Inzicht in proces en kosten met analytics
Inzicht in proces en kosten met analytics
Het voordeel waar vaak niet aan wordt gedacht, is de data-analyse die het mogelijk maakt. Analytics geven inzicht in zowel het P2P-proces als in de inkoopuitgaven (spend) van een organisatie. En met deze inzichten kunnen bedrijven hun processen veel beter aansturen en significante kostenbesparingen realiseren.
Een recentelijk gepubliceerd trendrapport en stappenplan over e-invoicing binnen het P2P-proces geven hierbij inzicht en houvast. P2P-automatisering en e-invoicing zorgen voor zeer efficiënte workflows in bedrijven en bieden vele additionele voordelen, zoals het toepassen van analytics. In het trendrapport worden alle trends en ontwikkelingen besproken door een aantal topexperts op het gebied van P2P/e-invoicing. Het tweede is een praktisch stappenplan naar digitaal factureren.
Een belangrijk voordeel dat in de rapporten wordt besproken is het toepassen van analytics binnen het P2P-proces. Aangezien dit als een van de belangrijkste beloften geldt voor bedrijven die de stap naar automatisering van het P2P-proces zetten, heb ik mijn bijdrage geleverd aan een verdiepingsartikel.
Een volledige automatisch Purchase-to-Pay-proces
Ik ben momenteel bezig met de implementatie van een P2P-suite met analytics bij een groothandel. Met de nieuwe inkoopsuite kan de groothandel automatisch inkooporders en facturen verwerken. Bovendien verloopt het inkoopproces voortaan via het systeem. Hiermee is het P2P-proces volledig geautomatiseerd.
Middels een webbased inkoopsysteem krijgen medewerkers toegang tot de webportalen van de leveranciers van de organisatie. Op het moment dat ze een bestelling doen uit een selectie producten waar ze toe geautoriseerd zijn, komt er een aanvraag terecht bij de manager die de aankoop goed- of afkeurt. Vervolgens verstuurt het systeem automatisch de order naar de leverancier. Door het P2P-proces zo in te richten voorkom je maverick buying. Normaliter word je pas met een aankoop geconfronteerd zodra de factuur binnenkomt. Wij vinden dat te laat in het proces. Je wilt vooraf ‘ja’ of ‘nee’ kunnen zeggen.
Facturen worden automatisch gematcht met de inkooporder.
Wanneer de order verwerkt is en de leverancier de factuur stuurt (direct in elektronisch formaat of daarin omgezet) wordt deze factuur automatisch gematcht aan de inkooporder waarna de factuur geboekt en betaald wordt. Met deze procesoptimalisatie neemt het aantal handmatige acties enorm af en krijgt de financiële afdeling de handen vrij voor belangrijkere zaken, zoals het analyseren van de uitgaven of het verder verbeteren van processen.
Zodra de P2P-suite uitgerold is en de organisatie enige tijd via het geoptimaliseerde proces aan het werken is, dan wordt het tijd om met analytics het proces te monitoren. De analytics geven middels zeer heldere visualisaties inzicht in alles wat door het systeem gaat. Managers worden eenvoudig in staat gesteld om het interne proces te analyseren en vervolgens te optimaliseren en te monitoren. De analytics geven integraal inzicht in de inkoopuitgave en inzicht in het P2P-proces.
Inzicht in het proces
Door de inzet van de P2P-suite ben je in staat om meer procesdata inzichtelijk te maken. Analytics laten zien hoe snel facturen door de administratie verwerkt worden en tegen welke issues ze aanlopen; denk bijvoorbeeld aan leveranciers die facturen structureel verkeerd aanleveren of medewerkers die er te lang over doen om facturen goed te keuren. Deze bottlenecks kun je signaleren en vervolgens optimaliseren. Ik adviseer bedrijven die hiermee aan de slag gaan, te gaan sturen op procesverbeteringen. Je wilt toe naar voortdurende verbetering. Dat kan je bereiken door op KPI’s te gaan sturen en het proces te monitoren.
Voorbeelden van KPI’s zijn:
- Het deel van facturen dat automatisch matcht aan inkooporders.
- Het deel van facturen dat je op tijd wilt betalen.
- Het deel van de uitgaven gebaseerd op een order, focus op verminderde maverick buying.
Met analytics kun je sturen op procesverbeteringen.
Door hierop te sturen zul je steeds efficiënter worden – dus tijd besparen – en ook minder fouten maken. Bij grote leveranciers (hoog factuur volume) wil je bijvoorbeeld dat alle facturen automatisch matchen, zodat het proces optimaal is ingericht. Als je weet waar het fout gaat, kun je afspraken maken met leveranciers om te voorkomen dat dit nog eens gebeurt.
Inzicht in kosten
Stuurinformatie over kosten is het tweede unieke voordeel van analytics binnen het P2P-proces. Via een dashboard maken we ook alle spend inzichtelijk. Waar geven we veel aan uit? Welke bedragen? Welke hoeveelheden? Hoeveel is dat in vergelijking met vorige maand? Welke facturen worden te laat betaald en waarom? Je kijkt niet naar één factuur, maar naar een periode en ziet in één oogopslag de opvallendste stijgingen, dalingen of andere afwijkingen.
Doordat de trends in krachtige visualisaties getoond worden, neemt het inzicht toe. Financiële professionals lopen nog wel eens rond met lange lijsten met kostenoverzichten. Deze dashboards tonen veel meer de gemiddelden gedurende een bepaalde periode. Bijvoorbeeld, hoeveel geven we uit aan kantoorartikelen? En waarom bestellen we bij drie verschillende leveranciers terwijl we met één leverancier prijsafspraken hebben? Met dergelijke inzichten kun je echt gericht medewerkers aansturen en het inkoopbeleid slimmer inrichten en benutten.
Analytics geven inzicht met krachtige visualisaties, die ook voor niet-financials makkelijk te begrijpen zijn.
En er bestaat nog een voordeel voor financiële professionals. Voor hen zijn complexe Excel-sheets gesneden koek. Maar niet-financials begrijpen er vaak niets van. Gevolg: de finance afdeling slaagt er onvoldoende in hun boodschap over te brengen en verbeteringen blijven uit. De overzichten die uit het inkoopsysteem komen, zijn met datavisualisatie door iedereen eenvoudig te doorgronden.
Gebruik je lijsten met honderden regels of enorme Excel-bestanden, valt niet zo snel op wat er aan de hand is. Analytics bieden wél een heldere helicopterview over het gehele P2P-proces.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
