Paperless of less paper?
Paperless of less paper?
In het dagelijkse werk komen we tijdrovende, inefficiënte papieren processen tegen, zoals het uitprinten, ondertekenen , scannen en per e-mail versturen van een offerte. Of het bijhouden van papieren archieven waar nooit meer een medewerker naar kijkt, omdat het toch al (deels) digitaal is opgeslagen. Paperless werken helpt bedrijven om processen en activiteiten efficiënter en effectiever in te richten en uit te voeren. Processen worden een stuk minder foutgevoelig, de administratieve last neemt af en als bonus stijgt de productiviteit van de medewerker. De meeste bedrijven geven duidelijk de voorkeur aan focus op de core-business in plaats van het pleasen van de eeuwige papierwinkel.
Door paperless werken als digitale oplossing toe te passen, wordt informatie altijd en overal, 
op ieder geautoriseerd device beschikbaar – waar en wanneer je het maar nodig hebt. Een belangrijk onderscheid vergeleken met traditionele “normale” systemen is de vorm van het invoeren en opslaan van gegevens. Je wilt niet dat gebruikers extra tijd kwijt zijn aan het veelvuldig op verschillende manieren opzoeken van documenten, spreadsheets en data. De paperless office zorgt ervoor dat deze gegevens binnen handbereik zijn en binnen enkele handelingen zijn op te roepen.
De eerste stap naar papierloos werken is de multifunctionele printer, die de functionaliteit van een printer, kopieermachine, fax en scanner combineert. De printer kan de volledige informatiestroom ondersteunen – zo verdwijnt de noodzaak van het aanschaffen, onderhouden, bedienen en beheren van meerdere verschillende apparaten. De geïntegreerde functionaliteit zorgt ervoor dat er maar één ‘loket’ is waar papieren informatie de bedrijfssystemen in en uit gaat. Het printerpark kan centraal worden beheerd, waardoor er veel meer controle en overzicht ontstaat. Deze stap leidt hierdoor direct tot een significante kostenbesparing en efficiëntere verwerking en beheer van informatie binnen het bedrijf.
Hoewel veel bedrijven al grote stappen maken, –is volledig paperless werken momenteel nog een utopie. Voorlopig zal het niet lukken om volledig zonder papier een bedrijf te runnen, maar je kunt wel met less paper gaan werken door het gebruik van papier zoveel mogelijk te vervangen door slimme digitale oplossingen. Het werkt niet alleen kostenbesparend vanaf de eerste stap, maar je werkt ook nog eens efficiënter en duurzamer.
Zet de eerste stap naar less paper en leg de focus weer op wat echt belangrijk is: jouw core business.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
