Standaard P2P software past in elk bedrijf
Standaard P2P software past in elk bedrijf
Nog niet zo heel lang geleden startte elke implementatie van een nieuw P2P (Purchase-to-Pay) software systeem nog met een uitgebreide ontwerpfase. De consultant kwam voor het eerst bij de klant na gunning van de opdracht. Eerste stap was om met de klant aan tafel te gaan en samen te bepalen welke functionaliteiten er in moeten zitten. We begonnen zogezegd met een leeg A4-tje en de klant mocht het zeggen. Het ging alleen om wat een organisatie nodig heeft en verwacht van een dergelijk systeem. Elke klant was uniek en dus ook hun processen. Het leren van vorige implementaties bij andere organisaties lieten we achterwege.
Standaardisatie
Maar met de introductie van standaard ERP-software vanaf de jaren 80, met een hoogtepunt in de jaren 90 (toen standaard ERP software bereikbaar werd voor middelgrote organisatie en er (ver)nieuwe(nde) versies van o.a. SAP, Baan en Exact beschikaar kwamen), was al wel duidelijk dat de processen rondom productie, logistiek en financiën helemaal niet zo uniek zijn. Wat een bedrijf uniek maakt, zijn de mensen en de producten/diensten die worden gemaakt/uitgevoerd.
In de jaren die volgden in het nieuwe millennium werd de inzet van die standaard ERP-software ook steeds vaker op basis van een standaard ontwerp geïmplementeerd. Dit zorgde voor steeds verdergaande automatisering en standaardisering van de bedrijfsprocessen.
Best practice aanpak
Ook in de wereld van purchase-to-pay zijn we ondertussen meegegaan in die aanpak. We leren van vorige implementaties en gebruiken die “lessons learned” in onze “best practices” zodat niet elke keer het wiel opnieuw hoeft worden uitgevonden. En die best practices hebben geleid tot een template voor o.a. het proces van (digitale) factuurverwerking.
Maar kun je dit zo toepassen bij elk bedrijf? Ja, maar…dat moet natuurlijk wel worden getoetst. De template is namelijk niet in cement gegoten. We doen altijd eerst een fit-analyse om te bepalen in hoeverre de standaard daadwerkelijk past. Daaruit volgt dan duidelijkheid over een eventueel gat tussen de werkelijkheid en de standaard oplossing.
In de praktijk past 80% prima en de overige 20% wordt overlegd en bepalen we samen wat de impact is om het wel (of niet) mee te nemen in het project.
Drie ontwikkelingen
Met de best practice aanpak zijn we al in staat sneller tot een oplossing te komen. Nu gaan we weer een stap verder dankzij 3 ontwikkelingen die elkaar zullen versterken.
1. Verandering is de enige constante
Dat is een uitspraak van de Griekse filosoof Heraclitus. En die constante verandering is nog altijd actueel. Veranderingen zullen onverminderd doorgaan. Maar hoe krijg je verandering ook geaccepteerd door medewerkers? Dankzij de inzet van verandermanagement bij klanten zien wij een versnelling van die acceptatie. In een verandermanagement-traject worden alle belanghebbenden door communicatie en training op een voor hen relevante manier meegenomen in de verandering.
Vooraf worden doelen en strategie bepaald. Tussentijds wordt de effectiviteit gemeten en wordt het traject eventueel bijgesteld.
2. Het proces aanpassen
Onlangs besprak ik met een klant onze best practice aanpak. “Ja”, zei de CFO, “goed verhaal, maar eigenlijk wil ik nog een stap verder gaan. Ik wil 100% jullie standaard inzetten. En als dat niet kan dan passen we de processen daar op aan.”
3. Cloud
Steeds meer organisaties willen het (technisch) applicatiebeheer uitbesteden als ze kiezen voor een nieuwe oplossing voor het P2P-proces. Met een cloud oplossing is dit mogelijk, omdat je met een SaaS-platform altijd over de laatste versie van de software beschikt, je betaalt wat je daadwerkelijk gebruikt en de software altijd en overal te gebruiken is via een webbrowser.
In onderstaande figuur zie je het verschil tussen een traditionele implementatie versus een SaaS implementatie.
Traditionele implementatie versus een SaaS implementatie
Continue verbetering
Kenmerkend voor huidige implementaties is dat de implementatie korter en minder rijk aan specifieke functionaliteit is en de daaropvolgende fase gericht is op continue verbetering met als doel het behalen van business KPI’s bij de klant. En zo veranderen wij van een Turn Key Solution provider (leveren van een systeem op basis van technische en functionele specificaties) naar een business process improvement partner (continue verbetering tegen business KPI’s).
Bent u klaar voor continue verbetering?
Marcel van der Steen (auteur) In mijn werkzame leven heb ik al veel verschillende organisaties mogen helpen bij het digitaliseren van documentintensieve processen op het gebied van procurement to pay, S2P, HR, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen in het alg...
