KPI’s inkoop en finance: van administreren naar regisseren
KPI’s inkoop en finance: van administreren naar regisseren
Als inkoop- of financemanager wil je toegevoegde waarde leveren aan je organisatie. Zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan operationele taken. Méér sturen op strategisch niveau. Dan is het belangrijk dat je regie hebt over de processen en hier inzicht in hebt. Je wilt weten: ben je ‘bij’, op de goede weg of juist niet? KPI’s geven je dit inzicht. Hoe kun je die KPI’s zo goed mogelijk voor je laten werken, zodat je regisseur wordt van jouw proces? Ik vertel je er graag meer over.
KPI’s stellen je in staat om prestaties te monitoren. Zodat je zo nodig kunt bijsturen, processen slimmer inricht en zo de kwaliteit en resultaten van je organisatie verbetert. Daarmee vertel ik niets nieuws. Tegelijk zie ik in mijn rol als Digital Transformation Expert regelmatig dat het voor veel organisaties een uitdaging is om daadwerkelijk te anticiperen op de vergaarde data. Soms worden KPI’s gemonitord in Excel. Dit is tijdrovend, foutgevoelig en de interpretatie ervan wordt snel subjectief: een ‘gewenste rapportage’ ligt (geheel onbedoeld) op de loer
Grip dankzij transparantie
Download E-book ‘Source to Pay’
Jammer, want als inkoop- of financemanager wil je transparantie. Sturen op kloppende cijfers: op feiten. Alleen dan houd je grip. Daarbij is het belangrijk dat iedereen áltijd over hetzelfde praat. Dat lijkt evident, toch gebeurt het lang niet altijd. Neem de marge. Stel dat een collega in een rapportage meldt dat ‘de marge’ is gestegen. Dan is de vraag: gaat het hier om de bruto- of nettomarge? De brutomarge kan zijn gestegen. Maar als óók de belasting is gestegen en je kijkt naar de nettomarge, dan is ‘de marge’ ineens gedaald. Dit kan voor verwarring en misinterpretatie van de resultaten zorgen.
Objectief sturen
Hoe ga je hiermee om? Tegenwoordig bestaan er slimme (cloud)oplossingen en analytics-tools om beter én objectiever te sturen op KPI’s. Omdat je de KPI’s én de terminologie vooraf in een systeem definieert, borg je dat iedereen altijd over hetzelfde praat. Plus: het systeem toont alle prestaties door de tijd heen. Hierdoor is een (onbewust) gewenste of selectieve rapportage uitgesloten.
Met analytics op je KPI’s zie je in één oogopslag wat er gebeurt in je proces, waar dit gebeurt en wanneer. Kortom: wat gaat goed, wat zijn knelpunten? Vervolgens kun je de oorzaak achterhalen. Om tot slot het proces zo nodig te optimaliseren. Wellicht kom je tot de ontdekking dat er in een bepaald proces veel handmatig werk plaatsvindt, dat je ook eenvoudig kunt automatiseren. Zo ga je van administreren naar regisseren.
KPI’s monitoren
Analyticstools van gerenommeerde spelers (bijvoorbeeld Basware) beschikken over verschillende standaard dashboards, waarin je de voor jou relevante KPI’s eenvoudig monitort. Zo gewenst op rol of functie. Denk bijvoorbeeld aan:
- Percentage e-facturen
Deze KPI geeft aan hoeveel e-facturen je ontvangt. Dit is nuttig omdat e-facturen eenvoudiger te verwerken zijn. Handmatige handelingen door de crediteurenadministratie zijn minder vaak nodig, waardoor je de verwerkingstijden verkort. Dit inzicht stelt je in staat om keuzes te maken in leveranciers of met leveranciers in gesprek te gaan die geen e-facturen aanleveren. - First time match rate
Ontdek hoeveel facturen in één keer worden goedgekeurd door je systeem, dankzij automatische matching met een order of betaalplan. Hoe hoger de match rate, hoe efficiënter de factuurverwerking en hoe kortere doorlooptijden. Dat is een voordeel: de crediteurenadministratie hoeft minder te administreren en alléén nog te kijken naar de uitzonderingen. Dat scheelt tijd en kosten. - Paid on time
Deze KPI toont het percentage facturen dat je organisatie op tijd betaalt. Dit is een belangrijke indicator van hoe tevreden je leveranciers zijn, want op tijd betaald worden is voor hen topprioriteit. Betaal je niet op tijd, dan kun je analyseren hoe dit komt. Misschien is dit een bewuste keuze. Zo niet, dan kun je onderzoeken hoe je dit kunt verbeteren. Zodat je mogelijk mooie betaalkortingen kunt overeenkomen met je leveranciers. - Cash forecast
De afdeling accounting en CFO willen weten: hoeveel geld komt er binnen en wanneer? En: wanneer moet er wat worden betaald? Met deze KPI monitor je dit en ontdek je eventuele pieken. Dan kun je onderzoeken: hoe komt dit? Waarom zit die piek daar? Is dit een (te) grote aanslag op de cashflow of het werkkapitaal? En zo ja, hoe komen we dan tot een meer voorspelbaar proces? - Supplier spend
De afdeling inkoop wil weten: wat kopen we in, bij wie en wat is ons uitgavenpatroon? Hierbij wil je het liefst zoveel mogelijk inkopen bij zo weinig mogelijk leveranciers. Dat zorgt voor een efficiënter proces, schaalvoordeel, betere leveranciersrelaties en mogelijk interessante kortingen en betere levertijden. Deze KPI geeft inzicht in je spend per leverancier en stelt je in staat om hier zo nodig op te sturen.
