Hoe digitaliseren je vrijheid geeft
Hoe digitaliseren je vrijheid geeft
Wanneer er binnen een onderneming wordt gesproken over flexwerkplekken, is de eerste reactie vaak negatief. Werknemers willen graag hun vaste plekje houden en vergeten daarbij te denken aan bijvoorbeeld de mogelijkheid om thuis te werken. Zo staan we in Nederland gemiddeld 50 uur per jaar in de file. Dat is bijna een volle werkweek die we besteden aan wachten om op ons werk te komen. Iedereen zal het met mij eens zijn dat we deze tijd beter kunnen besteden.
“Gemiddeld staan we in Nederland 50 uur per jaar in de file”
Het inrichten van flexwerkplekken en het digitaliseren van het papieren bestand zorgt ervoor dat werknemers een paar keer per week kunnen thuiswerken en de files kunnen vermijden. Dat scheelt onnodige reistijd, is beter voor het milieu en het humeur.
Neem afscheid van de papierwinkel
Naast onze gewoontes staat er vaak nog iets in de weg: papier. Veel processen, data en gegevens leggen we nog altijd vast op papier. Dat levert kasten vol contracten op en bureau’s met stapels rapporten en verslagen. Je kunt veel ruimte besparen door deze papierwinkel de deur uit te doen en volledig te digitaliseren.
Juist omdat deze papierwinkel zo uit de hand loopt binnen bedrijven, zien we er tegenop om deze te digitaliseren. De misvatting hierbij is dat digitaliseren een grote klus en ingewikkeld proces is. Dat heeft echter niets te maken met de grootte van de papierberg, maar met de juiste apparatuur. Scannen kan tegenwoordig voor een groot deel automatisch en met de juiste instellingen heb je er geen omkijken naar.
Digitaliseer op maat
Ik merk vaak dat werknemers geen problemen hebben met digitalisering, maar de manier waarop dit gebeurt. Iedereen gaat op een andere manier om met technologie en wanneer er simpelweg een manier van werken wordt geïmplementeerd, is uiteindelijk niemand tevreden. De jongere generatie werknemers heeft al snel het gevoel dat ze te weinig kunnen met de nieuwe printers, terwijl de wat oudere generatie eerder door de bomen het bos niet meer ziet.
“Iedereen gaat op een andere manier om met technologie”
Door apparatuur op maat in te stellen, kan voorkomen worden dat werknemers afhaken. Sterker nog, ik zie dat werknemers juist enthousiast worden als ze merken dat digitalisering ze direct vooruit helpt. Zo kun je zorgen dat digibeten precies dat op een scherm te zien krijgen wat ze nodig hebben. Daardoor merken ze meteen dat digitalisering geen drempel is, maar exact biedt wat ze nodig hebben om hun werk te doen. Tegelijkertijd kunnen de techneuten onder de werknemers extra mogelijkheden krijgen om hun werk efficiënter en creatiever vorm te geven.
Digitaliseren geeft daarmee niet alleen meer vrijheid in waar mensen hun werk doen, maar ook in de manier waarop.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
