Tips om veilig(er) te werken met uw data

Bijna alle informatie die we vandaag de dag met elkaar delen, is digitaal. Informatie is dus voor een groot deel data. Zeker als we het hebben over zakelijke informatie. En daarmee moet je te allen tijde slim omgaan.

388
0

Bijna alle informatie die we vandaag de dag met elkaar delen, is digitaal. Informatie is dus voor een groot deel data. Zeker als we het hebben over zakelijke informatie. En daarmee moet je te allen tijde slim omgaan. U wilt immers niet dat bijvoorbeeld bedrijfsgevoelige informatie op straat komt te liggen. Maar hoe voorkomt u dat data in verkeerde handen komt? Een paar tips die kunnen helpen veilig(er) om te gaan met informatie en data binnen uw bedrijf.

Veel organisaties hebben er inmiddels voor gezorgd dat alle apparaten – denk aan pc’s en laptops – goed beschermd zijn. Maar hoe zit dat met smartphones? Of de tablets die werknemers zelf meenemen? Om nog maar niet te praten over data in de cloud. Binnen uw organisatie maken medewerkers ongetwijfeld gebruik van diensten als WeTransfer en Dropbox. Maar weet u ook welke informatie ze via deze kanalen delen? En hoe zit het eigenlijk met de print- en scanomgeving? U zou het misschien niet meteen denken, maar ook printbeveiliging is binnen organisaties enorm belangrijk. Ik leg even uit waarom.

Veilig werken doe je door te letten op data die geprint wordt
Ik begin bij een situatie die iedereen eigenlijk wel kent… Prints die bij de printer of MFP blijven liggen. De eigenaar van die prints is ze waarschijnlijk vergeten op te halen. En dat kan ervoor zorgen dat gevoelige informatie zomaar voor het oprapen ligt. Zonde! En een gevaar dat bij elk bedrijf op de loer ligt. Hoe u dit tegen gaat? Heel eenvoudig. Door te gaan werken met persoonsgebonden pasjes of een persoonlijk wachtwoord voor het printen. Het dwingt gebruikers na te denken over wat zij printen, en – leuk bijkomend voordeel – het zorgt ervoor dat u ook nog eens op uw printkosten bespaart. U kunt er namelijk ook voor zorgen dat medewerkers specifieke privileges krijgen als het gaat om printen.

Hou de MFP en de data op de harde schijf van je MFP veilig
Wist u dat uw MFP ook een harde schijf heeft? En dat op deze harde schijf alle print- en scanopdrachten worden opgeslagen? U moet er niet aan denken dat een hacker bij deze informatie terecht kan komen! Gelukkig is dat te voorkomen. Met de juiste instellingen kunt u ervoor zorgen dat deze data direct na verwerking automatisch wordt overschreven. Handig, want zo weet u ook zeker dat er geen bedrijfsinformatie achterblijft op de printer op het moment dat deze wordt vervangen. En als u er dan ook nog eens voor zorgt dat de MFP op een zichtbare plek staat, bent u er dubbel van verzekerd dat alle medewerkers op de juiste manier met de apparatuur omgaat. U minimaliseert hier in ieder geval het risico mee dat iemand met kwaad in de zin ongezien en dus ongehinderd de machine ontregelt of beschadigt.

Zo zorg je ervoor dat je ook met mobiel printen data veilig deelt
Tot slot wil ik u een tip geven als het gaat om mobiel printen. Deze manier van printen wordt steeds populairder. Maar het is belangrijk na te denken over hoe u dit binnen uw organisatie wilt inzetten. Het volledig openstellen van multifunctionele printers voor mobiel gebruik, maakt uw organisatie kwetsbaar. Daarom is het verstandig te werken via een mobiele printoplossing. Hiermee zorgt u ervoor dat alleen bevoegden via hun smartphone of tablet toegang hebben tot uw printers. Zo houdt u grip op het printen via mobiele devices. En zorgt u ervoor dat alle data die gedeeld wordt op een veilig manier gedeeld wordt. Wel zo’n prettig gevoel.

Downloads bij dit artikel

Erica van den Biggelaar Mobiel werken en de digitale werkplek

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook