Robotisering (RPA): werk efficiënter dankzij softwarerobots
Robotisering (RPA): werk efficiënter dankzij softwarerobots
Hoe zou het zijn als er in je organisatie geen kostbare tijd verloren gaat aan repetitieve, administratieve werkzaamheden? Als medewerkers ruimte overhouden voor meer uitdagende taken, waarvoor ons denk- en interpretatievermogen essentieel is? Het kan als je kiest voor robotisering op basis van RPA ofwel: Robotic Process Automation. Dan nemen softwarerobots die tijdrovende, repeterende taken van je over. Zodat medewerkers efficiënter werken, met méér plezier. Ontdek alles over RPA op deze pagina.
- Wat is robotisering?
- Wat is RPA?
- Waarom kiezen voor RPA?
- Hoe werkt RPA?
- Wat zijn de voordelen van RPA?
- Robotisering: trends en ontwikkelingen
- Starten met RPA
- Robotiseren in de praktijk: Rabobank
Wat is robotisering?
Downlook E-book “Robotic Process Automation”
Hebben we het over robotisering, dan hebben we het over robots die ons werk uit handen nemen. Robotisering kent een brede praktijk. Zo onderscheiden we hardwarerobots en softwarerobots. Hardwarerobots zijn bijvoorbeeld operatierobots, robots in distributiecentra die orders picken en zelfsturende palletwagens in magazijnen. Softwarerobots zijn in feite scripts of softwareprogramma’s die je zelf configureert. Je kunt ze inzetten om bijvoorbeeld administratieve taken uit te laten voeren. Hierbij is het mogelijk om de softwarerobot uit te rusten met extra (cognitieve) intelligentie of Artificial Intelligence. Denk aan (zelflerende) algoritmes op basis van Machine Learning of Natural Language Processing.
Wat is RPA?
Robotic Process Automation (RPA) is een relatief eenvoudige vorm van robotisering en valt binnen het spectrum van softwarerobots. Met RPA laat je softwarerobots tijdrovende, repetitieve werkzaamheden uitvoeren. Denk aan administratieve handelingen zoals het inkloppen van gegevens in spreadsheets, informatie overhevelen van de ene naar de andere applicatie of het bundelen van informatie uit openbare bronnen.
Waarvoor zet je RPA in?
RPA leent zich dus voor vrijwel alle repeterende, administratieve handelingen. Ter inspiratie een kleine greep uit de mogelijkheden.
- Kredietaanvragen afhandelen.
Bij een kredietaanvraag bij een bank komt een heel proces op gang. Er moet o.a. een creditcheck worden gedaan bij het Bureau Krediet Registratie (BKR). Een RPA-robot kan dit ontzettend snel voor je uitvoeren. - Hulp bij piekperiodes.
Denk bijvoorbeeld aan de laatste maand van het jaar bij verzekeraars of energiemaatschappijen. Als veel mensen overstappen van zorgverzekeraar of energieleverancier. De robot kan helpen bij het administratieve werk. - Klantvriendelijkheid verbeteren.
Je kan een RPA-robot ook inzetten om de klantvriendelijkheid een impuls te geven. Een voorbeeld: tussen de financieringsaanvraag van een hypotheek en de toekenning of afwijzing, zit 6 weken. Voor de aanvrager een spannende periode waarin hij niets hoort. Je kan een RPA-robot dan tussentijds e-mails sturen met een update. Wel zo klantvriendelijk!Nog een voorbeeld. Rust je de RPA-robot uit met een module voor Natural Language Processing (NLP)? Dan kan de NLP-module (dit is een algoritme) e-mails van klanten scannen op woorden. De NLP-module herkent de woorden en waardeert deze, bijvoorbeeld: tevreden, ontevreden of neutraal. De RPA-robot plaatst de mails vervolgens in de juiste mapjes: met tevreden klanten, ontevreden klanten en neutrale klanten. Dit stelt de klantenservice in staat om de ontevreden klanten eerst te helpen, voor méér klanttevredenheid.
Voor welke afdelingen?
RPA biedt met name kansen voor afdelingen waar medewerkers veel te maken hebben met administratief werk. Denk aan:
- crediteurenadministratie
- inkoopafdelingen
- HR-afdelingen
- klantenservice
Waarom kiezen voor RPA?
RPA biedt je organisatie belangrijke kansen. Zo neemt een softwarerobot de minder uitdagende werkzaamheden over van medewerkers. En dit doet hij gemiddeld 10 tot 15 keer sneller dan een mens. Hij wordt nooit moe of ziek. Terwijl medewerkers tijd besparen en zich bezighouden met leuker en waardevoller werk, stuwt een softwarerobot de productiviteit omhoog. Een softwarerobot maakt ook minder fouten. Tegelijk is RPA een betaalbare en toegankelijke oplossing voor robotisering, waarbij je de investering in enkele maanden vaak al terugverdient.
Hoe werkt RPA?
