Wat print jij? Processtukken!
Wat print jij? Processtukken!
Ray Bergwerf Bok is sinds 1984 advocaat en startte in 1990 zijn eigen praktijk in Arnhem. Hier ondersteunt hij cliënten op uiteenlopende praktijkgebieden, waaronder echtscheiding, familierecht, jeugd(straf)recht en onrechtmatige daden. Hij print daarvoor processtukken.
Wat print jij precies?
“Alle processtukken, zoals verzoekschriften, verweerschriften, ouderschapsplannen en dagvaardingen. Kortom: alle stukken die voor de rechter van belang zijn om uitspraak te doen. Ik leg hiervoor een compleet dossier aan met informatie over de desbetreffende zaak. Mijn printer is onmisbaar. Per jaar komen er zo’n 110 tot 120 dossiers bij. In totaal telt mijn archief zeker 1000 fysieke dossiers.”
Werk je ook digitaal?
“Natuurlijk stuur ik wel eens een e-mail naar cliënten, maar ik ben echt uit het ‘papieren tijdperk’! Ik heb vanaf het allereerste begin altijd vanaf papier gewerkt. Dat werkt goed voor mij. Ik orden en bewaar alle processtukken in mappen. Zo houd ik het overzicht en kan ik dossiers snel terugvinden. Het leest ook prettiger en het is voor mij sneller te doorzoeken dan een digitaal dossier.
Daar komt bij dat de rechtbank sowieso verwacht dat je een verzoekschrift in tweevoud aanbiedt (op papier). Eén voor de griffier en één voor de rechter. En uiteraard ontvangt de gedaagde partij ook altijd een exemplaar. Je ontkomt er dus niet aan om te printen.”
Heeft papier voor processtukken speciale kenmerken?
“Nee, ik print het gewoon op normaal papier. Sommige collega-advocaten kiezen bijvoorbeeld wel voor een watermerk, maar in principe is dat niet noodzakelijk. Als advocaat sta je immers vermeld in het register van advocaten. Daarmee verklaar je naar waarheid te handelen.”
Heb je ook bewaarplicht?
“Ja, voor de verzekering moet ik alle dossiers 7 jaar bewaren. Bij mij op kantoor staat een grote archiefkast met de dossiers. Alles is genummerd, zodat ik zaken snel kan terugvinden. Er zijn wel eisen aan verbonden. Zo mag het archief absoluut niet publiekelijk toegankelijk zijn. De Orde van Advocaten controleert hier steekproefsgewijs op.”
Wat doe je na die 7 jaar met de dossiers?
“Dan worden ze zorgvuldig vernietigd bij een afvaldienstverlener.”
Tot slot: wordt het advocatenkantoor ooit een ‘paperless office’?
“Dat geloof ik zeker. Voor mij is het misschien niet helemaal weggelegd, maar veel collega-advocaten werken al helemaal digitaal. Dat ik het zelf nu bij papier houd, heeft er ook mee te maken dat ik binnenkort met pensioen ga. Tot die tijd, blijf ik alle processtukken gewoon uitprinten. Ik vind het niet de moeite om voor die paar maanden alles nog in te scannen en te digitaliseren.”
Tim Scharn (auteur) “De enige constante factor in het IT landschap is verandering” Volg Tim op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom printen.
