Echt het verschil maken met inkoopmanagement

Echt het verschil maken met inkoopmanagement

Als inkoopprofessionals willen we echte waarde creëren en een zinvolle bijdrage leveren aan de organisatie. En dat kunnen we ook, als we hoofd- en bijzaken onderscheiden. Stelt uzelf de vraag: “Wat is het resultaat van mijn inspanningen? En naar welk resultaat zoek ik eigenlijk?”

699
0

The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.” ~ Stephen Covey.

Leveranciersreductie, scorecards, prijslijsten doorvoeren, klachten oplossen… de ‘to do’ lijst van een inkoper lijkt eindeloos. Waarom trappen we elke dag weer in diezelfde val? Is inkopen dan echt het aflopen en afvinken van things to do today?

Veel inkoopprofessionals zijn zo druk met de dagelijkse beslommeringen, dat ze uit het oog dreigen te verliezen waar het werkelijk om gaat. Ze zijn constant druk, want ze voelen constant druk: tijdsdruk, druk van schaarse middelen, druk van Finance, druk van leveranciers, druk van opdrachtgevers. Druk om sneller meer te doen met minder. Telkens als er druk wordt uitgeoefend, voegen we iets toe aan ons to-do lijstje. En daardoor verliezen we maar al te vaak het echte doel uit het oog – omdat we de hele dag bezig zijn met de dingetjes op die lijst. De Chinese filosoof Lao-Tse (+/- 600 v.C.) zei het al:

je kunt beter niets doen, dan druk te zijn met niets.

Waarde toevoegen – niet verspillen
Natuurlijk willen we echt waarde creëren, een zinvolle bijdrage leveren aan de organisatie. En dat kunnen we ook, als we hoofd- en bijzaken onderscheiden. Dat begint met de simpele vraag aan onszelf: “Wat is het resultaat van mijn inspanningen? En naar welk resultaat zoek ik eigenlijk?”

Als inkoopmanager effectief zijn, heeft vooral te maken met drie factoren die elkaar sterk beïnvloeden. Dat zijn Tijd, Prioriteit en Impact. Er is veel te doen, elke dag weer, maar zeven dagen in de week werken is niet de oplossing. Beter is de dingen die je nog moet doen te rubriceren op basis van Impact op de organisatie en Beschikbare tijd. Bijvoorbeeld zo.

Stel, op uw lijstje staan de volgende activiteiten:

  • De ingekochte producten moeten gecertificeerd worden, dat wil zeggen dat ze een brandvertragende behandeling hebben ondergaan.
  • Er moeten audit-gesprekken worden gevoerd met de top-3 leveranciers.
  • Er staan twee pallets producten die terug moeten naar de leverancier omdat ze zijn afgekeurd.

De simpele vraag is dan: “Wat doet u het eerst (Prioriteit) en zo ja, waarom (Impact)? Het antwoord komt vanzelf, als u de juiste vragen weet te stellen.

  • De producten die ingekocht worden moeten gecertificeerd worden.
    • De allerhoogste prioriteit van elke inkoopmanager is zorgen voor continuïteit van het bedrijfsproces. Zonder producten geen verkoop. Dus absoluut prioriteit nummer 1.
  • Audit-gesprekken voeren met de top 3 leveranciers.
    • Zijn er bedrijfskritische problemen die onmiddellijk opgelost moeten worden? Zo ja, hoe groter de afhankelijkheid van deze leveranciers, hoe urgenter de noodzaak (en hoe hoger dus de prioriteit). Wellicht kan de leverancier ook meer als partner gaan fungeren.
  • Er staan twee pallets afgekeurde producten die terug moeten naar de leverancier.
    • Hier is de vraag niet of de producten retour moeten, maar “waarom”? Wat als we dat niet onmiddellijk doen?

Het gaat dus steeds om de impact op de organisatie en de bijbehorende risico’s, die de tijdsdruk en prioriteit bepalen. Een open deur, horen we u zeggen. “Dat is toch logisch, dat doen we altijd al!” Bij dit simpele lijstje met drie to-do dingen is dat zeker zo – maar wat als er tachtig belangrijke acties op uw lijstje staan? Voor veel inkoopmanagers is dat dichter bij de werkelijkheid. Terwijl uit een onderzoek blijkt dat de inkoopafdeling een steeds hogere fase in het inkoopontwikkelingsmodel bereikt.

Bepaal impact en risico
Zeker als er meer dan drie urgente acties op uw lijstje staan, is het zaak om deze te rubriceren op basis van de risico’s die zij betekenen, mocht er iets mis gaan. Daarvoor kennen we allerlei dreigingsmatrices, zoals de onderstaande.
In wezen gaat het om risico’s voor de continuïteit van de bedrijfsvoering.

Als u met deze blik naar uw dagelijkse lijstje kijkt, zult u wellicht andere keuzes maken over waar u uw kostbare tijd en energie insteekt. En minder druk ervaren. Door op basis van de juiste argumenten het juiste gewicht toe te kennen aan de te nemen acties, kan men efficiënter en effectiever werken. Steek energie vooral in het voorkomen van brandjes, in plaats van ze elke dag opnieuw te blussen. Want, zoals de bekende Amerikaans sportheld Peyton Manning het al formuleerde: “Pressure is something you feel when you don’t know what the hell you’re doing.”

Downloads bij dit artikel

  • De relatie met je leveranciers beheert u zoStappenplan

    Hoe kunt u van leveranciers partners maken? Met het gratis stappenplan leveranciersmanagement (Supplier Development) ontdekt u hoe u uw leveranciersnetwerk optimaal inricht en onderhoudt.

  • Trendrapport: Grip op uw uitgaven krijgt u zoRapport

    Weet u wie wat inkoopt? In welke hoeveelheden en waar? Monitort u de afspraken in contracten? Het trendrapport ‘Full-Circle Spend Analysis’ helpt om grip te houden op alle uitgaven en scherper in te kopen.

  • Inzicht in inkoopprocessen krijgt u zoRapport

    Wat zijn de behoeften in de inkoopmarkt? Deze vraag stond centraal in een recent gehouden onderzoek onder Inkoopmanagers en Inkopers in Nederland. Inkoop wordt niet langer gezien als een ‘stand alone functie’, maar maakt haar doorbraak van ‘backroom’ naar ‘boardroom’.

Mike Hermes proces optimalisatie en Lean Six Sigma

"Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg."

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook