Wat is het meest waardevol voor jouw bedrijf?

  • 410
  •  11
  • 3 min
  • 22 jun 2017
Wat is het meest waardevol voor jouw bedrijf? 2

Wat is het meest waardevol voor jouw bedrijf?

  • 410
  •  11
  • 3 min
  • 22 jun 2017

Medewerkers en klanten hebben toegang tot informatie als nooit tevoren. De hoeveelheid informatie is geëxplodeerd, en dat geldt ook voor de snelheid, waarmee informatie door de hele organisatie en over de hele wereld gaat. Van server naar smartphone, van tablet naar printer.zoeken naar informatie

Potentieel van informatie

Het klinkt ideaal, al die informatie, maar de realiteit is veel anders. Uit onderzoek van IDC blijkt dat de gemiddelde werknemer de informatie die hij nodig heeft in slechts 56 procent van de gevallen vindt. Hij besteedt bijna 36 procent van zijn tijd alleen al aan het zoeken.

Uit een ander onderzoek van PWC blijkt dat 96 procent van de bedrijven het potentieel van hun informatie niet volledig benut. Meer dan 40 procent van de bedrijven zegt dat zij weinig tastbaar voordeel halen uit hun informatie, en 23 procent zegt dat ze helemaal niets hebben verkreg

96% van de bedrijven benut het potentieel van informatie niet

Beheren van informatie

Het lijkt alsof de hoeveelheid en snelheid waarmee informatie toeneemt niet zorgt voor extra voordelen voor organisaties. Dat is jammer, want als je je informatie goed beheert, kan het je organisatie veranderen in een flexibele, snel denkende machine die producten ontwikkelt en ze sneller op de markt brengt dan de concurrent.

Maar om dat te doen, moet je de informatie eerst goed ontsluiten. Haal het uit opslagplaatsen en maak een krachtig systeem om het te beheren. Zodra je dat gedaan hebt, kan het dienen als een waardevolle bron bijvoorbeeld om knelpunten in de levering tot aan de gaten in de klantenservice te identificeren.

Stappenplan

Helaas hebben veel organisaties geen idee hoe ze hun informatie goed kunnen beheren. Dus hier is een stappenplan:

1. Uitdaging & doelstelling

Waar wil je met je organisatie staan over 1, 5 en/of 10 jaar? Zit je bijvoorbeeld in een groeifase, ga je andere bedrijven overnemen of zit je in een moeilijke markt en probeer je stabiel te blijven? Beantwoord deze vragen op ‘hoogover’ (organisatie) niveau. Na het vaststellen van deze doelstellingen zet je de uitdagingen op een rij. Op organisatieniveau, maar ook wat gedetailleerder. Welke IT-projecten gaan bijvoorbeeld spelen de komende tijd (die kunnen nl. impact hebben op hoe je je informatie kunt/moet organiseren)? In deze stap zet je dus feitelijk een stip op de horizon.

2. Documentstromen & processen

De ‘as-is’ situatie. Hoe ziet je organisatie er nu uit? Hoe lopen processen, en welke informatie is daarbij nodig? En hoe wordt deze informatie beschikbaar gesteld (papier, digitaal, in welk format etc.)? Teken dit archief, papier, digitaalhelemaal uit en je zult een beeld krijgen wat gelijkenis heeft met een kaart van de metro in een grote stad.

3. Toekomst & Beleid

Vanuit de ‘as-is’ situatie uit punt 2 schakel je nu door naar de ‘to-be’ situatie. Het ideale plaatje dus. Als er geen barrières zouden zijn, hoe ziet informatie-uitwisseling er dan uit? Denk hierbij aan de combinatie van papier en digitaal, er zijn maar weinig organisatie die echt helemaal papierloos kunnen en willen werken. Deel het ideaalplaatje op in verschillende stappen die je moet zetten om daar te komen, en zet die in volgorde van belangrijkheid en impact.

4. Analyse & Optimalisatie

Aan de eerste stap die je moet zetten om op weg te gaan naar het ideaalplaatje ga je hier invulling geven. Wat moet deze stap op gaan leveren? En wat moet er precies gebeuren? Neem hierin ook de gebruikers mee, er gaat waarschijnlijk nogal wat veranderen voor hen. Hoe stel je hen in staat om maximaal te presteren (welke functionaliteit hebben ze nodig)?

5. Implementatie & Evaluatie

Deze stap voorzie je in de uitrol van het project om bovengenoemde stap te realiseren. Na implementatie kijken we ook of de nieuwe situatie heeft gebracht wat we van tevoren bepaald hebben. En kijken we of we kunnen/moeten bijsturen.

Zodra je de kracht van je informatie benut, wil je niet meer terug. Je kunt enorm profiteren van nieuwe inzichten en efficiëntie behalen.


Erica van den Biggelaar 1

Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...

Kennisbank