Waarom het tijd is om digitalisering bovenaan uw agenda te zetten
Waarom het tijd is om digitalisering bovenaan uw agenda te zetten
Wellicht een bekend verschijnsel, zoeken naar documenten. Hoeveel tijd besteden u en uw collega’s daar dagelijks aan? Uiteraard is dit afhankelijk van het werk dat gedaan wordt, bij welk type organisatie en in welke branche. Maar waarschijnlijk meer dan u op het eerste oog verwacht. Volgens onderzoek door IDC besteden medewerkers gemiddeld 22% van de tijd op een werkdag aan het zoeken en het creëren van documenten. Dat komt neer op bijna één werkdag per week, en die kan werkend Nederland veel productiever besteden door simpelweg de digitalisering aan te pakken.
Met de technologische ontwikkelingen zijn er vandaag de dag genoeg digitale hulpmiddelen om informatie en documenten zo te beheren dat ze snel en makkelijk gevonden worden. Wat houdt organisaties tegen om meer en sneller te digitaliseren en zo efficiënter te werken?
Uitdagingen wanneer je gaat digitaliseren
Automatiseringen wordt nog geregeld gezien als een bedreiging die ervoor zorgt dat mensen hun werk verliezen. Zelf zie ik het liever als een kans voor medewerkers om nog meer waarde toe te voegen in hun werk. Het gebeurt ook maar zelden dat processen met digitalisering zo geautomatiseerd worden dat menselijk handelen helemaal overbodig wordt. Maar doordat er minder tijd besteedt hoeft te worden aan papierwerk houden medewerkers ruimte over om meer toegevoegde waarde te bieden voor de organisatie. Er kan bijvoorbeeld meer tijd gestoken worden in contact met de (interne) klant. Een win-win situatie, voor de medewerkers, de organisatie én de klant.
Ook blijkt uit onderzoek dat 62% van de zakelijke leiders ervaart dat de informatiesilo’s binnen de verschillende bedrijfsdisciplines het delen van informatie in de weg staat. Om het maximale uit digitalisering te halen is het belangrijk dat bedrijfsprocessen zoveel mogelijk op elkaar worden aangesloten. Digitalisering kan hier een extra aanleiding voor zijn.
Infographic: Effecten en gevolgen van zoektijd naar documenten in de dagelijkse praktijk van een willekeurige werkdag
5 niveaus van digitalisering
Met de hoeveelheid informatie die alsmaar toeneemt, met een factor 30 tot het jaar 2020 (vergeleken met 2012), wordt digitalisering steeds belangrijker om efficiënt te kunnen werken. In dit artikel beschrijft mijn collega Marcel van der Steen 5 niveaus van digitalisering. Van nog 100% met papier werken tot een volledige ketenintegratie. Voor iedere organisatie, afdeling of proces is er een niveau dat aansluit.
Wat voor u het beste werkt, is afhankelijk van de organisatie en de mensen die er werken. Vaak wordt gedacht dat digitaliseren alleen interessant is voor grote bedrijven. Dat is niet het geval. Uit recent onderzoek door Ricoh blijkt dat 30% van de Europese middelgrote bedrijven nog geen digitale technologie inzet om hun bedrijf te laten groeien. Tegelijkertijd zien ze wel grote kansen voor hun onderneming om te groeien door te investeren in digitale technologie. Een kwart van de Europese middenbedrijven denkt hiermee de transitie naar een meer ‘mobiel bedrijf’ te kunnen maken. Nederlandse ondernemers lopen hierin voorop, bij hen ligt dit percentage zelfs op 67%.
Voordelen
Naast dat digitaliseren organisaties een flinke tijdsbesparing op kan leveren, heeft het nog meer voordelen. Het altijd en overal kunnen beschikken over de juiste informatie zorgt ervoor dat u en uw collega’s betere besluiten kunnen nemen en snel in kunnen spelen op veranderingen. Digitalisering sluit vaak ook naadloos aan op duurzaamheidsdoelstellingen. Tot slot kan digitalisering een rol spelen in het beter op elkaar aan laten sluiten van processen, zowel intern tussen afdelingen en collega’s als extern met leveranciers en klanten. Dit levert u niet alleen efficiencyvoordelen op, maar ook een betere samenwerking.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
