De top 10 KPI’s voor Inkoop
De top 10 KPI’s voor Inkoop
Iedere zichzelf respecterende afdeling Inkoop werkt tegenwoordig met KPI’s. Helaas gaat die populariteit niet altijd gepaard met begrip voor wat een KPI nu eigenlijk is of moet zijn.
Meten
KPI’s worden vaak gelijk gesteld aan ‘metrieken’, waaronder dan begrepen wordt: het meten van de performance op een bepaald terrein. Maar lang niet elke metriek is ook een KPI. De ‘Key’ in Key Performance Indicators is ‘key’. Je kan enorm veel meten en enorm veel weten, maar niet alle kennis is relevant, laat staan van belang.
Vaak zie je bijvoorbeeld dat zogenaamde ‘lag’ indicatoren worden gebruikt, die alleen resultaten uit het verleden beschrijven, in plaats van ‘lead performance indicators’ die een trend aangeven. Denk aan de winst over het vorig boekjaar, of de sales per medewerker, een score voor medewerkers dan wel klantentevredenheid. Dat soort metingen zijn best interessant, maar het zijn geen KPI’s, geen Key Performance Indicatoren.
Doelen stellen
Download E-book ‘Source to Pay’
Echte KPI’s raken meerdere factoren, die ‘van kritiek belang’ zijn voor het behalen van de doelstellingen. De sales van vorig jaar zijn dat niet, laat staan de gemiddelde omzet per medewerker. Veel van die zogenaamde KPI’s zijn ook niet de exclusieve verantwoordelijkheid van een functie of team die een bepaald bedrijfsproces beheert – zoals inkoop. Een derde eigenschap van echte KPI’s is dat je erop kunt sturen.
KPI’s moeten helpen om succesvol te opereren. Daarvoor moet je eerst weten wat succes is: doelen stellen. En weten hoe de voortgang gemeten wordt. Daarvoor zijn KPI’s bedoeld: KPI’s vertellen je in één oogopslag, of je ‘bij’ bent, op de goede of op de verkeerde weg. Bovendien wijzen ze op problemen in de uitvoering.
De top 10 KPI’s voor het inkoopproces
Wat zijn nu belangrijke KPI’s voor het totale inkoopproces, voor Procure to Payment (P2P)? We zetten hieronder de tien belangrijkste op een rij.
1. Cost per invoice
Als je wilt of moet bezuinigen op de kosten van Inkoop, is ‘cost per invoice’ een belangrijke KPI. Deze wordt bepaald aan de hand van activity based costing, of door het in kaart brengen van de hele levenscyclus van elk type factuur en zo de gemiddelde kostprijs te berekenen.
Of door alle salaris- en overige kosten die gemaakt worden op te tellen, vanaf het moment dat de factuur binnenkomt tot en met de betaling ervan, en te delen door het aantal binnengekomen facturen. Je berekent de kosten voor papier, elektronische facturen, OCR, EDI, ER, P-card en andere vormen, en bepaalt vervolgens hoe het goedkoper kan.
2. First time match rate: factuur – aankooporde – ontvangstbevestiging
Hoe effectief verloopt jouw three-way-matching proces eigenlijk? Hoe vaak matchen de drie bij elkaar horende documenten, de factuur, de aankooporder en de ontvangstbevestiging meteen zonder menselijk ingrijpen? Als jouw proces hoog scoort op deze KPI, dan weet je dat jouw processen efficiënt en compliant zijn.
3. Op tijd betalen
De laatste jaren zijn organisaties steeds later hun facturen gaan betalen. Eén van de oorzaken: de kredietcrisis. Heel wat P2P-organisaties proberen betalingstermijnen (de zogenaamde Days Paid Outstanding) te verlengen. Dat blijkt onder andere uit het onderzoeksrapport Creating Payment Energy.
Raar. Want deze kunnen juist op tijd betaald worden door digitaal facturen. Op tijd rekeningen kunnen betalen bewijst ook dat de P2P-processen gezond zijn, en dat Finance en Inkoop goed samenwerken. En het bewijst dat er gestandaardiseerde afspraken bestaan met leveranciers, met wie je een optimale relatie onderhoudt. Daardoor kun je ook optimaal gebruik maken van aangeboden kortingen.
