Is jouw IT-beheer klaar voor werken op afstand?
Is jouw IT-beheer klaar voor werken op afstand?
Veel organisaties regelen het IT-beheer on premise. Met eigen servers, hardware, software en infrastructuur. Geldt dit ook voor jou? Als medewerkers op afstand werken, zorgt dit voor een aantal belangrijke uitdagingen. Want hoe kun je erop vertrouwen dat bedrijfskritische processen doorgaan, als (vrijwel) iedereen thuiswerkt?
Kijken we naar het kantoorlandschap, dan zien we een duidelijke verschuiving. We werken vaker vanuit huis en op afstand van elkaar. En blijven dat in de toekomst ook doen. Dit betekent dat het belangrijk is om kritisch te kijken naar je IT-beheer. Wat gaat goed, wat kan slimmer – ook met het oog op thuiswerken?
Werkplekbeheer
Een belangrijk onderdeel van IT-beheer is het beheer van de werkplek. Dat reikt van applicaties, mail en desktops tot monitors. Werkten je medewerkers tot nu toe op kantoor, vanaf een vaste werkplek en computer? Dan heeft je IT-afdeling maximaal grip op de prestaties en beveiliging ervan. Dit is anders als medewerkers vanuit huis werken. Je hebt geen zicht meer op de security. Toch wil je het liefst voorkomen dat zij vanaf hun (mogelijk onbeveiligde) privélaptop werkzaamheden oppakken. Dit betekent dus: investeren in bedrijfslaptops (of desktops) met een goede beveiliging. Denk hierbij ook aan noodzakelijke extra hardware zoals monitors en toetsenborden.
Bedrijfsapplicaties
On premise beheer van IT voelt voor veel ondernemers veilig en prettig. Je hebt je servers en apparatuur immers dichtbij. Toch zegt dat niet veel als medewerkers op afstand werken. Neem bedrijfsapplicaties zoals ERP-, SAP en CRM-systemen. Vaak blijkt dat de on premise infrastructuur niet toereikend is op afstand en medewerkers ‘van buitenaf’ niet kunnen inloggen op deze systemen. Dit is funest voor je bedrijfskritische processen. Ga dus na of medewerkers op afstand ook bij de bedrijfsapplicaties kunnen en zo nee, wat ervoor nodig is om de applicaties wél toereikend te maken.
Beveiligde verbinding
Vaak ligt de oplossing (deels) in het aanleggen van een VPN-verbinding. Dit is als het ware een ‘laag’ die je over de (privé)aansluiting van je medewerkers legt. Want over die privéaansluiting, heb je natuurlijk weinig invloed. Je kunt wel een VPN-verbinding bieden. Het voordeel hiervan is dat alle communicatie en informatie beveiligd wordt verzonden, waardoor bedrijfsapplicaties vaak wel bereikbaar worden.
Cloudstrategie
Een andere optie is om de stap te maken naar de cloud. Al je bedrijfsapplicaties en documenten zijn dan overal in te zien voor medewerkers. Natuurlijk zijn er dan ook dingen die je moet overwegen. Ga je bijvoorbeeld voor een standaardoplossing of maatwerk? En welke cloudprovider kies je? Belangrijke punten om over na te denken.
Storingen, upgraden en patches
Bedenk ook wat je plan is bij storingen, als medewerkers op afstand werken. Wat doe je als apparatuur die een medewerker thuis gebruikt niet goed werkt, zoals smartphones, tablets, laptops en extra schermen? Of wat als de server op locatie down is? En ook de IT-specialist vanuit huis werkt? Dan zal hij eerst naar kantoor moeten om de storing op te lossen. Dan kan het gebeuren dat bedrijfskritische processen zo een dag stil komen te staan. Hetzelfde geldt voor updates en upgrades van software. Hier ben je op kantoor al snel uren aan kwijt. Hoe doe je dat op afstand?
IT-beheer uitbesteden
Dit zijn slechts enkele punten waar je tegenaan loopt als medewerkers vanuit huis werken én je het IT-beheer on premise regelt. Veel organisaties kiezen daarom ook wel voor remote IT-beheer door een externe partij. Je plaatst je servers dan in een beveiligd datacenter en je complete IT wordt continu gemonitord, onderhouden en beheerd. Heb je zelf IT-specialisten in dienst? Dan kunnen zij zich bezighouden met meer strategische taken, zoals doorontwikkeling van bedrijfsapplicaties. Terwijl je er zeker van bent dat medewerkers ook op afstand altijd veilig, soepel en prettig kunnen werken.
Ontdek meer tips over digitaliseren
Wil je meer weten over digitaliseren? Lees meer over het wat, waarom en hoe van digitaliseren en ontdek praktische tips in het stappenplan slim document management.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
