MKB’ers digitaliseren vertrouwd in de cloud
MKB’ers digitaliseren vertrouwd in de cloud
Het midden- en kleinbedrijf (MKB) heeft de wind in de rug. De economie draait lekker, er is volop werk en dat zorgt voor groei. Dit betekent ook meer administratie: facturen, bonnetjes, orderformulieren, inkoop- en pakbonnen, enzovoorts. Documenten waarvan het belangrijk is dat ze snel en gemakkelijk vindbaar zijn voor medewerkers die deze informatie nodig hebben. Hoe vervelend is het als bijvoorbeeld een factuur of orderbevestiging ‘kwijt’ of niet compleet is en het veel tijd kost om alles boven water te krijgen.
Kansen blijven liggen
In veel bedrijven wordt nog gewerkt met papieren documenten. Soms verdwijnen ze in grote ordnermappen, niet altijd logisch gearchiveerd. Soms wordt de informatie handmatig in een digitaal systeem ingevoerd; vaak tijdrovend werk. Dat dit soort processen tegenwoordig veel sneller kunnen, weten de meeste ondernemers wel. Toch aarzelen zij. En laten daardoor veel kansen liggen, blijkt uit een artikel op de website AccountWeek, over een recente studie van onderzoeksbureau Panteia. Hieruit blijkt onder meer dat nog maar 29 procent van de ondernemers gebruikmaakt van cloud-oplossingen voor werkplekken en applicaties. 
Digitaal is de toekomst!
Ook het Jaarbericht De Staat van het MKB 2018 bevat een waarschuwing: ondernemers moeten productiever, duurzamer én digitaler worden om de concurrentie aan te kunnen. MKB-Nederland onderschrijft die conclusie, maar stelt dat de sector daar veel hulp bij nodig heeft. De branchevereniging gaf zelf het goede voorbeeld, want het thema van het MKB Jaarcongres in oktober 2018 was digitalisering. Bekijk de terugblik op deze dag voor inspiratie en tips!
De Nederlandse overheid erkent dat ondernemers ondersteund moeten worden en heeft deze zomer het MKB-actieplan gepresenteerd. In totaal komt er zo’n 200 miljoen euro beschikbaar voor het MKB. Daarnaast biedt de overheid trainingen en tools aan om te digitaliseren.
Vertrouwd in de cloud
Nog niet iedereen is bekend met de cloud, maar een flink aantal ondernemers is er wél al actief mee bezig. Zij gebruiken bijvoorbeeld toepassingen zoals Google Drive en Dropbox om op een snelle een eenvoudige manier documenten te delen. Digitale documenten uiteraard, wat de noodzaak tot het digitaliseren van papieren informatie onderstreept. Hoe handig zou het zijn om ook dát proces in de cloud te kunnen doen. Goed nieuws: het kan! Nieuwe cloud-oplossingen spelen in op de vraag van MKB-ondernemers: hoe kan ik zonder veel ‘gedoe’ mijn documenten digitaliseren en daardoor slimmer en productiever werken?
Voordelen cloud-toepassingen
De voordelen van cloud-toepassingen zijn groot. Om te beginnen: het installeren van een cloud-app doe je eenvoudig zelf, via een link. Er komt niemand naar je bedrijf om ingewikkelde procedures uit te voeren. Dat maakt het heel betaalbaar. Een ander voordeel is de mogelijkheid om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken. Een múst als medewerkers behoefte hebben aan flexibele werktijden.
Het vertrekpunt voor slim digitaliseren via de cloud is de multifunctionele printer met scanfunctie. Op eenvoudige en gemakkelijke wijze wordt een gescand document rechtstreeks naar het juiste digitale opbergmapje van de juiste persoon of personen verstuurd. Snel, veilig en helemaal 
automatisch; naar een intern systeem, naar Dropbox of naar Google Drive. Het document is bovendien direct bewerkbaar. Natuurlijk is ook weer makkelijk terug te vinden wie over welke informatie beschikt, wanneer een document is aangemaakt en wat de huidige status ervan is.
Ondernemers die al op deze manier werken, zien een hoop ergernis verdwijnen: geen fouten meer door verkeerd overtypen, geen achterstanden bij het handmatig invoeren van stapels documenten, geen stoffige archiefruimte waar kostbare tijd wordt verdaan om net dat éne document te zoeken.
Van beginner tot gevorderde
Het mooie van de cloud-oplossingen is dat elke MKB-ondernemer er op zijn of haar eigen manier mee kan starten. De mogelijkheden variëren van hele eenvoudige instapmogelijkheden tot toepassingen voor ‘gevorderden’. Elk bedrijf is immers anders. Wat iedereen verbindt, is de toekomst. En die is digitaal.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