Aan de juiste knoppen draaien
Dit zijn uiteraard slechts enkele voorbeelden. In een analytics-tool zijn de mogelijkheden om KPI’s te monitoren onbegrensd. Uiteindelijk gaat het erom dat je de juiste KPI’s afspreekt en vervolgens inzicht gaat creëren: wat is het effect als ik linksom of rechtsom aan de knoppen draai? Welk effect heeft dit op het werkkapitaal, de cashflow en kwaliteit van mijn organisatie? De kunst is om hier de juiste balans in te vinden. En om je processen zó te optimaliseren, dat je meer toegevoegde waarde levert aan je organisatie.
Praktijkvoorbeeld: betaalgedrag
In de praktijk zie ik dat een analyticstool organisaties echt eyeopeners biedt. Zo sprak ik eens een financieel directeur. Hij was in de veronderstelling dat zij de leveranciers altijd op tijd betaalden. Analytics lieten echter iets anders zien. Waar de financieel directeur dacht dat er in 30 dagen werd betaald, bleek die termijn in de praktijk 60 dagen. Dankzij dit inzicht zijn ze verder gaan kijken. Wat bleek: hoewel het proces deels al was gedigitaliseerd, vond er toch nog veel handmatig werk plaats. Iets wat de organisatie vervolgens gericht kon aanpakken. Het resultaat: snellere doorlooptijden en regie over een nóg efficiënter proces.
Geen onjuiste aannames meer
Een ander voordeel is dat aannames verleden tijd zijn. Voorbeeld: uit de resultaten kan blijken dat een bepaalde medewerker op één dag veel minder facturen verwerkt dan zijn collega’s. Dan is een aanname zo gedaan: hij zal wel langzamer zijn. Maar dat hoeft helemaal niet. Misschien heeft de bewuste collega veel complexere facturen dan de anderen. En ook dát zie je in de analyticstool. Dit stelt je in staat om het gesprek met je medewerker aan te gaan óf om de workload anders te verdelen. Je kunt ook het gesprek aangaan met de leveranciers die de facturen zo complex aanleveren. Zodat de verwerking efficiënter verloopt, jij hierop kosten bespaart, ook de leverancier profiteert en je wellicht interessante kortingen kunt overeenkomen.
Continuous improvement
Het mooiste van KPI-gestuurd werken en het gebruik van analytics, is dat je tot tal van inzichten komt om je proces te optimaliseren. Een continuous improvement-programma ligt zo binnen handbereik. Hoe kun je meer doen met minder? Waar in het proces knelt het? Hoe komt dit? En hoe kun je dit veranderen? De inzichten stellen je in staat om aan de juiste knoppen te draaien. Mijn tip: pak elke maand de dashboards er eens bij en kijk hoe het ervoor staat, eventueel samen met je softwarepartner. Dan ontdek je wat er gebeurt en heb je vroegtijdig zicht op de kansen. Het resultaat: meer grip op je processen, waarvan jíj de regisseur bent.
Ontdek de kansen van Source to Pay in het e-book
Wil je meer informatie over Source to Pay? En ben je benieuwd naar de meerwaarde voor jouw organisatie? Download het e-book en ontdek hoe je Source to Pay succesvol in de praktijk brengt.
Marcel van der Steen (auteur) In mijn werkzame leven heb ik al veel verschillende organisaties mogen helpen bij het digitaliseren van documentintensieve processen op het gebied van procurement to pay, S2P, HR, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen in het alg...
