Process discovery tooling: ontdek kansrijke processen voor RPA
Process discovery tooling: ontdek kansrijke processen voor RPA
Wil je als organisatie starten met robotisering op basis van Robotic Process Automation? Bijvoorbeeld omdat je tijd of kosten wilt besparen? Dan is het zaak om te weten op welke processen het gewenste voordeel valt te behalen. Hoe pak je dat aan? In dit artikel vertel ik je meer over ‘Process Discovery Tooling’.
In een eerder artikel beschreef ik al het belang van een zorgvuldige procesanalyse. Kies je voor robotisering met RPA (softwarerobots), dan is dit één van de eerste stappen die je zet. In zo’n analyse breng je de processen in je organisatie in kaart. Welke processen zijn er? Welke programma’s of applicaties gebruik je binnen deze processen? En: hoe worden die gebruikt? Dit laat zien welke processen geschikt zijn om te robotiseren. Dit zijn vaak de processen met veel handmatige, repetitieve handelingen. Denk aan administratief werk waarbij je informatie van de ene applicatie naar de andere overzet.
Procesanalyse: handmatig of via tool?
Zo’n procesanalyse voor robotisering gebeurt vaak (ironisch genoeg) nog handmatig. Dat is erg tijdrovend én foutgevoelig. Want je doet al snel aannames en die hoeven lang niet altijd te kloppen. Terwijl er ook handige tools bestaan die de analyse voor je kunnen uitvoeren. Dit zijn de zogenoemde process discovery tools. Dit is een module die tegenwoordig vaak standaard aangeboden wordt door de leverancier van je RPA-softwareoplossing.
Wat is een process discovery tool?
Een process discovery tool is een programma dat je op de desktop van een medewerker installeert. De module houdt het (klik)gedrag bij. Welke applicaties opent de medewerker? Op welke menu’s en buttons klikt hij? Welke stappen doorloopt de medewerker binnen het proces? Hoelang duurt het om elke afzonderlijke stap te doorlopen? Welke stappen komen keer op keer terug en zijn dus repeterend van aard? En hoeveel tijd kost het de medewerker om het complete proces te doorlopen?
Voorbeeld: werken in applicaties
Iemand die bijvoorbeeld orders verwerkt opent hiervoor specifieke applicaties. Diegene haalt informatie uit de applicatie en doet daar wat mee. De process discovery tool registreert al die handelingen. Uit de big data analyseert de tool vervolgens (bijvoorbeeld) welke handelingen elke keer op dezelfde manier verricht worden. De tool pikt patronen op en toont deze in een overzicht.
Overzicht, analyse en voorstel
Kortom: de tool monitort het proces stap voor stap. En biedt vervolgens een totaaloverzicht hiervan. De tool geeft hierbij tegelijk een advies over welke processen je op basis van de data het best kan robotiseren. Waar vinden de meeste repetitieve handelingen plaats? Op welke momenten verliest een medewerker veel tijd? Zijn er stappen in een proces die slimmer (of misschien zelfs geschrapt) kunnen? Zo kan een process discovery tool een groot deel van het selectieproces uit handen nemen.
Hoe zit het met privacy?
Een logische vraag die ik vaak hoor is hoe het zit met de privacy van medewerkers. Vanuit de process discovery tooling is nooit te herleiden welke medewerker op welk moment wat heeft gedaan. De tool is puur bedoeld om patronen te ontdekken in processen, niet om actief te sturen op prestaties van medewerkers.
Bespaar tijd, óók op de procesanalyse
Zelf die patronen vinden én herkennen kan lastig zijn. Het kost veel tijd en bovendien liggen aannames op de loer. Met een process discovery tool houdt de software het bij. Hierdoor kan je keuzes maken op basis van data en feiten. Dus, start je met RPA? Geef process discovery tooling dan zeker een kans en laat de module eens een paar weken draaien. Dan kan je succesvol starten met RPA, op een (routinematig) proces waarop het voordeel te halen valt dat je zoekt.
Download het e-book
Benieuwd naar de kansen van Robotic Process Automation voor jouw organisatie? Download het e-book en ontdek de toepassingsmogelijkheden.
Remo Antonis (auteur) Specialist op het gebied van Robotic Process Automation (RPA) en Document Management. Volg Remo op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van robotiseren (RPA).
