Van Purchase to Pay naar Source to Pay: hoe inkoop en finance elkaar versterken
Van Purchase to Pay naar Source to Pay: hoe inkoop en finance elkaar versterken
Als organisatie wil je het complete inkoop- tot factuurproces zo effectief mogelijk inrichten. Dan is het belangrijk dat je hiervan een actueel én compleet beeld hebt. En dat inkoop en finance samenwerken. Daarom transformeert ‘Purchase to Pay’ (p2p) de laatste jaren naar ‘Source to Pay’ (s2p), waarbij inkoop en finance elkaar meer opzoeken en sámen het end-to-end-proces van inkoop tot factuurverwerking stroomlijnen. Toch is dat niet altijd zo geweest. Hoe komt dat? En waarom is het belangrijk dat dit wél gebeurt?
Voor veel organisaties is het herkenbaar: inkoop en finance die (deels) onafhankelijk van elkaar opereren. Tot enkele jaren geleden was dit in vrijwel elke organisatie het geval. Inkoop en finance hielden zich niet bezig met elkaars uitdagingen en doelen. Opmerkelijk, als je je bedenkt dat een keuze of verandering van inkoop impact heeft op finance (en andersom).
Kans: betere samenwerking
Download E-book ‘Source to Pay’
PO’s vastleggen in het Purchase to Pay- of ERP-systeem is hiervan een goed voorbeeld. Het opvoeren van een indirecte bestelling was voorheen geen taak die inkoop eenvoudig kon uitvoeren in een ERP-systeem. Ook al hadden zij de inkoopcontracten gesloten, dan was de tooling hiervoor niet altijd geschikt. Maar als inkoop de PO’s wél vastlegt (of laat vastleggen) in het systeem, dan heeft finance hier later veel voordeel van. Met de juiste software kun je inkomende facturen dan namelijk automatisch matchen met de orders die inkoop heeft vastgelegd.
Voorspelbaar proces
Dat is efficiënt en bespaart veel tijd, want finance hoeft de factuur nu niet meer (met de hand) te controleren en goed te keuren. Je voorkomt ook dubbel werk, want inkoop heeft de order óók al goedgekeurd. Nog een voordeel is dat finance dankzij de orders in het ERP-systeem al vroeg de kosten per periode in het vizier heeft. Je krijgt dus ook een voorspelbare cashflow, waardoor je slim kunt anticiperen op je verplichtingen.
Kettingreactie aan voordelen
In de praktijk zie ik dat wanneer je het proces aan de inkoopzijde efficiënter inricht, dit positief uitpakt voor finance. En vice versa. Uiteindelijk mondt dit uit in een kettingreactie aan voordelen, waar de hele organisatie van profiteert. Je kunt dan denken aan:
- Meer in- en overzicht leidt tot een voorspelbaar proces.
- Hierdoor kan finance facturen sneller betalen.
- Hierop kan inkoop weer betere afspraken maken met de leverancier.
- Resultaat: gunstigere betaal- of inkoopcondities.
Zo draagt samenwerking tussen inkoop en finance zelfs bij aan het werkkapitaal en aan een optimale cashflow en liquiditeitspositie.
End-to-end-proces stroomlijnen
Optimale samenwerking tussen inkoop en finance is dus goed voor de resultaten van de gehele organisatie. Daarbij is het essentieel om het end-to-end-proces van sourcing tot contractmanagement en inkoop tot factuurverwerking te stroomlijnen. Dat is de reden dat we de laatste jaren steeds minder praten over ‘Purchase to Pay’ en steeds meer over ‘Source to Pay’.
Wat is Source to Pay?
Bij Source to Pay ga je uit van het end-to-end-proces om goederen of diensten te contracteren, te bestellen en te betalen. Je kijkt naar de raakvlakken van finance en inkoop en zorgt dat de twee elkaar versterken, zoals in het voorbeeld van de PO’s. Ook digitaliseer je de financiële processen in één centraal platform. Zodat je inzicht hebt in het proces van end-to-end. Source to Pay focust zich hierbij trouwens op de indirect spend, want deze onvoldoende beheren betekent een rem op de bottom line.
Continuous improvement
Bij Source to Pay draait het er dus om dat je de financiële processen doorlopend slimmer inricht. Je brengt in kaart: hoe doen we het nu? Wat gaat goed, wat kan beter? Om het proces vervolgens te optimaliseren. Het uitgangspunt is dat je inkoop en finance niet langer beschouwt als twee afzonderlijke ‘silo’s’ of ‘eilandjes’. In plaats daarvan bekijk je het proces over de hele linie: van begin tot eind. Hierbij kan een Source to Pay-platform ondersteuning bieden. Eén platform om je complete inkoop- tot factuurproces te digitaliseren, standaardiseren en automatiseren: van sourcing tot aan de betaling van facturen.
Een mooie ontwikkeling
Inkoop en finance die met elkaar samenwerken. Organisaties die hun financiële processen anders benaderen, digitaliseren en zo veel efficiënter inrichten. Als Digital Transformation Expert is dit een ontwikkeling die ik uiteraard alleen maar toejuich. De onderwerpen op de agenda’s van CFO’s en CPO’s komen immers in belangrijke mate overeen. Zo streven beiden naar een optimum in het werkkapitaal. Zij willen zoveel mogelijk cash beschikbaar hebben om te kunnen innoveren en te anticiperen op onvoorziene kosten. Een Source to Pay-benadering en digitalisering van processen dragen daaraan bij.
Ontdek de kansen van Source to Pay in het e-book
Wil je meer informatie over Source to Pay? En ben je benieuwd naar de meerwaarde voor jouw organisatie? Download het e-book en ontdek hoe je Source to Pay succesvol in de praktijk brengt.
Marcel van der Steen (auteur) In mijn werkzame leven heb ik al veel verschillende organisaties mogen helpen bij het digitaliseren van documentintensieve processen op het gebied van procurement to pay, S2P, HR, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen in het alg...
