de leveranciers om te weten wat je binnenkrijgt. Omdat de beschreven standaard voor een UBL-bestand heel breed is, maak je met de BSP afspraken welke UBL-variant je gaat hanteren.
De sleutel tot succes
Een goed onboarding programma is essentieel voor een succesvolle overstap op e-invoicing. Bij dit proces vraag je je leveranciers niet alleen elektronisch te factureren, maar je wil daarbij dat ze de factuur bijvoorbeeld als UBL 2.1 bestand aanleveren. Als bedrijf heb je strategische leveranciers en minder strategische leveranciers. Het is belangrijk om met de strategische leveranciers in gesprek te gaan, om te kijken wat zij technisch gezien kunnen aanleveren vanuit hun ERP-systeem. Je bent belangrijk voor elkaar dus het is belangrijk om de voordelen, aanpassingen en wensen met elkaar te bespreken. Voor de resterende leveranciers – de ‘longtail’ – ga je ook je inkoopvoorwaarden aanpassen, maar voor hen is het een mededeling in plaats van een overleg. Je geeft aan dat je facturen enkel betaald worden als deze via een portaal worden ingetypt, geüpload of verstuurd. Versturende partijen kunnen hun voordeel doen met de introductie van e-factureren door dit systeem ook toe te passen op hun leveranciers, waarbij dezelfde BSP hen kan helpen.
Waarom overstappen?
De wetgeving waarbij e-invoicing sinds januari 2017 verplicht is gesteld om zaken met de rijksoverheden te kunnen doen is ingesteld, omdat zij een voorbeeld willen zijn in deze belangrijke ontwikkeling. Omdat het ontvangen van facturen niet meer op een andere manier kon, is dit een gegarandeerd succes geweest. Leveranciers komen door deze wetgeving in aanraking met e-invoicing en zullen er daardoor ook zelf achter komen dat met deze automatisering kosten worden bespaard, factuurverwerking gemakkelijker en nauwkeuriger verloopt en betalingen sneller worden gedaan.
Verandermanagement
Er moet wel rekening gehouden worden met de cultuur van een organisatie en hoe ver zij zelf zijn op het gebied van e-facturatie. De verandering kan groot zijn voor werknemers op de financiële afdeling die nu nog met papieren facturen werken, omdat ze de facturen dan helemaal niet meer voorbij zien komen. Digitale facturatie met Intelligente Scan Software is dan een mooie tussenstap. Op langere termijn wordt er weer met de BSP gekeken of leveranciers van het bedrijf wel al elektronisch factureren, om te besluiten of de overstap ook voor hen interessant is. In deze tijd werken de meeste bedrijven al met digitale facturen en kan er meteen gekeken worden naar hoever de leveranciers van het bedrijf zijn op het gebied van elektronisch factureren. Steek voldoende tijd en begeleiding in het verandertraject en in de verschillende afdelingen binnen de eigen organisatie om de overstap succesvol te laten verlopen.
De sleutel tot succesvolle e-invoicing is het aansluiten van en het communiceren met alle partijen. De gekozen BSP helpt met dit onboarding programma, zodat factuurverkeer in de toekomst elektronisch verloopt en niet meer digitaal. Maar vergeet niet de verschillende afdelingen binnen de organisatie bij het verandertraject te betrekken. Is jouw organisatie klaar voor de overstap naar e-invoicing? Ontdek hoe je e-invoicing succesvol implementeert met de e-invoicing checklist.
Marcel van der Steen (auteur) In mijn werkzame leven heb ik al veel verschillende organisaties mogen helpen bij het digitaliseren van documentintensieve processen op het gebied van procurement to pay, S2P, HR, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen in het alg...
