Werken aan een duurzaam printbeleid
Werken aan een duurzaam printbeleid
DE WINST VAN DUURZAAM WERKEN
Duurzaam ondernemen is van trend doorgegroeid tot concrete doelstelling. De strategie is bepaald, maar hoe pakt u door? Eigenlijk heel simpel: verduurzaam uw werkomgeving en betrek uw medewerkers. Zij zijn de onmisbare schakel in uw duurzame beleid. Zodat we komen tot een flexibele, duurzame wereld. Voor nu en de toekomst.
Lees binnen deze serie ook ‘De business case van Maatschappelijk betrokken ondernemen‘ en ‘Stap ook op de ‘Train to Paris’ voor de Klimaattop‘.
We werken met z’n allen steeds digitaler. We verwerken informatie op computers, tablets en smartphones. Ook bewaren we allerlei data op harde schijven, servers en in de cloud. En toch zien we dat prints niet verdwijnen. Want in sommige gevallen is het gewoon makkelijker om een document in geprinte vorm beschikbaar te hebben. Omdat we allemaal CO₂ moeten besparen, is het belangrijk een duurzaam printbeleid te hanteren. Soms een print, maar niet teveel. En zeker niet onnodig. Zo’n 60% van alle Nederlanders gooit wekelijks één of meer foutief geprinte pagina’s weg. Dat wilt u toch niet?
Wilt u duurzaam ondernemen, dan roept een duurzamer printbeleid een aantal vragen op: hoe gaat u om met verschillende soorten fysieke en digitale documenten? Hoe kunt u uw papierverbruik inpassen in uw duurzame beleid? En wat levert een duurzaam printbeleid aan energiebesparing op?
Print of digitaal
Het grote verschil tussen digitale en geprinte documenten is de manier waarop we ermee omgaan. Prints zijn niet alleen bedoeld om te lezen, maar ook om fysiek informatie te verspreiden of te bewaren. Denk maar eens aan vergaderstukken. Die worden geprint en er worden aantekeningen op gemaakt. Fysiek bewaren vergt echter veel ruimte en past niet in de huidige trend van plaats- en tijdonafhankelijk werken. Dus logisch is deze manier van werken wel, maar niet altijd praktisch of duurzaam. Aan de andere kant verbruikt ook uw pc, mobiel en tablet stroom. Om niet te vergeten het datacenter waar uw informatie wordt bewaard. U moet dus een keuze maken. Wanneer print u en wanneer kiest u voor digitale opslag.?
Wat zijn de kosten van printen?
Het meten van energieverbruik van een pc of tablet is relatief gemakkelijk. Maar hoe zit dat met print? Wanneer u op papierverbruik wil besparen, dan wilt u deze kosten inzichtelijk krijgen. Het helpt om vervolgens een inkoop en verbruiksstrategie te ontwikkelen voor het gebruik van papier. Een printbeleid dat zorgt voor bewustwording en minder verbruik. Om zo te kiezen voor het meest duurzame alternatief.
De kosten voor het produceren en gebruiken van papier zijn erg hoog. En de kosten voor energie, CO₂, water en bomen die nodig zijn om papier te produceren zijn hoog. We rekenen reken het even voor.
Een bedrijf van 400 medewerkers print per jaar maken deze 2,8 miljoen prints. Dat betekent dat deze medewerkers 10 pakken papier (totaal 5.000 vel) per persoon per jaar verbruiken. Dit komt neer op 29 bomen per maand en dus 348 bomen per jaar. Ook verbruiken ze per maand 93.024 liter water en 995 kWh stroom. En de CO₂-uitstoot voor de productie van deze papierberg is 2.817 kilo per maand.
Op weg naar een duurzaam printbeleid
U kunt uw medewerkers verbieden om te printen. Maar dat zet geen zoden aan de dijk. Bewuster printen is een slimmer plan. Stel een printbeleid op dat uw medewerkers duidelijk maakt waarom duurzaam printen belangrijk is en stel uzelf deze vragen:
- Wat zijn onze duurzaamheidsdoelstellingen en wat betekent dit voor ons printbeleid?
- Hebben we een helder beleid opgesteld en dit meegedeeld aan onze medewerkers?
- Zijn we ons bewust van de kosten en het energieverbruik van deze prints?
- Wat kunnen we doen om dit te verminderen en hoe pakken we dat slim aan?
- Wat zijn alternatieven voor printen en hoe gaan we om met dagelijkse documenten?
Door onderstaande stappen te nemen, werkt u aan een duurzaam printbeleid:
- Breng in kaart waar en hoeveel papier u verbruikt.
- Bekijk of voor intern gebruik grijs papier ook een optie is.
- Wijzig instellingen van de printer zodanig dat deze standaard op dubbelzijdig staat en zwart/wit print.
- Gebruik papier met een laag grams gewicht.
- Gebruik papier met FCS of PEFC keurmerk.
- Houd uw huisstijl tegen het licht. Is het mogelijk met andere papiersoorten te werken?
- Kijk wat uw papierleverancier doet om zo min mogelijk CO₂ te verbruiken. Hebben zij een ISO 14001 of EMAS certficaat?
- Meet continu het actuele ge- en verbruik van en energie. Daarmee brengt u ook de kosten in kaart.
- Communiceer uw beleid met uw medewerkers.
- Competities helpen om bewustwording te creëren over het printbeleid.
De voordelen van duurzaam printen
Slim printen maakt de duurzaamheid van printen inzichtelijk. Dat past bij trend 5 van Ricoh’s trendrapport over duurzaam werken: Op de lange duur wint duurzaamheid. Met slim printen realiseert u in ons voorbeeld al snel 25-30% minder papierverbruik. Dit scheelt zo’n 1.500 vellen papier per medewerker per jaar (dat zijn bijna negen bomen per maand en dus 104 bomen per jaar). In dit geval bespaart u zo 28.000 liter water en 298 kW-h per maand. En de CO₂-uitstoot? Die vermindert met maar liefst 845 kg CO₂ per maand. Klinkende cijfers, toch?
CO₂-neutraal printen
Kunt u wel een beetje extra hulp gebruiken? Zoek dan een partner die u hierin begeleidt. Een partner die u bijstaat met het meten en continu communiceren van de behaalde verbeteringen. Zo’n partner helpt u ook met het bedenken van volgende stappen die bijdragen aan uw duurzaamheidsdoelstellingen. U kunt bijvoorbeeld ook CO₂ neutraal printen door te investeren in windmolenparken en Carbon Credits in te zetten. Waarom? Omdat duurzaamheid moet. Als we deze stappen zetten, is iedereen winnaar.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
