Van glip naar grip: Nog 4 vragen over het digitaliseren van HR processen
Van glip naar grip: Nog 4 vragen over het digitaliseren van HR processen
Vorige keer schreef ik al 4 vragen op die je jezelf als HR-afdeling kunt stellen rondom digitalisering van HR-processen. Toen al bedacht ik me dat er nog meer vragen te stellen zijn.
Onderstaand 4 nieuwe vragen die je zou kunnen stellen als HR-afdeling rondom digitalisering van je document intensieve HR-processen.
1. Wat doe ik met de papieren dossiers? Weggooien?
Tja, dat is altijd wel een moeilijke. Documenten in een personeelsdossier hebben vooral een bewijsfunctie. De arbeidsovereenkomst, afspraken in een beoordelingsverslag of een opleidingsovereenkomst. Het zijn vaak nog originele papieren documenten die zowel zijn voorzien van de handtekening van de werkgever als van de werknemer. Als deze documenten na het digitaliseren alleen nog in digitale vorm bestaan, dan is de rechter vrij om aan bewijs (het digitale document) zogenaamde bewijskracht toe te kennen en de wijze waarop hij het bewijsmiddel waardeert. Het is daarom raadzaam om het papieren personeelsdossier (extern) te bewaren.
2. Kan ik nu stoppen met versturen van ‘ouderwetse’ brieven en contracten?
Ja, dat kan. Afhankelijk van de situatie is het vaak al voldoende om een e-mail te sturen. Sterker nog, in dossieropbouw geniet dat bij veel HR adviseurs/managers de voorkeur, omdat het wat minder afschrikt dan een door iedereen ondertekende brief. Dit, terwijl het eigenlijk dezelfde waarde heeft. Van belang is met name dat je kunt aantonen dat je een medewerker eerder op zijn gedrag hebt aangesproken.
Ook kun je besluiten de arbeidsovereenkomst niet meer op papier te versturen. Door deze bijvoorbeeld in een internetportal aan te bieden. Vervolgens zal de (toekomstige) medewerker hier met zijn persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord inloggen. Dankzij deze authenticatie is bekend om wie het gaat en dat dit de persoon die in een workflow digitaal ondertekend door op ‘akkoord’ te klikken.
3. Alles is digitaal. Wat is de volgende stap?
Als alles digitaal is, kun je het ook als zodanig gaan gebruiken. Elk stukje digitale informatie kan als input dienen voor de start van een workflow, waardoor veel handelingen kunnen worden geautomatiseerd. Denk hierbij aan het automatisch signaleren dat een document nog niet getekend retour is ontvangen of het automatisch aanmaken van een taak voor de juiste medewerker als een document moet worden beoordeeld, voordat het wordt verstuurd.
Voorbeeld: Aannemen van een nieuwe medewerker
Voordat een medewerker in dienst treedt, zijn er al heel wat stappen genomen en documenten uitgewisseld. Via het document management systeem kan een workflow worden gestart om bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst te reviewen, kunnen CV’s worden gedeeld, etc. En als de medewerker is aangenomen, kan ook het onboarding proces automatisch van start gaan. Zodat op de eerste werkdag alles is geregeld rondom laptop, auto, telefoon. Maar natuurlijk ook verwerking in de salarisadministratie.
4. Hoe kan ik met al die informatie beter inzicht krijgen?
Van vergrijzing tot diversiteit: de komende jaren krijg je te maken met strategische HR-vraagstukken. Om deze te kunnen beantwoorden, heb je inzicht in je HR Data nodig. Met data visualisatie zet je je HR Data om in HR Dashboards.
Voor de HR-afdeling biedt dit een beter inzicht in de ontwikkeling van bijvoorbeeld productiviteit van medewerkers. Door HR-data te visualiseren, is de planning van personeelsinzet eenvoudiger en effectiever, waarmee het risico van capaciteitsproblemen door een verkeerde planning aanzienlijk daalt.
Goede HR-analytics tools zijn dan ook in staat de inhoud van de HR-dossiers mee te nemen in de analyse. Hiervoor is het natuurlijk wel van belang dat de dossiers digitaal beschikbaar zijn.
Marcel van der Steen (auteur) In mijn werkzame leven heb ik al veel verschillende organisaties mogen helpen bij het digitaliseren van documentintensieve processen op het gebied van procurement to pay, S2P, HR, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen in het alg...