4. Doorlooptijd goedkeuren facturen
Zeker als je te maken hebt met dynamic discounting programma’s is het van vitaal belang dat facturen zo snel mogelijk goedgekeurd worden. Hoe lager de matchingsgraad van facturen met PO’s, des te afhankelijker ben je van de snelheid waarmee goedkeuring en betaling volgen. Eén van de redenen om een rule-based workflow te overwegen?
5. Kortingen binnenslepen
Alleen als je goed scoort op bovenstaande KPI’s, is de kans dat je maximaal gebruik maakt van (dynamic) discounts groot. En de winsten die hier gerealiseerd kunnen worden zijn aanzienlijk. Uit onderzoek blijkt dat ‘Best in class’ inkopers 13 miljoen dollar besparen op elke miljard dollar aan uitgaven, alleen al door snel te betalen.
Ook bij deze KPI is een goede relatie met Finance cruciaal. Procurement spreekt de discount af door scherp te onderhandelen, Finance moet het vervolgens waarmaken.
6. Productiviteit per FTE
Veel KPI’s staan niet op zichzelf. ‘Cost per Invoice’ op zich is niet altijd relevant – je kunt enorm inefficiënte processen offshoren voor een heel lage prijs. De Productiviteit per FTE is zeker in peer-to-peer benchmarking veelzeggend. Top performers halen wel 50-100.000 facturen per FTE; maar die zijn dan ook sterk geautomatiseerd. Wanneer je minder dan 10.000 facturen per medewerker verstuurt, dan ben je een ‘underperformer’ – of je bent een kleine organisatie natuurlijk…
7. Percentage elektronische facturen
Het lijkt erop dat van de miljarden facturen die we jaarlijks over onze wereldbol uitsturen er nog geen 20% elektronisch verstuurd wordt; het percentage elektronisch verwerkt en betaald is nog lager. Elektronische facturen hebben op zich lang niet zoveel effect als de grotere bewegingen die zij mogelijk maken (denk aan supply chain financing en dynamic discounting), maar ze vormen wel het fundament voor verdere optimalisering van P2P. E-invoicing is op zich al een KPI voor de andere KPI’s.
8. Percentage ‘touchless’ facturen
Touchless of automatisch verwerken van facturen is het hoogst haalbare binnen P2P. Alle facturen die automatisch betaald worden zijn PO-compliant, elektronisch, behalen de hoogst mogelijke first-time match en worden op tijd betaald. Soms bestaan facturen niet eens, bij geheel factuurloze transacties.
9. Aantal leveranciers per 1000 invoices
Dit is een voorbeeld van een ‘leading’ KPI! Een selecte groep vertrouwde leveranciers die verantwoordelijk is voor het overgrote deel van de facturen bewijst dat jouw P2P-processen op orde zijn, dat je jouw leveranciers goed kent en dat je attractieve voorwaarden heeft weten te onderhandelen. Je hebt ook een beleid om OTOV’s te mijden (One Time Only Vendors), en dat je zonder problemen afspraken kunt maken over e-invoicing, supplier portals, ketenfinancieringsinitiatieven, p-cards en PO compliance programma’s. En discounts natuurlijk.
10. Spend under management
Finance gaat dezer dagen vooral om en over ‘control’, en dat biedt gelegenheid te over om de relaties tussen Finance en Inkoop aan te trekken en te verbeteren. Hoe meer van de ‘spend’ Inkoop onder control weet te krijgen, des te meer grip krijgen ze samen op het hele P2P-proces, en des te groter wordt het hefboomeffect van de andere KPI’s: meer vertrouwde leveranciers, betere forecasts van cash flows, meer PO-compliance, minder te laat betaalde rekeningen, hogere productiviteit. En uiteindelijk meer winst.
Synergie tussen Inkoop & Finance
In de praktijk werken inkoop en finance nog vaak onafhankelijk van elkaar. Source to Pay is een procesbenadering waarbij het draait om samenwerking en synergie tussen inkoop en finance. Benieuwd naar álle tips en adviezen om Source to Pay succesvol in de praktijk te brengen? Download ons e-book.
Deze Top 10 is een vrije interpretatie gebaseerd op dit artikel van Susie West.
Marcel van der Steen (auteur) In mijn werkzame leven heb ik al veel verschillende organisaties mogen helpen bij het digitaliseren van documentintensieve processen op het gebied van procurement to pay, S2P, HR, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen in het alg...
