Robotiseren bij GGNet
Robotiseren bij GGNet
Handmatige handelingen: in elke organisatie komen ze voor. Dit kost veel tijd, terwijl er vaak oplossingen bestaan om dit efficiënter te doen. Sommige handmatige handelingen kun je bijvoorbeeld vrij eenvoudig robotiseren. Dit is ook bij GGNet gelukt. Rob van Hagen, manager informatiemanagement bij GGNet, vertelt hoe robotisering ervoor zorgde dat GGNet veel tijd bespaarde. Én een boost kreeg in medewerkerstevredenheid.
GGNet is specialist voor mensen met een psychiatrische aandoening én voor hun naasten. De organisatie ondersteunt, begeleidt en behandelt jaarlijks zo’n 16.000 cliënten in Noord- en Oost-Gelderland. GGNet telt 2.100 medewerkers en 200 vrijwilligers. Samen begeleiden en behandelen zij cliënten die kampen met bijvoorbeeld depressie, angst- en paniekklachten, trauma’s, eetstoornissen of persoonlijkheidsstoornissen.
Dienstverlening richting klanten verbeteren
Lees de klantcase
Om cliënten nóg beter van dienst te zijn, zocht GGNet naar een oplossing om handmatige processen efficiënter in te richten. Te beginnen bij het samenstellen van cliëntdossiers. Rob van Hagen legt uit hoe dit proces in zijn werk gaat: “Als een cliënt zijn of haar eigen dossier opvraagt, controleren we eerst of de cliënt daadwerkelijk in ons elektronisch cliëntendossier staat. Is de cliënt echt bij ons in behandeling? Dan begint onze zoektocht naar alle documenten van elke afspraak.”
Tijdrovend proces
Rob vervolgt: “Gemiddeld bevat een cliëntdossier 60 documenten, met uitschieters naar 130 documenten. Na het verzamelen van de documenten, filteren we alle informatie eruit die niet direct met de cliënt te maken heeft. De gefilterde documenten verwerken we tot pdf’s in een zipbestand, dat we mailen naar de cliënt. Dit proces kost veel tijd, vooral het opzoeken van de documenten. We zijn al snel 5 tot 8 uur bezig met één cliëntdossier.”
De komst van RPA
Rob: “Al snel vonden we een geschikte RPA-leverancier. Deze leverancier werkt met RPA-software met een helder licentiemodel. Ook is het bouwen van een robot via de software relatief makkelijk zelf te leren.” De RPA-leverancier heeft ons snel en soepel geleerd om met deze software zélf een robot te bouwen en configureren. Omdat we zelf onze processen het beste kennen, is het prettig om ook zelf de robot hierop te bouwen. We brengen het proces stap voor stap in kaart en ‘vertellen’ de robot exact wat hij moet doen.”
Virtuele medewerker
Nu verzamelt de robot alle documenten. Rob: “De robot controleert zelfs of de desbetreffende cliënt daadwerkelijk in behandeling is (geweest) bij GGNet. Een geautoriseerde medewerker kan per cliëntdossier kiezen om alle documenten te verzamelen of alleen de recentste documenten. Dan zet de robot de gekozen documenten in een zipbestand, dat hij mailt naar de desbetreffende medewerker. Rob is tevreden over de oplossing. “De robot logt alles wat hij doet, dus hij waarborgt de informatieveiligheid. We beschouwen de robot als onze virtuele medewerker.”
Snelheid en tevredenheid
Robotisering levert GGNet veel op, vertelt Rob. “Nu doen we nog maar 5 minuten over het verzamelen van documenten voor één cliëntdossier. Alleen de niet-cliënt-gerelateerde informatie moeten we zelf nog uit de documenten te filteren. De robot neemt het meest tijdrovende en repetitieve werk over, waardoor de medewerkerstevredenheid stijgt.” Rob ziet dit ook terug in de enthousiaste teams. “Nu werkt er maar één team met de robot, maar binnenkort komen er vijf bij. Ze kunnen haast niet wachten.”
Toekomst
Ook heeft GGNet toekomstplannen om meer processen te automatiseren. “Met behulp van robotisering willen we bijvoorbeeld toekomstige cliënten op de hoogte houden tijdens hun wachttijd. Om zo de cliënttevredenheid te verhogen en meer waarde toe te voegen.”
Lees meer inzichten in het e-book
Benieuwd naar meer tips en adviezen om robotisering succesvol in de praktijk te brengen? Download het e-book en ontdek de toepassingsmogelijkheden.
Remo Antonis (auteur) Specialist op het gebied van Robotic Process Automation (RPA) en Document Management. Volg Remo op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van robotiseren (RPA).
