Inkoop is nu echt volwassen
Inkoop is nu echt volwassen
Elk jaar selecteert het Inkoperscafé “de mooiste en meest bijzondere columns van het afgelopen jaar” en bundelt deze in een handzame uitgave, Visie op Inkoop.
De 17 bijdragen die dit jaar uitverkoren werden (waarvan maar liefst drie experts van dit platform) belichten stuk voor stuk de ontwikkeling die het inkoopvak doormaakt: van een alleen op prijs en tijd lettende procurement, gevolgd door passieve factuurcontrole, tot een proactieve strategische functie, die (meer)waarde creëert voor de organisatie.
Onder andere Hermes, Koopmans, Winnink en Nieland belichten elk op eigen wijze de professionaliseringsslag die het vakgebied doormaakt. Norbruis, Andela, Bruijn en Gielens wijzen op de noodzaak van permanente scholing en ontwikkeling die deze professionalisering vereist; Nieland en Matthijssen belichten de verantwoordelijkheid die ook de Inkoopfunctie in deze tijden van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen moet nemen.
Visie op Inkoop
Uit de selectie komt de volgende visie op Inkoop naar voren:
Een geoliede, up-to-date strategische inkoopfunctie heeft alle aspecten van P2P ‘in control’:
- Uitgavenbeheer
- Aanbestedingen
- Leverancierselectie
- Contractbeheer
- Bestelproces
- Betaalproces
- E-facturatie
- HRM, training en scholing
Uitgavenbeheer
Inkoop maakt een grondige analyse van alle uitgaven, ‘de spend’. De moderne inkoopfunctie weet precies wie waarvoor – en voor hoeveel – mag tekenen, en heeft zicht op alle uitgaven die buiten de formele inkoop om gebeuren.
Leverancierselectie / Aanbestedingen
Inkoop vergelijkt mogelijke leveranciers niet alleen op prijs, maar ook op kwaliteit, compliance aan wet- en regelgeving ( zowel milieutechnisch als sociaal) en co-ownership, toegevoegde waarde in de keten.
Vroeger was de beschikbare informatie beperkt – tegenwoordig zijn er oceanen aan gegevens, maar daar informatie van maken vraagt om nieuwe competenties. Was men in complexe sourcing-trajecten snel geneigd om de keuze te beperken tot ‘een overzichtelijk aantal’ – tegenwoordig stelt het internet in staat werkelijk ‘globally’ te sourcen.
Contractbeheer
Door slordige contracten en nog slordigere controle van gemaakte afspraken met leveranciers worden jaarlijks nog steeds miljarden euro’s teveel betaald. Meer professionele aandacht voor passende contracten en monitoring van hoe afspraken nagekomen worden, minimaliseert de risico’s en maximaliseert zowel de financiële als operationele performance.
Bestelproces
Lean voorraad- en procurement-processen verminderen de inkoopfoutkansen, helpen de voorraden te optimaliseren en maken kosten transparant. Daardoor ziet Inkoop intern op tijd wat de best presterende cost centers zijn. En welke het slechtst presteren ook, natuurlijk.
Betaalproces
E-invoicing, ‘Just in time’ payments en standaardisatie van processtappen verlagen de verwerkingskosten en verbeteren de cash flow. Geautomatiseerde matching zorgt ervoor dat de medewerkers codering, review en goedkeuring kunnen overslaan.
E-facturatie
De inkomende factuur, gescand of digitaal, wordt direct ‘gematched’ met inkooporders en contractafspraken, en daarna rechtstreeks naar het ERP-systeem overgebracht.
Digitalisering van facturen biedt bovendien veel aangrijpingspunten om de processen te optimaliseren, foutkansen te minimaliseren en de gegevensuitwisseling adequaat te beveiligen. Digitalisering maakt bovendien het gehele proces van bestelling tot betaling transparant en meetbaar.
HRM
De moderne Inkoopfunctie vraagt wel om hoogopgeleide en gemotiveerde medewerkers – een steeds schaarser ‘goed’ waar steeds scherper om geconcurreerd zal worden. Goede mensen werven, selecteren én behouden vereist zorg en optimale kansen voor groei en ontplooiing. Daarbij helpt HRM, maar is ook leiderschap onontbeerlijk. Echte leiders gunnen hun medewerkers autonomie, en de kans om te leren van fouten.
Benchmark
Waar ‘de’ inkoopfunctie evolueert, is natuurlijk niet elke afdeling even ver in de groei naar volwassenheid. Met onderstaand fasemodel kan elke organisatie zich ‘benchmarken’, om te bepalen waar zij staat en wat de nog te nemen stappen zijn. Waar staat u?
Marcel van der Steen (auteur) In mijn werkzame leven heb ik al veel verschillende organisaties mogen helpen bij het digitaliseren van documentintensieve processen op het gebied van procurement to pay, S2P, HR, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen in het alg...
