Zo overtuigt u uw leverancier om e-invoicing te gebruiken
Zo overtuigt u uw leverancier om e-invoicing te gebruiken
“E-factureren is springlevend. E-facturatie helpt om duurzaam, optimaal en maximaal waarde te creëren vanuit de relatie met je leveranciers. Dat is heel wat anders dan zo laag mogelijke prijzen en zo lang mogelijke betaaltermijnen afdwingen.”
Bovenstaande zinnen schreef mijn collega Johan Kennis vorig jaar zomer. E-invoicing, digitalisering van het Procure-2-Pay proces (P2P), er is bijna niemand te vinden die er niet voor te porren lijkt als ik er met ze over praat.
Volgens het rapport E-Invoicing/E-Billing – entering a new era 2015 van onze partner Billentis werden er wereldwijd in 2015 maar liefst 500 miljard facturen verstuurd. De verzending van zo’n 42 miljard daarvan verliep geheel papierloos. De komende jaren zal dat aantal jaarlijks met 10-20% stijgen, zo is de verwachting.
Toch blijft e-facturatie een ondergeschoven kindje bij veel organisaties. Zelfs ondanks alle voordelen. Zes op de tien organisaties die in staat zijn om digitale facturen te verwerken ontvangt nog steeds minder dan 40% van hun facturen via de elektronische postbus! En driekwart is dan ook nauwelijks tevreden over hoe de P2P-processen met hun ketenpartners verlopen. Als u weer wilt lezen over de samenwerking met ketenpartners, lees dat de blogpost van Johan Kennis met 15 tips om ketenpartners mee te krijgen. Hoe kunt u antwoorden als uw leveranciers hun reactie toch beginnen met “Ja, maar…”
Ja, maar het is zo ingewikkeld
Uw leveranciers kunnen nogal eens aanhikken tegen wat zij ervaren als ‘ingewikkelde’ nieuwe systemen en processen. Vanuit die gedachte hoor ik dan ook vaak de opmerking: “Het gaat toch goed zoals het gaat?”
Maar gelukkig hebben steeds meer aanbieders van e-invoicing oplossingen tegenwoordig gezorgd voor een “intuïtieve” gebruiksvriendelijkheid van hun systemen. Soms is het zelfs mogelijk om de interface helemaal te ‘customizen’, op maat te maken voor die ene klant/leverancier.
Veel van de systemen komen ook met trainingsmogelijkheden binnen het systeem in de vorm van instructie video’s. Daarnaast zijn er allerlei hulpmiddelen zoals FAQ’s, infographics en kunnen uw leveranciers altijd terecht bij een telefonische helpdesk.
Ja, maar het is zo duur
Niets is gratis – het gaat er dus om uw partners duidelijk te maken wat ze via e-facturatie kunnen besparen op het proces. Naast een harde besparing op postzegels zijn er ook voordelen te behalen als snellere betaling, minder Days Sales Outstanding (DSO) en meer controle over de cashflow.
De ‘fees’ die uw e-invoicing aanbieder vraagt worden op een van de volgende manieren berekend:
- Als fixed-price abonnementskosten
- Een bedrag per transactie
- Of een fee gebaseerd op een percentage van de gefactureerde omzet
Laat de aanbieder enkele illustratieve rekensommen maken. Zij hebben vaker met dat bijltje gehakt dan u. Gaat het om leveranciers die verantwoordelijk zijn voor een groot deel van uw P2P-verkeer, geef ze dan een stem in de keuze van de provider. Steeds vaker werken organisaties met meer dan één e-invoicing dienstverlener.
Ja, maar wij zijn er gewoon nog niet aan toe
Er zullen altijd leveranciers blijven (althans: de komende jaren) die u niet mee krijgt. Misschien omdat ze echt digibeten zijn en willen blijven; misschien is het voor hen een te grote stap om hun eigen systemen klaar te maken voor digitale P2P-processen. Of misschien sturen ze te weinig facturen om het interessant voor ze te maken.
Totdat e-facturatie ook voor hen een onontkoombare realiteit is geworden, zijn er enkele oplossingen op de korte termijn. Facturen die nu worden ontvangen via post, email of fax kunnen eenvoudig worden omgezet naar een standaard digitaal formaat. Dat kan via OCR data capture software voor digitale factuurverwerking. U kunt dat proces natuurlijk ook uitbesteden aan een mailroom service provider die ervoor zorgt dat u de gedigitaliseerde facturen direct in uw financiële administratie kunt verwerken. Gaat het om lage aantallen facturen, dan kunt u zelfs uw leverancier een eigen online portal voor uw systeem geven, waarop de leverancier zijn eigen facturen in kan voeren.
Heeft u te maken met dit soort aarzelingen bij uw leveranciers? Ik en mijn collega-consultants staan voor u klaar om hen over hun angsten, aarzelingen en praktische struikelblokken heen te helpen.
Marcel van der Steen (auteur) In mijn werkzame leven heb ik al veel verschillende organisaties mogen helpen bij het digitaliseren van documentintensieve processen op het gebied van procurement to pay, S2P, HR, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen in het alg...
