Voordelen van het automatiseren van de crediteurenadministratie
Voordelen van het automatiseren van de crediteurenadministratie
Medewerkers die naar facturen en aanverwante documenten staren, cijfertjes vergelijken, moeilijk doen over onduidelijke facturen waar ze alsnog goedkeuring voor moeten zien te krijgen, zich zorgen maken over kortingsregelingen en dan ook nog iets doen rondom facturen betalen. Dit is vaak het beeld van de afdeling crediteurenadministratie. Dankzij de mogelijkheden van digitalisering en automatisering is dit beeld echter niet meer van deze tijd.
Maar ondanks dat facturen steeds vaker digitaal kunnen worden verwerkt, hebben medewerkers van een crediteurenadministratie nog steeds arbeidsintensieve, handmatige taken. Met verdergaande automatisering op het gebied van bijvoorbeeld ordermatching kun je ervoor zorgen dat taken veel makkelijker uit te voeren zijn. Want wie wil nou niet profiteren van een gestroomlijnder, minder arbeidsintensief proces? Helaas ligt de focus in praktijk meestal op andere initiatieven die meer omzet- en klantgericht zijn. Processen rondom de crediteurenadministratie krijgen hierdoor vaak niet de aandacht die ze verdienen.
Leveranciers op tijd betalen
Er zijn meerdere redenen waarom er verandering zou moeten komen. Eén van de belangrijkste is dat automatisering te veel voordelen biedt om te worden genegeerd. Niet alleen voor uw organisatie zelf, maar ook voor uw leveranciers. Want zij worden op tijd betaald, wat de relatie weer ten goede komt. Bovendien is de implementatie tegenwoordig eenvoudiger en zijn er nieuwe mogelijkheden op het gebied van mobiliteit. Facturen kunnen sneller afgehandeld worden, omdat ze altijd en overal toegankelijk zijn voor de daartoe bevoegde personen. En vraag uw leveranciers dan ook eens om de facturen via e-invoicing te versturen.
40% besparing per factuur
De business case voor procesoptimalisatie met behulp van technologie is er tegenwoordig altijd eentje met een positieve uitkomst. Een whitepaper van The Hackett Group, een wereldwijde consultancyfirma, laat zien dat hoe meer een organisatie haar crediteurenproces automatiseert, hoe meer ze besparen op kosten en verwerkings- en doorlooptijden. Met een besparing van bijna 40% per factuur kan die besparing aardig oplopen. Uitgaande van bovenstaande grafiek zal een bedrijf in het MKB dat jaarlijks 10.000 facturen verwerkt per jaar al snel € 27.000 besparen. Een grote organisatie met vaak complexere goedkeuringsprocessen heeft bijvoorbeeld 50.000 facturen. Dat betekent een jaarlijkse besparing van zo’n € 135.000. Dit is meer dan de kosten voor de aanschaf en implementatie van een systeem voor digitale factuurverwerking.
Meer tijd voor complexe vraagstukken
De besparing op (doorloop)tijd laat zien dat automatisering nog meer voordelen heeft. Het verwerken van uitzonderlijke gevallen kost vaak veel tijd. Met een oplossing die de standaard facturen verwerkt, kunnen medewerkers zich meer focussen op de speciale gevallen. Zo krijg je een afdeling crediteurenadministratie 2.0 met een ideale werkverdeling. Complexe vraagstukken krijgen de juiste aandacht dankzij de combinatie van systematische (geautomatiseerde) taken en tijd voor het oplossen van problemen.
Profiteren van betaalkortingen
Een andere reden is dat digitale factuurverwerking je helpt te profiteren van betaalkortingen. Voor deze korting moeten facturen vóór een bepaalde datum zijn verwerkt. Maar als er veel afgehandeld moeten worden, dan worden deze facturen wellicht niet op tijd verwerkt, waardoor besparingskansen gewoon weggegooid worden. Alleen maar doordat het handmatige proces zoveel tijd in beslag neemt. Een geautomatiseerd proces kan je helpen hiervan wel te profiteren.
Lage implementatiekosten
Ondanks de voordelen van automatisering, waren de implementatiekosten vaak een drempel. Als er maar een beperkt budget beschikbaar is voor IT, dan krijgen andere zaken doorgaans meer prioriteit. Maar dit soort oplossingen zijn tegenwoordig veel toegankelijker, met name de mogelijkheid deze oplossingen af te nemen als software-as-a-service (SaaS). Je hoeft hierdoor niet te investeren in kostbare nieuwe hardware, maar je kunt gebruik maken van de infrastructuur van de leverancier en toch profiteren van de voordelen van automatisering. Ook hoeven er vooraf geen hoge investeringen te worden gedaan in software, aangezien je de dienstverlening kunt afnemen in de vorm van een abonnement dat aansluit op je behoeften. De ROI die daaruit volgt ligt voor de hand: door op voorhand minder kosten te maken, zijn de besparingen als gevolg van de automatisering sneller haalbaar en duidelijk zichtbaar.
Altijd en overal toegang tot facturen
Maar ook al ben je je bewust van de kosten- en tijdsbesparingen die automatisering oplevert, dan nog kun je het optimaliseren van de crediteurenafdeling niet de moeite waard vinden. Maar nu is er nog een voordeel te behalen: mobiliteit. Zolang het werk van de crediteurenadministratie handmatig blijft, met werknemers die hun taken op de werkvloer moeten uitvoeren, kan het werk niet worden uitgevoerd met de snelheid en flexibiliteit die tegenwoordig nodig is in de bedrijfsmatige processen. Dankzij internet en mobiele toepassingen kan het verwerken van een factuur of het verkrijgen van goedkeuring echter veel sneller verlopen. Door werknemers altijd en overal toegang te geven tot facturen, wordt ook het te laat betalen van facturen voorkomen.
Aanzienlijke kosten- en tijdsbesparingen
Automatisering van processen op de crediteurenadministratie waren lange tijd een onaantrekkelijk idee. De implementatie had veel voeten in aarde en het budget ging eerder naar andere projecten en upgrades die strategischer leken te zijn. Inmiddels kan het upgraden van de crediteurenafdeling zowel haalbaarder als strategischer zijn, dankzij het gemak van de inzet van SaaS en de flexibiliteit van mobiele mogelijkheden.
De besparingen op het gebied van tijd en kosten kunnen aanzienlijk oplopen en dankzij de lage kosten en drempels zijn deze upgrades nu ook bereikbaar voor bedrijven die automatisering van de crediteurenadministratie als onbereikbaar beschouwden. Staat u al in de startblokken?
Marcel van der Steen (auteur) In mijn werkzame leven heb ik al veel verschillende organisaties mogen helpen bij het digitaliseren van documentintensieve processen op het gebied van procurement to pay, S2P, HR, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen in het alg...