Als je kiest voor robotisering op basis van RPA, configureer je een robot zoals jij dat wilt. Met de juiste RPA-software ‘klik’ je de robot als het ware in elkaar. Je vertelt de softwarerobot exact welke stappen hij moet zetten of welke handelingen hij moet uitvoeren. Dat gaat van ‘Klik op het startmenu’ tot ‘Plaats document X in map X’. Zo loop je het volledige proces door. Vervolgens gaat de softwarerobot voor je aan de slag. Hij wijkt hierbij nóóit af van de stappen die jij hem opdraagt.
Aandachtspunt: wijzigingen in proces
RPA heeft in de basis dus geen cognitief vermogen. Dat heeft zo zijn voordelen: je weet precies wat je aan de RPA-robot hebt en je houdt zelf de touwtjes in handen. Tegelijk zijn er ook punten om rekening mee te houden. Als er ook maar iets afwijkt in een proces, dan kan de softwarerobot stilvallen. Stel dat een robot elke dag een website raadpleegt. Als die website (tijdelijk) uit de lucht is, valt ook de robot stil. Vertel hem daarom vooraf welke website hij als alternatief kan raadplegen: programmeer workarounds in je robot.
Omdat de RPA-robot geen cognitief vermogen heeft, maakt hij geen interpretaties of beoordeling van de data die hij vergaart. Wil je ook de verzamelde informatie automatisch laten analyseren of beoordelen? Dan zal je de RPA-robot moeten verrijken met bijvoorbeeld een module voor Artificial Intelligence.
Wat zijn de voordelen van RPA?
De belangrijkste voordelen van RPA op een rij:
- Bespaar tijd en kosten op administatrieve handelingen
- Verhoog de productiviteit
- Verhoog de medewerkerstevredenheid en het werkplezier
- Houd meer ruimte over voor werk met impact
- Hogere klanttevredenheid
- Geen aanpassingen nodig op bestaande systemen
- Geen diepgaande IT-kennis vereist dankzij intuïtieve software
Robotisering: trends en ontwikkelingen
De laatste jaren ontdekken steeds meer organisaties de potentie van RPA. Een belangrijke trend is dat deze toename blijft doorzetten. Zo voorziet Gartner dat de wereldwijde RPA-omzet in 2021 met 19,5% groeit tot circa 1,5 miljard dollar. Ook Deloitte verwacht dat de adoptie van RPA verder toeneemt. Uit een onderzoek onder 441 beslissers uit 29 landen blijkt dat maar liefst 93% van de organisaties in 2023 naar verwachting RPA inzet.
Een andere belangrijke trend is dat RPA vaak wordt aangevuld met meer geavanceerde technologieën op basis van Artificial Intelligence. Denk aan zelflerende algoritmes als Machine Learning en Natural Language Processing. Deze combinatie van oplossingen zorgt ervoor dat je jouw beoogde doel nog sneller of op efficiëntere wijze behaalt.
Starten met RPA
Wil je starten met RPA? Houd in elk geval rekening met onderstaande punten:
- Breng je bedrijfsprocessen in kaart
Zorg allereerst dat je de verschillende processen in je organisatie in beeld hebt. Zo bepaal je eenvoudiger welk proces zich goed leent om te robotiseren. Dit zijn meestal de processen met veel handmatige stappen en handelingen. - Bepaal je doel
Onderzoek wat je wilt bereiken en bepaal ook of robotisering bijdraagt aan dit doel. Wil je tijd en kosten besparen? De kwaliteit van een proces een boost geven of de service naar klanten verbeteren? Zet het eens op een rij en vraag jezelf af hoe een RPA-robot hieraan bij kan dragen. - Maak een procesbeschrijving
Weet je welk proces je wilt gaan robotiseren, maak hiervan dan een gedetailleerde beschrijving. Breng elke stap en handeling in kaart, die de robot straks ook moet gaan uitvoeren. - Pas het OTAP-principe toe
Hanteer voor een succesvolle én veilige implementatie het ‘OTAP-principe’. Hierbij deel je de implementatie op in 4 fases: ontwikkeling, test, acceptatie en productie. Het gebruik van een testomgeving is voor de fases ontwikkeling en test essentieel. Als de robot dan in bedrijf gaat terwijl dit nog niet de bedoeling is, brengt de robot in elk geval geen schade aan de dagelijkse processen.
Lees meer inzichten over RPA in het e-book
Benieuwd naar meer tips en adviezen om RPA succesvol in de praktijk te brengen? Download ons e-book over robotisering en ontdek o.a. de praktijkervaringen van PwC en de Rabobank.
Robotisering in de praktijk: Rabobank
De Rabobank zet RPA onder meer in voor de voorbereiding van verzekeringsadviesgesprekken. Voorheen bereidde een medewerker dit handmatig voor. Dat kostte veel tijd. Nu een RPA-robot dit uit handen neemt, scheelt dit zo’n 35 minuten per aanvraag. Lees het praktijkverhaal.
Remo Antonis (auteur) Specialist op het gebied van Robotic Process Automation (RPA) en Document Management. Volg Remo op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van robotiseren (RPA).
