Hyper automation: automatiseren op 3 niveaus
Hyper automation: automatiseren op 3 niveaus
Als RPA-specialist volg ik de trends en ontwikkelingen rondom automatisering op de voet. Zo zag ik onlangs een interessant interview met Ashish Gupta, specialist hyper automation, analytics en artificial intelligence bij McKinsey. In dit interview laat hij onder meer zijn licht schijnen op ‘hyper automation’.
Wat is hyper automation?
Hyper automation is een term die de laatste tijd steeds vaker opduikt. In principe betekent het niet veel meer dan dat je als organisatie probeert om zoveel mogelijk stappen binnen één proces te automatiseren. In het interview zei Gupta hier een paar interessante dingen over in de context van robotics.
De drie gradaties van automatiseren
In een eerder artikel vertelde ik dat Robotic Process Automation (RPA) niet altijd op zichzelf staat. Wil je zoveel mogelijk stappen in een proces automatiseren (hyper automation)? Dan is er soms een combinatie van oplossingen of technologieën nodig. De visie van Gupta sluit hier op aan. In het interview onderscheidt hij drie niveaus binnen automatisering in de context van robotiseren, namelijk:
1. Robotic Process Automation
Allereerst RPA, ofwel: robotisering met softwarerobots. RPA is een relatief eenvoudige vorm van robotisering, waarbij softwarerobots menselijk gedrag nabootsen. Je zet de robot bijvoorbeeld in voor minder uitdagende, repeterende handelingen die erg tijdrovend zijn. Denk aan het overzetten van informatie van de ene naar de andere applicatie. Een RPA-robot kan dit vele malen sneller dan wij.
Wil je een eenvoudig proces automatiseren, waarbij geen cognitief vermogen nodig is? Dan gaat dat prima met alleen RPA, stelt Gupta. En dat klopt ook. Zo kan een RPA-robot bijvoorbeeld prima informatie van de ene applicatie overzetten naar een andere applicatie. Of research doen op internet en de vergaarde informatie vervolgens in mapjes of in een Excelsheet plaatsen.
2. Artificial Intelligence
Zoals ik al aangaf, volstaat het niet altijd om een proces met alléén RPA te automatiseren. Er zijn immers veel processen waarbij je op enig moment een keuze moet maken. Of je wilt de gegenereerde data beoordelen of analyseren. Een RPA-robot kan dit niet voor je doen, want hij heeft geen cognitief vermogen. Hij voert alléén de stappen uit die je hem opdraagt. Daar wijkt hij nooit van af.
Dus: is er bijvoorbeeld een analyse nodig? Dan kan een medewerker dit doen. Maar je kunt hier ook Artificial Intelligence voor inzetten, als aanvulling op je RPA-robot. Denk aan zelflerende algoritmes zoals Machine Learning of Natural Language Processing. Dit zijn technologieën die op basis van opgedane data beslissingen voor je nemen, of hierop voorsorteren. Naarmate ze langer in gebruik zijn, worden ze ook steeds slimmer: ze ‘leren’ continu bij op basis van de informatie die ze opdoen.
Zo is het mogelijk om RPA en meer complexe robotiseringstechnologieën met elkaar te laten samenwerken. Een RPA-robot kan bijvoorbeeld binnenkomende e-mails voor de klantenservice verzamelen en klaarzetten in mapjes. Waarna een NLP-algoritme de e-mails beoordeelt op basis van specifieke woorden. Het algoritme kent er een waarde aan toe, bijvoorbeeld: ‘tevreden’ of ‘ontevreden.’ Waarna de RPA-robot de e-mails in de juiste mapjes plaatst. Zo heeft de klantenservice de mails van ontevreden klanten sneller in het vizier en kunnen medewerkers deze vlot afhandelen.
3. Orchestration
De derde laag die Gupta onderscheidt is orchestration. Hier gaat het om het robotiseren van zeer complexe processen. De robot moet bijvoorbeeld een groot aantal systemen, applicaties en openbare bronnen raadplegen. Waarbij je ook rekening wilt houden met een beslisstructuur, omdat er verschillende personen betrokken zijn bij het proces.
Voor dit soort complexe processen bieden workflowoplossingen een goede uitkomst. Je richt dan vooraf een workflow voor het proces in. Hierin bepaal je onder meer wie op welk moment, welke stap of actie moet doorlopen: van medewerkers tot robot en algoritme. Zo orkestreert de workflow het complete proces en houd je ook grip op de doorlooptijd hiervan.
Een workflow kan bijvoorbeeld raadzaam zijn voor een customer due diligence, waarbij je een nieuw klant screent. Je ‘orkestreert’ het complete proces dan in een documentmanagementsysteem. Dit is een oplossing voor informatielogistiek: één centrale plek van waaruit het proces wordt uitgevoerd en alle informatie wordt opgeslagen.
Dat werkt zo: een RPA-robot doet de research in openbare bronnen en maakt screenshots. De RPA-robot zet alle vergaarde informatie in het documentmanagementsysteem. Staat alle informatie klaar? Dan zorgt de workflow ervoor dat nu het algoritme aan de slag gaat met het beoordelen van de informatie. Op basis van bepaalde termen of informatie kan hij de klant bijvoorbeeld aanmerken als ‘risicovol’ en de betrokken medewerker advies geven.
Als het algoritme klaar is, krijgt de betrokken medewerker direct een seintje: er staat een actie klaar in het documentmanagementsysteem. In de workflow bepaal je welke actie de medewerker nu moet uitvoeren.
Het voordeel: met een workflow in een documentmanagementsysteem is het mogelijk om deadlines in te stellen, medewerkers automatisch notificaties en reminders te sturen en zo het proces proactief te sturen. Ook wordt alles geborgd in een audit trail: je ziet dus precies wie wat op welk moment heeft gedaan. Plus: alle informatie staat op één centrale plek opgeslagen.
Transformatie naar hyper automation
Ik kan me goed vinden in deze drie gradaties van automatiseren. In de praktijk zie ik immers regelmatig dat organisaties hun RPA-oplossing steeds vaker (willen) aanvullen met andere technologieën, zoals Artificial Intelligence en geavanceerde workflows. Zodat zij zoveel mogelijk stappen in een proces succesvol kunnen automatiseren. Zo wint ‘hyper automation’ steeds meer terrein. Een positieve ontwikkeling, die ik als robotics-enthousiast uiteraard toejuich.
Download het e-book
Benieuwd naar de kansen van Robotic Process Automation voor jouw organisatie? Download het e-book en ontdek de toepassingsmogelijkheden.
Remo Antonis (auteur) Specialist op het gebied van Robotic Process Automation (RPA) en Document Management. Volg Remo op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van robotiseren (RPA).
