Succesvol aan de slag met RPA
Succesvol aan de slag met RPA
De robotrevolutie is in volle gang. Naast hardwarerobots, ontdekken steeds meer organisaties nu ook de kracht van softwarerobots. Deze ‘virtuele medewerkers’ zijn in staat om ons grote hoeveelheden repeterende werkzaamheden uit handen te nemen. De kansen zijn groot, maar hoe breng je softwarerobotisering succesvol in de praktijk?
De onderliggende technologie die voor software robots wordt gebruikt is ‘Robotic Process Automation’ (RPA). Een toegankelijke technologie als het om robotisering gaat, en vrijwel iedereen kan er – na een training – mee omgaan. Zo worden in veel organisaties robots gebouwd door medewerkers uit de business. Wil je van Robotic Process Automation een waar succes maken, dan zijn er uiteraard wel een aantal punten om op te letten. Ik licht de belangrijkste aandachtspunten toe.
1. Procesanalyse
Breng eerst alle processen in je organisatie in kaart door middel van een uitgebreide analyse. Welke processen zijn er? Hoe verlopen deze processen? En welke programma’s of applicaties zijn er betrokken bij het proces? Zet alles op een rij. Dit geeft je inzicht in welke processen geschikt zijn om te robotiseren via RPA. Dit zijn doorgaans de processen met veel handmatige, repetitieve handelingen.
Zo’n procesanalyse laat ook zien of het loont om een proces volledig te robotiseren, of dat het misschien efficiënter is om slechts een gedeelte door een softwarerobot uit te laten voeren. 
2. Businesscase opstellen
Zijn alle processen helder en inzichtelijk, dan kun je het doel bepalen dat je beoogt met robotisering. Zo is het mogelijk om kosten te besparen, een proces te optimaliseren of de klantvriendelijkheid te verbeteren. Omschrijf je doel en breng alle stappen in kaart in een businesscase.
3. Procesbeschrijving maken
Je hebt je doel helder én er ligt een businesscase klaar. Neem nu de tijd om een uitgebreide procesomschrijving op papier te zetten. Een robot bootst namelijk alle handelingen na die een menselijke collega ook zou uitvoeren. Het is belangrijk om deze handelingen stap voor stap te beschrijven, zodat de robot straks exact weet wat hem te doen staat. Dat gaat van ‘applicatie opstarten’ tot ‘applicatie afsluiten’.
4. Testomgeving inrichten
Direct een softwarerobot bouwen in je productieomgeving? Mijn advies: doe het niet. Dit brengt een groot risico met zich mee. Stel dat er tijdens het configureren van de robot onverhoopt iets misgaat, en de robot wordt al actief. Als het een robot is die wijzigingen aanbrengt in bepaalde processen, kan dit de dagelijkse operatie verstoren. Denk aan een robot die orders plaatst, die foutief worden dan geplaatst.
Dit voorkom je door een testomgeving in te richten. Een kopie van je productieomgeving, waar je de robot veilig in kunt bouwen en testen. Zonder dat je lopende processen in gevaar worden gebracht.
5. Eenduidige naamgeving
Zorg ook voor duidelijke, consistente namen voor de componenten van de robots. Denk hier al in een vroeg stadium over na en leg afspraken vast in een naslagdocument of schrijfwijzer.
In een dashboard zie je straks alle robots onder elkaar. Bij één robot is het misschien nog overzichtelijk, maar zeker wanneer het aantal groeit (en er meer collega’s robots gaan bouwen) is het handig dat elke collega een vaste structuur aanhoudt qua naamgeving. Zo zorg je ervoor dat voor iedereen duidelijk is bij welk proces de robot betrokken is en iedereen de robot snel kan vinden.
6. Useraccounts en autorisatie
Net als menselijke collega’s, hebben robots toegang nodig tot bedrijfsapplicaties. Zorg ervoor dat je de robots useraccounts toekent en de juiste autorisatie geeft, zodat de robot goed zijn werk kan doen. Heeft hij niet de juiste autorisatie? Dan kan hij ook niet voor je aan het werk.
7. Escalatieplan
Is een softwarerobot eenmaal operationeel? Dan kan hij in principe oneindig doorgaan met zijn werkzaamheden. Tenzij er iets in het proces verandert, er iets wordt toegevoegd aan het proces óf er een storing plaatsvindt in bijvoorbeeld de bedrijfsapplicatie of IT-infrastructuur. 
Stel dus altijd een escalatieplan op. Hierin beschrijf je welk plan er in werking wordt gesteld als een robot plotseling stilvalt.
8. Kennisborging
Tot slot: waak ervoor dat één of slechts enkele collega’s alle expertise in robotisering hebben. In het begin kan het aantrekkelijk lijken om één collega te trainen tot ‘dé robotexpert’ in de organisatie, toch brengt dit een risico met zich mee. Vertrekt de collega naar een andere werkgever, dan neemt hij ook al zijn kennis met zich mee.
Start je met robotisering, zorg dan voor brede kennisborging. Laat meerdere collega’s vertrouwd raken met de software en zorg ook voor documentatie van onder meer logins en naamgeving.
Succesvol op weg
Kortom, robotisering in de praktijk brengen heeft meer voeten in de aarde dan ‘slechts’ een softwarerobot configureren. Is RPA toegankelijk? Absoluut. Maar het succes ervan valt of staat met een gedegen voorbereiding én optimale kennisborging. Bovenstaande punten helpen je alvast op weg om een solide basis te leggen voor een doordacht robotiseringsbeleid.
Remo Antonis (auteur) Specialist op het gebied van Robotic Process Automation (RPA) en Document Management. Volg Remo op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van robotiseren (RPA).
