Van glip naar grip: 4 vragen over digitalisering HR

  • 250
  •  0
  • 3 min
  • 30 jan 2016

Van glip naar grip: 4 vragen over digitalisering HR

  • 250
  •  0
  • 3 min
  • 30 jan 2016

Als business consultant mag ik me elke dag bezig houden met het optimaliseren van (document-intensieve) processen bij onze klanten. Vragen stellen behoort tot mijn dagelijkse werk. Ik ben soms dan ook net zo’n kleuter die bij elk antwoord van de ouders zegt: “Waarom?”

Want die vraag stel ik veel en in allerlei vormen als het gaat over processen bij HR. Simpelweg om te leren en te achterhalen wat er gebeurt. Tijdens een workshop teken ik met de betrokkenen in het HR-proces alle activiteiten uit. Samen zien we dan welke stappen er moeten worden gezet in dat proces en weten we waarom we dat doen.

Bij elke activiteit komt die waarom-vraag voorbij. Waarom op die plek in het proces, waarom zet je die stap, etc. Ook als organisatie is het goed om je af en toe ook regelmatig af te vragen waarom je de dingen doet zoals je ze doet.

Onderstaand een aantal vragen die je zou kunnen stellen als HR-afdeling rondom digitalisering van uw document intensieve HR-processen.

1. Welke rol wilt u met de HR afdeling spelen binnen de organisatie?
Elke (ondersteunende) afdeling wordt tegenwoordig geacht een bijdrage te leveren aan het bedrijfsresultaat. Voor een sales-afdeling is dat een kwestie van omzet en marge. Maar voor HR gaat dat in hele andere dingen zitten. Vaak gaat het dan over personeelsadministratie versus businesspartner zijn. Maar eigenlijk gaat het over operationele zaken vs tactisch en strategische bijdragen. Beiden kunnen een bijdrage leveren aan het resultaat.
Als u besluit waar u wilt staan, dan is het een kwestie van een roadmap maken om daar te komen. Maak de operationele processen efficiënter, zodat u meer tijd krijgt voor de tactisch en strategische bijdrage als businesspartner.

2. Wat wilt u bereiken met digitalisering?
Digitaliseren om het digitaliseren levert u niet op wat het zou kunnen. Het is niet een kwestie van ‘even’ scannen. Zoals een klant mij vertelde: ”We kochten een scanner en begonnen met digitaliseren. Al snel kwamen we er achter dat we moesten nadenken over het waarom. Wat willen we doen met die gescande documenten? Waar gaan we het opslaan? Hoe kunnen we dit doen op uniforme wijze?”

3. Wat is de ideale plek om de dossiers op te slaan?
Veel organisaties hebben digitale documenten opgeslagen op een fileserver (voor iedereen te benaderen via de verkenner). Dit is om een aantal redenen niet ideaal. Om te beginnen is er de beperkte mogelijkheid tot autorisatie. Niet wenselijk dat iemand makkelijk zaken kan zien van een ander. Daarnaast leidt het vaak ook tot meerdere versies van hetzelfde document opgeslagen in een andere folder en is er geen versiebeheer mogelijk. En als laatste bezwaar is er het gebrek aan uniformiteit als het gaat over bijvoorbeeld naamgeving.
Met een document management systeem wordt daarentegen alles uniform opgeslagen, is versiebeheer aanwezig en kunt u eenvoudig workflows afdwingen. Ook is het (gecombineerd) zoeken over dossiers, afdelingen e.d. eenvoudig te doen voor een HR-afdeling. En door een koppeling met uw HR-systeem voorkomt u dubbel werk rondom opslaan en raadplegen.

4. Moet ik ook m’n archief scannen?
Nee, niks moet. Het is altijd een dilemma. Wat doen we met het bestaande archief? Afhankelijk van de grootte en uniformiteit heb je enkele opties:
1. Elk dossier scannen als 1 doorzoekbare PDF en die opslaan als ‘oud’ in het digitale dossier
2. Elk dossier opschonen en netjes per ‘tabje’ scannen en opslaan
3. Een dossier scannen op het moment dat het wordt opgevraagd
4. Niet scannen
Ja, dat laatste is ook een optie. Starten met de nieuwe aanwas in dossiers en het bestaande dossier niet of pas later digitaliseren.

Dit opschrijvende schieten er nog meer vragen door m’n hoofd die ik graag wil bespreken. Stof voor de volgende keer dus.

Heeft u zelf nog meer vragen? Stelt u ze me gerust!


Marcel van der Steen 1

Marcel van der Steen (auteur) In mijn werkzame leven heb ik al veel verschillende organisaties mogen helpen bij het digitaliseren van documentintensieve processen op het gebied van procurement to pay, S2P, HR, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen in het alg...

Kennisbank