Robotiseren en beheer: hoe houd je de controle?
Robotiseren en beheer: hoe houd je de controle?
Als je kiest om te gaan robotiseren, start je niet met tientallen softwarerobots tegelijk. Je begint eerst met één exemplaar, waarna je geleidelijk uitbouwt. Het ‘robotbestand’ is dan nog overzichtelijk. Maar hoe veranker je de ontwikkeling en het beheer van robots in je organisatie, als het aantal groeit naar misschien wel honderden?
Wat betreft het beheer van robots zijn er verschillende opties. Zo is het allereerst mogelijk om te kiezen voor centraal of decentraal beheer. Om de juiste keuze hiervoor te maken, is het belangrijk om al in een vroeg stadium de langetermijnplanning voor ogen te hebben. Blijft het bij slechts één of enkele robots, of zijn er plannen voor uitbreiding?
Decentraal beheer
In de beginfase kan het een logische keuze zijn om de softwarerobots decentraal te beheren. Dit gebeurt dan veelal vanaf een eigen desktop. Met slechts één of meerdere robots houd je dan prima het overzicht. Worden het er (veel) meer? Dan kan dit overzicht met decentraal beheer wellicht onoverzichtelijk worden.
Sommige organisaties kiezen bij groei juist bewust voor decentraal beheer. Bijvoorbeeld als er veel business units zijn. Grootzakelijke organisaties – waar soms wel honderden softwarerobots operationeel zijn, verspreid over tientallen afdelingen – kan centraal beheer juist ondoenlijk zijn. Decentrale servers bieden dan uitkomst.
Centraal beheer
Veel organisaties kiezen bij groei van het ‘robotbestand’ voor centraal beheer.Er wordt dan een centrale server ingericht, waarop alle robots worden beheerd. Via een centraal management console zijn alle robots continu inzichtelijk en te volgen. Welke robots zijn er in bedrijf? Wat doen ze precies en voor welke applicaties, systemen of processen worden ze ingezet? Deze informatie kun je inzien op een overzichtelijk dashboard.
Technisch en functioneel beheer
Bedenk ook wie welk soort beheer gaat verzorgen. Welke collega’s zijn verantwoordelijk voor het technisch beheer, en welke collega’s voor functioneel beheer? In eerste instantie kan het wellicht logisch lijken om zowel het technisch als functioneel beheer bij de IT-afdeling neer te leggen. De praktijk leert dat het slim is om hierin een duidelijke splitsing te maken:
- De IT-afdeling kan zich doorgaans het beste toeleggen op het technisch beheer. Valt er dan een proces of r
- obot stil, of is er een storing? Dan kunnen de collega’s van IT dit snel en vakkundig oplossen. Zij weten alles van de robottechniek, servers en infrastructuur.
- Het functioneel beheer kan verzorgd worden door collega’s uit de business zelf. Zij kennen de processen als geen ander en weten exact welke werkzaamheden zich goed lenen voor robotisering. Ook kunnen zij zich het beste indenken in wat een robot zou moeten doen om dat proces perfect te laten verlopen. Ofwel: welke stappen moet de robot precies nemen om het menselijk gedrag na te bootsen? Een IT-collega is hier niet altijd van op de hoogte en kan zich daarom beter toeleggen op de techniek.
Centre of Excellence
In grootzakelijke organisaties waar robotisering inmiddels ingebed is, is de business vaak zelf verantwoordelijk voor de robotisering op hun eigen afdeling. In een zogenaamd Centre of Excellence worden dan centraal een aantal technische taken belegd. Hier staan IT- en robot-experts paraat voor technische ondersteuning en hulp van de business.
Met zo’n Centre of Excellence kan je de robottechnologie – zeker bij sterke groei van het aantal robots – maximaal voor je laten werken.
Maak robotisering breed inzetbaar
Kortom: wil je robotisering tot een succes maken? Begin klein, maar bedenk ook goed hoe je deze nieuwe technologie breed inzetbaar maakt in je organisatie. Een goed begin is het halve werk!
Remo Antonis (auteur) Specialist op het gebied van Robotic Process Automation (RPA) en Document Management. Volg Remo op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van robotiseren (RPA).
