Printless Tuesday: Zes tips voor een print-less organisatie
Printless Tuesday: Zes tips voor een print-less organisatie
De laatste jaren ondernam de Rijksuniversiteit Groningen in het kader van een integraal duurzaamheidsbeleid allerlei stappen om de campus duurzamer te maken. Ik heb hierbij de rol van integraal duurzaamheidsmanager. Onze doelstellingen staan in het teken van People, Planet en Performance, waarbij een visie en missie document leidend is.
Daarnaast hebben wij een Green Office opgericht, waarin een aantal studenten actief zijn. Zij voeren allerlei activiteiten uit rond duurzaamheid. Denk aan lezingen, kledingruilevents, inzameling van e-waste en het uitvoeren van onderzoeken. Zij spelen een hele belangrijke rol in de zichtbaarheid en het aanjagen van ons duurzaamheidsbeleid.
Duurzaam inkopen
Vanuit mijn rol als projectmanager ben ik onder meer betrokken bij aanbestedingen van producten en diensten die bijdragen aan onze ambitie om zo duurzaam mogelijk te werken. Hier hoort duurzaam inkopen ook bij. Over dit thema voerde ik veel overleg met zowel de afdeling inkoop als het universiteitsbestuur. Al deze gesprekken leidden tot een Roadmap, waarbij het uiteindelijk doel werd om 100 procent duurzaam in te kopen. Een ambitieuze doelstelling, waarbij we op alle fronten moeten samenwerken om die te behalen.
Een andere balans
Wij hebben na veel overleg afgesproken dat het uitgangspunt bij inkoop niet is om het beste voor de laagste prijs in te kopen. Een uitgangspunt dat we jarenlang hebben gehanteerd. In plaats daarvan spraken we de ambitie uit dat we uitgaan van zowel het beste als het duurzaamste. En dat vervolgens voor de laagste prijs. Dat levert een geheel andere manier van uitvragen op.
Bij de aanbesteding voor de printers stelden we een pakket van eisen op, waarin elementen zaten die een duurzaam printbeleid mogelijk maken. Denk aan duurzaam papier, standaard dubbelzijdig printen en minder fysieke printers. Tenslotte vonden we het ook belangrijk dat we zaken gingen doen met een bedrijf waar maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog in het vaandel staat. Op basis van al deze wensen werd een aanbesteding uitgeschreven en kwamen we bij Ricoh uit.
Resultaten
Inmiddels zijn we een half jaar verder. En we mogen zeggen dat duurzaam printen een succes is. Ook kunnen we printopdrachten nu pas uitprinten als de gebruiker bij de printer staat en zich identificeert met een chipkaart of pincode. Het is echt opvallend hoe vaak het voorkomt dat mensen een printopdracht geven om vervolgens de prints níet op te halen. Daarmee besparen we enorm veel papier.
De hele ambitie om papierloos te werken en duurzaam te printen levert ons enorm veel op. We besparen energie, water en tot onze verrassing ook geld. Van te voren was bij veel medewerkers de gedachte dat duurzame producten duurder zijn. Dat is dus absoluut niet het geval, in tegendeel. Dat bewijs zien we in de praktijk. Duurzaam printen levert echt veel op. Bij de RUG waren wij verrast, want wij bespaarden niet alleen op energie, water en papier, maar ook op kosten.
Onderstaande infographic geeft de besparingen weer:
In het kader van Printless Tuesday geef ik graag andere organisaties een aantal tips om te starten met een duurzaam printbeleid:
Tip 1: Weet wat je hebt
Maak inzichtelijk hoeveel machines er in de organisatie staan voor hoeveel medewerkers en in ons geval ook studenten. Bekijk welke loopafstanden mogelijk zijn, ook in het kader van meer bewegen op het werk. Dat levert de eerste besparing op.
Tip 2: Stel duurzame eisen
Bevraag leveranciers in de aanbesteding naar duurzaamheid van hun producten en van mogelijkheden om duurzaamheid in de eigen organisatie een stap verder te brengen. Stel eisen aan het MVO-gehalte van de leverancier.
Tip 3: Stel de printers duurzaam in
Dubbelzijdig afdrukken klinkt misschien als een open deur, maar veel organisaties hebben dit nog niet ingesteld. Terwijl het heel veel papier scheelt.
Tip 4: Stel de software duurzaam in
Dat geldt niet alleen voor de instellingen van de printer. In ons geval hebben studenten een programma geschreven waarmee wij met een duurzamer lettertype kunnen printen. Ook ontwikkelden de studenten het programma zodanig, dat headings van e-mails niet standaard mee worden uitgeprint. Dergelijke opties zijn ook in standaard oplossingen beschikbaar.
Tip 5: Zoek een leverancier die meer doet
Dienstverlening gaat verder dan het afleveren van het product. Daar begint pas de samenwerking. Wij trekken samen op en we leren van elkaar. We krijgen inzicht in onze duurzame prestaties en deze concrete resultaten helpen weer bij de bewustwording van het printbeleid. Zo hebben wij de mogelijkheid om weer een volgend duurzaamheidsniveau na te streven.
Tip 6: Communiceer!
Een duurzaam printbeleid is voor ons een onderdeel van een integraal duurzaam beleid. Het is één van de middelen die wij inzetten en al onze medewerkers komen ermee in aanraking. We geven onze medewerkers feedback op ons beleid door middel van elektronische schermen waar we ons energieverbruik en – besparingen op weergeven. Daarnaast voeren we maatregelen in om afval beter te scheiden. Zo hebben we inmiddels 28 afvalstromen in kaart gebracht. De prullenbakken bij de bureaus zijn verdwenen en vervangen door centrale containers. Dat betekent dat wij ons afval beter kunnen beheren. Maar het betekent ook dat medewerkers zich bewust worden van wat ze weggooien.
Het is vanwege de communicatiekracht naar medewerkers waarom ik Printless Tuesday zo’n goed idee vind. Het is een middel om medewerkers bewust te maken van hun actie. Doe dus mee. Het levert meer op dan u denkt!
Lees hier alles over duurzaamheid binnen de Rijksuniversiteit Groningen.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
