Van glip naar grip: 5 tips voor een roadmap Procure-to-Pay
Van glip naar grip: 5 tips voor een roadmap Procure-to-Pay
Pas weer een ritje naar de andere kant van Nederland gemaakt. Geen probleem. Volle tank, radio aan en de navigatie instellen. Maar waar moet ik eigenlijk heen? Ja ik weet de plaats wel, maar wat is het adres? Want zonder doeladres geen route op mijn navigatie.
En toen moest ik denken aan mijn belofte om 5 tips te geven voor het starten van een roadmap rondom het Procure-to-pay proces. Welke weg leg je af om te bepalen of, hoe en wanneer je meer wilt doen met onderwerpen als contractmanagement, spend analyse en operationele inkoop.
Elke reis begint met een start- en eindpunt zoals het plannen van een route op de navigatie. Ga je mee?
Tip 1 – Weet waar je staat en waar je heen wilt
Om een reis te kunnen maken heb je een begin en eindpunt nodig. Als je dat weet kun je bepalen welke weg je gaat afleggen. Klinkt heel logisch, maar toch beginnen we vaak aan de reis voordat we precies weten wat we gaan tegen komen. Daarom is het belangrijk om je huidige en gewenste situatie vast te leggen zodat je kunt bepalen wat de logische stappen moeten worden om van ‘hier’ naar ‘daar’ te komen en welke drempels er te nemen zijn. Als je die stappen niet weet, sla je misschien wel een belangrijk stuk over en kom je heel ergens anders uit dan je had gewild. Stappen overslaan is er dus niet bij.
Daarom zit ik steeds vaker bij organisaties om samen het start en gewenst eindpunt te bepalen door het inzetten van een maturity scan die dan als resultaat (inizcht in) die roadmap geeft.
Tip 2 – Niet elke prioriteit heeft impact
In elke organisatie wordt bepaald wat de prioriteit is om zaken aan te pakken. Zo kun je de volgordelijkheid in de roadmap bepalen. Maar… Wat doe ik dan eerst? Wanneer heeft iets prioriteit?
Vaak wordt die prio bepaald door onderbuikgevoel of omdat iemand het hardst schreeuwt. Maar is dat wel de juiste prioriteit? En wat als zodanig voelt, is dat nou echt belangrijk om aan te pakken?
Daarom is het nodig om de impact te kennen van een aandachtspunt op je organisatie, mensen, bedrijfsvoering, kosten, etc. Soms krijgt iets voorrang omdat het bijvoorbeeld bij de concurrent wel goed geregeld is. Denk aan automatisering van contractmanagement. Erg belangrijk om alle afspraken met je leveranciers goed vast te leggen. Zeker als het honderden leveranciers betreft is het handig als er een geautomatiseerd systeem is dat je veel werk uit handen kan nemen. Maar wat als je nou maar 5 echt belangrijke leveranciers hebt. Zijn het belang en de impact dan zo groot dat contractmanagement prio 1 is? Waarschijnlijk niet.
Tip 3 – Neem de tijd voor een goede voorbereiding
Einstein zei het al: ”Als ik 1 uur heb om een probleem op te lossen, dan zou ik 55 minuten besteden aan het probleem begrijpen en 5 minuten aan het bepalen van de oplossing.”
Daarom is een goede voorbereiding van groot belang, ook al zijn we als mens genegen meteen in oplossingen te denken en daar naar te acteren. Neem dus even een stapje terug en overzie het speelveld. Ga zogezegd aan de zijlijn staan en kijk naar wat er moet gebeuren in plaats van zomaar achter die bal aan te rennen.
Tip 4 – Kies je ambassadeurs
Weet wie je ambassadeurs zijn, wat voor hen van belang is, welke behoeften en belangen zij hebben en wat zij van de P2P processen vinden. Investeer in ze door te vragen naar hun mening en ideeën. Zij kennen je organisatie als geen ander en weten je haarfijn uit te leggen wat goed gaat en wat beter kan. Leer je stakeholders dus beter kennen, te begrijpen en te activeren.
Klinkt logisch, maar is in praktijk nog niet zo makkelijk omdat je er tijd in moet investeren om dit oprecht te kunnen doen.
De eerste inventarisatie kun je vaak wel snel en eenvoudig doen. Voor de nadere verdieping kun je denken aan workshops, interviews e.d. De informatie van je ambassadeurs stelt je in staat weloverwogen focus op de juiste thema’s te leggen.
Tijdens een workshop die ik onlangs mocht leiden waren daarom ook verschillende vertegenwoordigers van de organisatie aanwezig. Iemand van de afdeling waarvan we het proces onder de loep gingen nemen, een teamleider, een interne klant en een directielid. Tijdens de dag ontstond door de samenstelling commitment en consensus over wat er gedaan moest worden.
Tip 5 – KISS
Nee niet die rock-punk-band uit de jaren 70. Maar het KISS-principe, ook uit de jaren 70. In eerste instantie bedoelt als leidraad voor computer programmeurs vanuit de gedachte: “eenvoud is een voorwaarde voor betrouwbaarheid”. Maar halverwege de jaren 90 kwam men tot de conclusie dat dit eigenlijk voor alles geldt als het gaat om vormgeven van o.a. processen en de bijbehorende automatisering. Waar dan die afkorting KISS voor staat is een tikje omstreden. Dit zijn de 3 meest gehoorde betekenissen:
- Keep it simple, stupid
- Keep it short and simple
- Keep it simple & straightforward
Om het even wat je kiest als je het maar eenvoudig houdt…
Welke tip is binnen jouw organisatie het best toepasbaar? En welke tip zou je zelf toevoegen?
Marcel van der Steen (auteur) In mijn werkzame leven heb ik al veel verschillende organisaties mogen helpen bij het digitaliseren van documentintensieve processen op het gebied van procurement to pay, S2P, HR, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen in het alg...
